Hoe win ik een aanbesteding?

Goh, was het maar zo makkelijk dat we je dit op een presenteerblaadje konden aanreiken! Een tender win je niet zomaar. De ene aanbesteding is de andere niet en datzelfde geldt ook voor de opdrachtgevers die de aanbestedingen in de markt zetten. Aangezien je op onze website bent beland, gaan we ervan uit dat je je in wilt schrijven voor een aanbesteding of dit al hebt gedaan. Op onze website vind je veel informatie over aanbestedingen, maar in dit artikel leggen we je uit waar je in beginsel op moet letten om een goede kans te maken om jouw tender te winnen.

Oké, leg maar uit!

We beginnen zoals altijd bij het begin. De volgende 2 zaken bepalen grofweg de winst van een aanbesteding:

• De inschrijfsom. Hoe lager je prijs, hoe aantrekkelijker je bent voor de opdrachtgever.
• Het Plan van Aanpak. Hiermee laat je zien hoe je de opdracht gaat uitvoeren en vertel je waarom de opdrachtgever voor jouw organisatie moet kiezen.

Hieronder leggen we je meer over deze twee factoren uit.

Wat is de inschrijfsom precies?

Dit is het meest eenvoudige onderdeel van dit artikel. Bij het meedingen naar een aanbesteding wil je een opdracht uitvoeren en daar krijg je voor betaald. Jij mag als inschrijver die prijs bepalen. Je gaat bij jezelf en/of collega’s te rade voor welke prijs je de opdracht wil uitvoeren. Maar pas op! Je concurreert met andere inschrijvers, dus het is de kunst om scherp in te schrijven. Je wilt er weliswaar aan verdienen, maar als je prijs onrealistisch hoog is kan je de opdracht meestal op je buik schrijven. Datzelfde geldt voor een te lage inschrijfsom.

Een te lage inschrijfsom?

Als er een enorm gat zit tussen jouw organisatie en andere organisaties en in alle redelijkheid wordt aangenomen dat je de opdracht voor jouw inschrijfsom kwalitatief gezien gewoonweg niet kán uitvoeren, dan word je ook niet gekozen. Google het maar eens! Je moet daarom de prijsvorming niet onderschatten. Niet te hoog, niet te laag. Je kan je inschrijfsom vervolgens ook nog op papier verlagen als je goed scoort met je Plan van Aanpak (EMVI-plan), maar daarover lees je later meer.

Oké, helder. Niet te hoog prijzen, niet te laag prijzen, maar wat doet zo’n Plan van Aanpak dan nog?

Fijn dat je het begrijpt! Anders bel of mail je ons even he? In het plan van aanpak schrijf je helder op hoe jij de opdracht goed gaat uitvoeren. Je probeert de opdrachtgever in dit plan te overtuigen dat jij de best geschikte kandidaat bent om deze opdracht uit te voeren. Dat doe je niet door je mogelijke concurrenten zwart te maken, maar door je op je eigen verhaal te focussen en zo goed mogelijk in te spelen op wat er in de aanbestedingsleidraad wordt gevraagd.

Een leidraad?

Als het goed is weet je al het een en ander over de opdracht, maar een aanbestedingsleidraad, of kort gezegd leidraad, is een meer gedetailleerde uitwerking van de opdracht. Het is het meest belangrijke handvat wat je hebt tijdens het schrijven van je plan, dus het is belangrijk om te beginnen met het aandachtig lezen van de leidraad.

Waar let ik op bij het lezen van een aanbestedingsleidraad?

Lees de leidraad om te beginnen eens integraal door. Voor je gevoel staat er misschien een hoop blabla in. Dat klopt, lang niet alles in de leidraad is van belang om je plan te schrijven. Maar om dat te bepalen moet je de leidraad wel eerst helemaal lezen! Print hem uit en markeer belangrijke zaken voor jezelf. Zo haal je belangrijke data en deadlines eruit zoals de indieningsdatum en wanneer de Nota van Inlichtingen komt. Ook lees je hier belangrijke informatie over de opdrachtgever zelf en waarom deze aanbesteding in de markt wordt gezet. Maar, aangezien we je hier willen uitleggen hoe je een aanbesteding wint, focussen we ons op de opdrachtomschrijving en gunningscriteria. Wil je meer weten over hoe je een aanbestedingsleidraad snel leert doorgronden, klik dan hier.

Wat zijn gunningscriteria?

De opdrachtgever gaat ervan uit dat je de opdracht naar behoren kan uitvoeren, anders schrijf je je natuurlijk niet in. Gunningscriteria zijn aanvullende aspecten die de opdrachtgever extra belangrijk vindt binnen het kader van de opdracht en waar jij je als opdrachtnemer mee kan onderscheiden van je concurrenten. Als je bijvoorbeeld midden in het centrum van de stad een kerk gaat renoveren, is het voor een opdrachtgever belangrijk dat dit veilig gebeurt voor de omgeving en dat de overlast tot een minimum wordt beperkt. Daarbijhorende gunningscriteria zijn bijvoorbeeld veiligheid en overlastbeperking. Als jij in je plan van aanpak goed laat zien hoe je deze aspecten beheerst en daarin uitblinkt, kan de opdrachtgever per criterium fictieve kortingen toekennen, waarmee je inschrijfsom fictief wordt verlaagd.

Fictieve kortingen?

Dit klinkt inderdaad gek. Met de eerdergenoemde gunningscriteria die de opdrachtgever belangrijk vindt kan je kortingen scoren op je eigen inschrijfsom, waardoor je op papier goedkoper wordt. We leggen het uit aan de hand van een voorbeeld. Stel, je hebt berekend dat je de opdracht voor €1.500.000,- wilt uitvoeren. Er zijn drie gunningscriteria en met elk van deze criteria valt een maximale korting te halen van €100.000,-. Je schrijft vervolgens een plan van aanpak waarbij je perfect uitlegt hoe je de opdracht uit gaat voeren en waarbij je inzicht toont in hoe je omgaat met deze gunningscriteria. De opdrachtgever vindt je aanpak zeer onderscheidend en kent jouw bedrijf de maximale waarde per criterium toe. Hoe hoger de score, hoe hoger de fictieve korting. Onderaan de streep op papier wordt jouw inschrijfsom dan niet €1.500.000,-, maar €1.200.000,-. Begrijp het niet verkeerd, je krijgt nog steeds anderhalf miljoen voor je werkzaamheden, maar door jouw goede plan ben je ineens €300.000,- goedkoper geworden op papier. Het doel hiervan is de onderlinge concurrentie tussen alle potentiële opdrachtnemers te bevorderen en ze hun best te laten doen om tegemoet te komen aan deze gunningscriteria. Het kan dus ook zijn dat je als bedrijf met je inschrijfsom initieel duurder bent dan je concurrenten, maar omdat je maximaal hebt gescoord met je plan van aanpak als goedkoopste eindigt en alsnog de winst binnen sleept. Een winnende tender hoeft dus niet per se de laagste inschrijfsom te hebben, wel de juiste prijs-kwaliteitverhouding.  Onderschat daarom de meerwaarde van een goed plan van aanpak niet!

Klinkt logisch! Is het makkelijk om een Plan van Aanpak te schrijven?

Om je maar gelijk uit de droom te helpen: nee! Een goed Plan van Aanpak (EMVI-plan) schrijven is een vak apart. Niet voor niets hebben grotere bedrijven vaak een eigen tenderafdeling die zich met niets anders bezighoudt dan het inschrijven op aanbestedingen en het schrijven van EMVI-plannen. Volgens ons moet je niet alleen goed en correct kunnen schrijven, maar moet je ook een goede commerciële antenne hebben. Met je EMVI-plan kan je je namelijk onderscheiden van de rest. Zie het als een reclamebrochure, maar met het verschil dat je het in je plan niet alleen maar over jouw organisatie hebt en hoe goed je wel niet bent, maar hoe jouw organisatie de opdrachtgever tegemoetkomt in het uitvoeren van de opdracht. Je slaat een brug tussen wat de opdrachtgever graag wil horen en wat jij als organisatie graag wil vertellen. Kortom, een commerciële tekstschrijver heeft een streepje voor als het om het schrijven van EMVI-plannen (en het gevoelig inspelen op de gunningscriteria) gaat.

Zijn er naast gunningscriteria nog andere zaken waarmee ik mij goed kan profileren binnen een aanbestedingsprocedure om te winnen?

Gelukkig wel! Aan de hand van de gunningscriteria in de aanbestedingsleidraad lees je wat de opdrachtgever echt belangrijk vindt bij de opdracht. Bij bouw- en infraprojecten wordt het beperken van omgevingshinder en het creëren van draagvlak bijvoorbeeld steeds belangrijker. Als je je op dit onderdeel wil onderscheiden van je concurrenten, is het belangrijk om een stapje meer te doen dan je concurrenten. Dat kan bijvoorbeeld het gebruik van de Omgevingsapp of Bouwapp zijn, waarmee je als aannemer in nauw contact met de omgeving staat. Hierdoor krijgt de opdrachtgever sneller een gerust gevoel dat jij als opdrachtnemer de boel onder controle hebt en er geen of weinig escalaties zullen plaatsvinden, hetgeen je kans om te winnen uiteraard groter maakt. Een Beloften Check is een andere optie om je meer in de kijker te spelen van de opdrachtgever.

Een Beloften Check?

Jazeker! Te vaak moppert een opdrachtgever dat alle mooie beloften die een opdrachtnemer in zijn EMVI-plan heeft gezet, in de praktijk niet of nauwelijks worden uitgevoerd. Dit kan uiteindelijk zorgen voor een verstoorde relatie of conflicten tussen opdrachtnemer en de opdrachtgever en dat wil je niet. Stel je maar eens voor: als een opdrachtnemer er uitspringt met een goed verhaal waardoor zij de maximale fictieve korting per gunningscriterium krijgen toegekend. Deze opdrachtnemer wint vervolgens de aanbesteding door het beste Plan van Aanpak te schrijven, terwijl deze opdrachtnemer qua initiële inschrijfsom wel een van de duurdere inschrijvers was. Vervolgens maakt deze opdrachtnemer er een potje van tijdens de uitvoering en bleken het alleen maar loze woorden. Dan voel je je als opdrachtgever in de maling genomen toch? Daarom hebben wij de Beloften Check in het leven geroepen.

Wat doen jullie bij een Beloften Check?

Als een inschrijvende partij bij ons een Beloften Check afneemt, worden alle maatregelen en toezeggingen in het Plan van Aanpak in een apart document opgeslagen. Na gunning controleren we of een inschrijver zich aan de gedane EMVI/BPKV-beloften uit het ingediende plan houdt. We zetten de beloften in een lijst en gaan daarna naar buiten om te checken of de beloften al zijn ingelost. Een rapportage hiervan sturen we naar onze klant en naar zijn opdrachtgever. We zetten hier ook verbeterpunten in en spreken deze door met onze klant. Na een bepaalde periode voeren we daarna nog een keer een Beloften Check uit en controleren we of de prestaties verbeterd zijn. Zo weet de aanbestedende dienst zeker dat de inschrijver zijn beloften nakomt.

Met een externe check kan je de beoordelaars overtuigen dat jouw plan beter is, omdat je het geborgd hebt. Natuurlijk kan je het ook toepassen om jouw plan meer basiskwaliteit te geven. Plannen met een Beloften Check scoren hoger dan zonder. Daarom raden wij het altijd aan! Klik hier voor meer informatie over de Beloften Check.

Dit is wederom weer een enorme bak aan informatie! Kan je dit nog even voor me samenvatten?

Maar natuurlijk! Een aanbesteding winnen doe je door met een reële inschrijfsom in te schrijven en je te onderscheiden met een goed Plan van Aanpak. Speel goed in op de verschillende gunningscriteria en wees creatief in het bieden van onderscheidende meerwaarde.

Als ik dit allemaal lees denk ik dat ik hulp nodig heb om mijn aanbesteding te winnen. Kunnen jullie mij niet helpen? 

Leuk! Wij helpen je graag. Ga naar onze contactpagina en neem vrijblijvend contact met ons op!

Hulp nodig of meer weten over de wereld van aanbestedingen?

Neem dan hier contact met ons op of abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks interessante informatie met betrekking tot aanbestedingen die we niet op onze website delen!