Wat is een tendermanager?

Het schrijven van een Plan van Aanpak is vaak hét moment waarop je jezelf kunt onderscheiden als organisatie om een aanbesteding te winnen. Het is in de regel de fase binnen een inschrijving waarbinnen organisaties bij House of Tenders aankloppen. Maar: zo’n Plan van Aanpak is verre van het begin of het einde van een (winnende) inschrijving. Aanbestedingsprocessen vergen een lange adem, opperste concentratie en een kritische blik. De omvang van een aanbesteding wordt nog weleens onderschat door bedrijven die nieuw zijn in de materie. Een tendermanager biedt uitkomst.

Zo zit tendermanagement in elkaar

Simpel samengevat houdt een tendermanager zich voor een inschrijvende organisatie bezig met het managen van een aanbesteding, van A tot Z. Om de diepgang van die rol te begrijpen, is het belangrijk eerst te kijken hoe het aanbestedingsproces in grote lijnen werkt.

Inkopende partijen, vaak (semi-)overheidsinstellingen, schrijven aanbestedingen (ook wel tenders genoemd) uit wanneer zij marktpartijen de kans willen geven een voor de inkoper zo gunstig mogelijke aanbieding te doen. Boven vastgestelde opdrachtsommen zijn inkopende partijen zelfs verplicht een aanbesteding op de markt te brengen. Er worden binnen zo’n aanbesteding eisen gesteld aan een inschrijver. Dat varieert van financiële eisen en het kunnen overleggen van referenties tot juridische en inhoudelijke verplichtingen. Ook kunnen inkopers hun wensen kenbaar maken over de uitvoering van de opdracht. Hier dient de inschrijver dan een Plan van Aanpak voor te schrijven. Een commissie van de inkoper bekijkt na het verstrijken van een deadline of een inschrijver voldoet aan alle eisen, waarna er – aan de hand van vooraf kenbaar gemaakte gunningscriteria – wordt beoordeeld welke inschrijver het beste plan heeft. Voor zowel de te stellen eisen als manier van beoordelen hebben inkopers allerlei handvaten en handleidingen, die handig zijn om te kennen, maar niet voor het begrijpen van tendermanagement.

Wat wél relevant is om te weten, is dat het aanbestedingsproces al begint vóór het op de markt brengen van de opdracht. Immers: de inkopende partij moet goed nadenken wat het wil uitvragen aan de markt. Dit is de eerste fase waar een marktorganisatie belangrijk kan zijn en waar een tendermanager een rol in kan spelen.

• Om te weten wat jij zelf wil, is het slim te achterhalen wat experts jou te bieden hebben. Met die gedachte doen veel aanbestedende diensten aan marktconsultatie. Zij pitchen hun idee bij verschillende bedrijven en organisaties, en stellen gerichte vragen. Als marktorganisatie is dit jouw kans om expertise te delen en een inkoper in zijn uitvraag al te beïnvloeden om jouw kant op te bewegen. Als bedrijf is het dan dus belangrijk dat je weet wat er speelt binnen de branche en dat je de aanbestedende dienst van goed advies kunt voorzien.

In de tweede fase heeft de inkoper zijn vraag op de markt gebracht. Het kan zijn dat jouw bedrijf wordt gevraagd om in te schrijven, omdat de aanbestedende dienst zelf al een selectie van geschikte organisaties heeft gemaakt. Het is echter ook goed mogelijk dat je zélf platforms als TenderNed of Negometrix in de gaten moet houden om nieuwe aanbestedingen te zien verschijnen.

• Inschrijven of niet inschrijven? Linksom of rechtsom: de uitvraag belandt binnen het bedrijf op een bureau. Iemand moet zich inlezen in de scope van de opdracht en de wensen en eisen van de inkoper. Kunnen wij aan de vraag voldoen? Wat moeten we aanleveren? Hoeveel tijd kost het ons om een inschrijving voor te bereiden en in te dienen? En, het allerbelangrijkste: wat is onze kans om te winnen?

Dit lezende, begint het ongetwijfeld te dagen hoeveel tijd en energie er gaat zitten aan de voorkant van het tenderproces en waarom het geen overbodige luxe is iemand hier intern verantwoordelijk voor te maken. Het leukste gedeelte van het werk begint na de keuze om met het bedrijf in te schrijven. Dan worden de volgende stappen gezet:

1. Tenderteam & tenderplanning. Een calculator is nodig om de harde, feitelijke kant van de inschrijving rond te maken. De prijs is vrijwel altijd een bepalende factor in de beoordeling van een inschrijving, dus alles wat daarop gewonnen kan worden, is meegenomen. Daarnaast moet een persoon verantwoordelijk zijn voor het ophalen en op tijd indienen van alle benodigde documenten, moet er iemand een wervelend Plan van Aanpak schrijven – wordt dit een (externe) planschrijver of iemand anders? – en zijn er inhoudelijke experts nodig om dit Plan van Aanpak body te geven.
2. Waar ga jij het plan winnen? Op prijs? Inhoud? En als dat op inhoud is, waar blinken jullie dan in uit ten opzichte van concurrenten? Duurzaamheid? Communicatie? Begin nooit direct met schrijven of het verzamelen van zoveel mogelijk input. Denk goed na over de winststrategie en laat die strategie vooral afhangen van wat de inkoper uitvraagt en niet van wat jouw bedrijf te bieden heeft. Veel voorkomend voorbeeld: een divers werknemersbestand is fantastisch, maar als de opdrachtgever er niet naar vraagt, scoor je er waarschijnlijk geen punten mee.
3. Aan de slag! Bij verplicht aan te leveren stukken is zorgvuldigheid geboden, want het zijn harde eisen vanuit de aanbestedende partij. Lever je iets niet of onjuist in, dan worden jullie stukken verder niet eens beoordeeld. Dat geldt dus ook voor vormgevings- en lettertypevereisten. Om te voorkomen dat je iets onjuist aanlevert en om informatie te verduidelijken, is het slim vragen te stellen aan de inkoper. Hiervoor organiseert de inkoper een Nota van Inlichtingen. Goed om te weten: het is altijd toegestaan om los van de Nota van Inlichtingen 1-op-1-vragen te stellen aan een aanbestedende dienst, mits je goed kunt onderbouwen waarom het in jouw belang is dat je die vraag 1-op-1 stelt. Los van de vereiste stukken en de Nota van Inlichten vragen inkopers zogezegd nagenoeg altijd om een kwalitatief stuk waarin een bedrijf zich kan onderscheiden: het Plan van Aanpak. Met een Plan van Aanpak scoor je meestal fictieve korting op de inschrijfprijs. Zo kun je met een hogere inschrijfprijs alsnog de winnende inschrijving hebben! Hoe je een goed Plan van Aanpak schrijft, lees je hier.
4. Laatste check en indienen. Alle verzamelde stukken worden op tijd ingeleverd bij de inkoper. Soms eindigt de inschrijving daar niet, omdat er nog een presentatie of interview aan gekoppeld zit. Daar dient dan ook nog intern iemand voor te worden gevonden en voorbereid.

De meerwaarde van een tendermanager

Als je van plan bent frequent in te schrijven op aanbestedingen, is het verstandig om daar één of enkele personen voor verantwoordelijk te maken. Een tendermanager of vast tenderteam. Er is geen speciale opleiding voor tendermanager. Het dient vooral een persoon te zijn die:

• Inhoudelijk kennis heeft van hetgeen er in het bedrijf speelt;
• Daarbij ook brede kennis van zaken heeft om op financieel, praktisch en kwaliteitsinhoudelijk vlak strategische keuzes te maken;
• Een team kan aansturen en daarbij streng deadlines hanteert, want de doorlooptijden van aanbestedingen zijn strak;
• In staat is te denken vanuit en schakelen met opdrachtgevers;
• Zijn of haar tenderteam doelgericht faciliteert om tot winnende plannen te komen.

Een goede tendermanager maakt het verschil tussen een aardige en winnende inschrijving. Toch is het geen onoverkomelijk probleem als je (nog) niet beschikt over zo’n bidmanager. House of Tenders wordt meestal ingevlogen in stap 3: het ondersteunen of ontlasten in het kwalitatieve gedeelte van de inschrijving. Dat behelst vaak het schrijven van het Plan van Aanpak, waarbinnen wij onze consultantrol innemen in het bepalen van een winststrategie. Wij adviseren en ondersteunen bedrijven ook breder. Vragen over contractdocumenten of de legitimiteit van gestelde eisen? Of wil je naar aanleiding van jouw eigen inschrijvingen advies om tot verbeteringen te komen? Haak ons aan!