De wereld van plannen voor aanbestedingen schrijven is nog in haar oprijs, logisch dus dat je met vragen zit! Hier leggen wij aan jou uit wat het takenpakket van (EMVI) planschrijvers omvat en wat dit werk zo specialistisch maakt. We leggen ook aan je uit wat verschillende termen binnen ons werkveld betekenen.
Wat zijn aanbestedingen?
Simpel gezegd schrijven planschrijvers aanbestedingen, ook wel bekend als tenders. Maar wat zijn deze tenders dan precies? Jaarlijks moeten een heleboel opdrachten die uitgevoerd worden vanuit de overheid. Deze opdrachten variëren: misschien is besloten dat er een nieuw zwembad gebouwd moet worden in een bepaalde stad of de kantine van de Tweede Kamer is hoognodig aan vervanging toe. Wanneer de waarde van de opdracht de nationale drempelwaarde overschrijdt, moet volgens de aanbestedingswet deze in de markt gezet worden in de vorm van een aanbesteding.
Wat is een EMVI-plan?
Er zijn verschillende partijen die de opdracht van de overheid uit zouden willen voeren. Daarom wordt aan deze partijen gevraagd een plan te schrijven. De opdrachtgever bepaalt doorgaans aan de hand van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) welke partij het meest geschikt is. De opdrachtgever heeft een lijst samengesteld met gunningscriteria waarmee deze de plannen kan toetsen.
Wat zijn gunningscriteria?
Zoals eerder benoemd vinden er momenteel veel ontwikkelingen plaats op het gebied van planschrijven. Het is niet alleen belangrijk om te begrijpen wat de gunningscriteria van de opdrachtgever zijn. De opdrachtgever weet namelijk in de meeste gevallen al dat de kandidaat over de vaktechnische kennis beschikt om de opdracht uit te voeren.
Opdrachtgevers willen juist weten wat de kandidaat te bieden heeft op bijvoorbeeld het gebied van samenwerking of duurzaamheid. Uit het EMVI-plan moet dus naar voren komen dat de kandidaat begrijpt waarom de gunningscriteria er zijn. Hiervoor is niet alleen vaktechnische kennis noodzakelijk, maar moet de planschrijver ook de vraag achter de vraag kunnen doorgronden.
Waarom een externe planschrijver?
De groei in de wereld van het tenderen maakt dat de concurrentie steeds groter wordt. Opdrachtgevers letten hierdoor ook meer en meer op de niet-vaktechnische kwaliteiten van de kandidaten. Om een aanbesteding te winnen moet een plan dus inhoudelijk sterk en origineel zijn. Een externe planschrijver kan hier om een aantal redenen bij helpen:
- Onafhankelijke adviseur. Interne tenderteams hebben inhoudelijke kennis van het bedrijf. Ze zijn ook logischerwijs zakelijk en mogelijk emotioneel betrokken bij het bedrijf. Hierdoor belanden ze sneller in een tunnelvisie. Externe (ENVI) planschrijvers van House of Tenders hebben hier een voordeel: wij zijn namelijk ook adviseurs. Wij kunnen de vraag van de opdrachtgever doorgronden en van daaruit de wensen categoriseren en filteren. Wij bewaren afstand tot het plan en kunnen advocaat van de duivel spelen. Deze afstand draagt bij aan een sterker en dus winnend plan.
- Verschillende klanten en aanbestedingen. Externe planschrijvers hebben ervaring met verschillende klanten en met aanbestedingen binnen verschillende thema’s. Zo spotten zij trends in de wensen van opdrachtgevers en weten ze snel wat opdrachtgevers van jou willen weten. Ze zijn op de hoogte van alle trucs die een plan net dat kleine beetje extra’s geven.
- Kennisbank en sparringpartners. Twee ogen zien meer dan één. Een zzp-planschrijver kan alleen uit zijn eigen database putten om slimme SMART maatregelen of effectieve invalshoeken te kiezen voor een plan. House of Tenders werkt daarentegen al jaren aan een uitgebreide kennisbank met winnende plannen, maatregelen en werkstructuren. Bovendien staat een team van collega’s klaar om te sparren over lastige vraagstukken. Onze planschrijvers kunnen hierdoor zich, zelfs met korte doorlooptijden een complexe uitvraag, meester maken.
Wat doen onze planschrijvers?
Nu je weet wat de voordelen zijn van een externe planschrijver ben je vast benieuwd naar hoe het werkproces van planschrijvers verloopt. Hier leggen wij dat puntsgewijs aan jou uit.
- Lezen, lezen, lezen. Zoals we eerder benoemden is het niet alleen belangrijk dat vaktechnische kwaliteiten naar voren komen in een aanbestedingsplan. De opdrachtgever wil dat je de vraag achter de vraag doorgrondt. Pas als duidelijk is wat de achterliggende vraag is kan deze natuurlijk pas beantwoord worden. Daarom doet de EMVI-schrijver eerst heel veel onderzoek. Allereerst natuurlijk met de aangeleverde stukken, zoals de leidraad en een bestek, maar hier stopt het niet. De EMVI-schrijver doet ook onderzoek naar de achtergrond van het vraagstuk dat op tafel ligt.
- Winnen. De EMVI-schrijver werkt samen met de interne tendermanager en/of collega’s met veel inhoudelijke kennis van de aanbesteding. Door met hen te brainstormen kan de schrijver de beste strategie bepalen om de aanbesteding te winnen. Wat zijn onze focussen en waar kunnen we in uitblinken tegenover de concurrentie
- Een topplan schrijven en vormgeven. De voorbereidende fase van het planschrijven is nog in volle gang. Het is namelijk belangrijk dat er compleet vorm gegeven wordt aan de strategie. In overlegsessies met de klant zal de House of Tenders planschrijver zoveel mogelijk kennis opdoen. Alle opgedane kennis filtert de schrijver dan weer om dit tot het uiteindelijk plan te maken.
- Reviews & vormgeving. De Plan van Aanpak is bijna nooit in één keer perfect. Vaak moeten er nog dingen aangepast worden. In onze planning wordt daarom altijd rekening gehouden met reviewmomenten. Deze reviews worden gegeven door collega’s met inhoudelijke kennis, de tendermanager of een andere schrijver. De schrijver verwerkt vervolgens de reviews waarna het definitieve plan nog een laatste keer wordt nagekeken door onze taaltoeters. Dan gaat het plan naar een professionele vormgever. Het is belangrijk dat een EMVI-plan er verzorgd uitziet dit leest niet alleen prettiger, maar het kan beoordelaars ook onbewust positief beïnvloeden.
Samengevat
Bij het schrijven van EMVI-plannen is vaktechnische kennis niet meer voldoende om een aanbesteding te winnen. Opdrachtgevers willen dat hun wensen goed doorgrond worden. Des te belangrijker dat creatieve en specialistische planschrijvers zich over deze plannen buigen. De onafhankelijke blik die EMVI-schrijvers hebben moet niet onderschat worden, deze stelt hen namelijk in staat om ook een adviseursrol op zich te nemen.
