Een opdrachtgever wil natuurlijk dat jij als opdrachtnemer het project zo goed mogelijk uitvoert. De opdrachtgever ziet daarom graag dat jij keuzes maakt die het projectbelang ten goede komen. Dit zijn bijvoorbeeld keuzes in een ontwerp of uitvoeringsmethode. Een trade-off matrix (afgekort TOM) is een methode om die juiste keuzes te maken én te verantwoorden aan de opdrachtgever. Een TOM wordt daarom vaak gebruikt tijdens het project, maar het is ook zeker waardevol en overtuigend in een EMVI-plan. In dit artikel leggen we je eerst uit wat het is en hoe je het doet. Daarna sluiten we af met een praktisch voorbeeld in een plan van aanpak.
Wat betekent ‘trade-off’?
Van origine is de term trade-off een term die in het projectmanagement wordt gebruikt om een balans tussen tijd en kosten te maken. Vroeger was dit vaak de belangrijkste afweging om tot de juiste keuze te maken. Tegenwoordig spelen daar veel meer aspecten een rol in. Vaak is bijvoorbeeld de maatschappelijke impact van een keuze ook belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid of veiligheid. Voor elk project kunnen de aspecten die je moet meewegen voor de juiste beslissing verschillen. We noemen deze aspecten de keuzecriteria.
Bepalen van de keuzecriteria: begrijp de belangen van de opdrachtgever
Om de juiste keuzecriteria te bepalen, moet je weten welke aspecten de opdracht succesvol maken. Oftewel, wanneer vindt de opdrachtgever het project geslaagd? Vaak geven de gunningscriteria uit de leidraad al iets weg over wat de opdrachtgever belangrijk vindt. Op basis hiervan kun je prioriteiten stellen: misschien mag het project best wat langer duren als dat betekent dat alle stakeholders tevreden zijn. En wellicht mag het project meer kosten als dat betekent dat de uitvoering duurzamer is. Doe hiervoor wel altijd nog wat research buiten de leidraad om: is er bijvoorbeeld in de lokale media iets geschreven over het project, waaruit je de zorgen die spelen kan opmaken? Of heeft de opdrachtgever een heel ambities duurzaamheidsbeleid op de website staan?
Op basis van de belangen van de opdrachtgever bepaal je welke keuzecriteria je meeneemt in de afweging tussen verschillende opties. Het is hierbij wel belangrijk om te onderbouwen hoe je tot die criteria bent gekomen. Dat maakt je verhaal geloofwaardig. Je kan het bijvoorbeeld onderbouwen met een locatiebezoek, waarbij je foto’s hebt gemaakt en stakeholders hebt gesproken. Deze informatie gebruik je om te laten zien waar het succes van het project van afhankelijk is, op een objectieve manier.
Voorbeelden van keuzecriteria bij een trade-off matrix
De keuzecriteria worden het liefst zo projectspecifiek mogelijk. Hieronder staan voorbeelden van thema’s waarbinnen de criteria kunnen vallen:
- Duurzaamheid
- Snelheid
- Levensduur
- Draagvlak
- Veiligheid (verder te specificeren naar bijvoorbeeld veiligheid voor fietsers of spelende kinderen)
- Hinder (verder te specificeren naar bijvoorbeeld geluidshinder of trillinghinder)
- Beschikbaarheid (verder te specificeren naar bijvoorbeeld materialen of benodigde kennis)
Scores toekennen aan de keuzecriteria
Je weet inmiddels welke verschillende alternatieven je wil afwegen. Je weet ook welke belangen er spelen en dus op welke criteria je de keuzes baseert. Nu is het belangrijk om te bepalen hoe je de alternatieven gaat beoordelen. In een trade-off matrix geef je elk alternatief een score. Dit is bijvoorbeeld 1 (slechte keuze) tot en met 4 (zeer goede keuze). Belangrijk is om de score ook te onderbouwen (‘Optie A krijgt een 1 voor veiligheid, omdat voetgangers bij deze optie moeten oversteken over een drukke autoweg waar vaak te hard wordt gereden’). Die onderbouwing wekt vertrouwen bij de opdrachtgever: je laat zien dat je er écht over hebt nagedacht en de opdrachtgever begrijpt waarom je de keuze hebt gemaakt.
De TOM als methode om de concurrent te verslaan
Zoals je misschien wel weet, is een belangrijk onderdeel om een winnend EMVI-plan te schrijven een concurrentiescan. Wie zijn de concurrenten en wat gaan zij in hun plan van aanpak zetten? Misschien weet je al dat de concurrent een andere uitvoeringsmethode gaat voorstellen, omdat hij vaak zo werkt. Je weet ook dat die van jullie beter is. Dan kan een TOM een goed middel zijn om de beoordelaars daarvan te overtuigen. Je zet de verschillende methodes tegen elkaar af in de TOM, op basis van de projectbelangen. Zo laat je op een onderbouwde manier zien dat jullie methode de beste is.
Let wel op: het zwartmaken van je concurrent in een plan van aanpak is echt een no go. De beoordelaar zal dit niet waarderen. Laat (de naam van) de concurrent dus buiten beschouwing, maar noem alleen de methode. Dat houdt het objectief.
Een overzichtelijke keuze: alles komt samen in een tabel
Het is belangrijk om de trade-off matrix overzichtelijk weer te geven, zodat de opdrachtgever in één oogopslag ziet hoe je de keuze hebt gemaakt. Dit doe je in de vorm van een tabel. Je zet in een linker kolom de keuzecriteria. In de bovenste rij plaats je de verschillende alternatieven. Ook voeg je een totaalrij toe, waarin je de scores bij elkaar optelt. Hoe dat eruit komt te zien, zie je in onderstaand voorbeeld.
Een voorbeeld: de juiste werkmethode kiezenDe casus: in een kleine stad in Nederland loopt een drukke doorgaande weg dwars door een woonwijk. De bewoners hebben last van het verkeersgeluid. Daarom besluit de gemeente om een geluidsscherm te plaatsen. Dat is best een uitdaging. Enerzijds is de weg een belangrijke ontsluitingsroute die zo min mogelijk gehinderd mag worden. Anderzijds liggen aan de kant van de woningen tuinen vlak langs de weg. Kortom: de werkruimte is erg klein. De gemeente vraagt om in het EMVI-plan toe te lichten hoe je het scherm gaat plaatsen. Op basis van de situatie vermoed je dat de voor de hand liggende werkmethodes, met groot materieel, niet gewenst zijn. Daarmee veroorzaak je namelijk te veel hinder. Wel zijn er andere opties mogelijk. Hiervan wil je de beste kiezen. Dit wil je ook in het EMVI-plan zichtbaar maken, zodat je laat zien dat je definitief gekozen methode goed afgewogen en onderbouwd is. Je maakt dus een trade-off matrix. Je weegt de verschillende varianten af op basis van de voor- en nadelen die voor deze specifieke situatie, en dus voor de gemeente, interessant zijn. Je selecteert de volgende criteria: · Afmetingen · Verkeersveiligheid · Draagvlak bij bewoners Je komt tot de volgende trade-off matrix:
Scoremogelijkheden: 1 = beperkt geschikt, 2 = geschikt, 3 = zeer geschikt Uit de TOM blijkt dat optie C de beste werkmethode is, omdat het materieel weinig ruimte in beslag neemt, het verkeer veilig doorgang vindt en de bewoners tevreden zijn. Deze factoren zijn doorslaggevend in de keuze, aangezien je hiermee de omgevingshinder minimaliseert. |
Hulp nodig bij het maken van een trade-off matrix in een plan van aanpak?
Dan helpen we je natuurlijk graag. Ons enthousiaste team staat voor je klaar. Neem contact met ons op va onze contactpagina.
