Alles wat je moet weten over het proportionaliteitsbeginsel
Het proportionaliteitsbeginsel is een wettelijke verplichting die inhoudt dat de keuzes, eisen en voorwaarden die door een aanbestedende dienst worden gesteld, in verhouding moeten staan tot de omvang van de opdracht. Het evenredigheidsbeginsel zorgt ervoor dat overheidsinstanties geen buitensporige of onevenredige middelen gebruiken in hun omgang met inschrijvers op een openbare aanbesteding. In deze blogpost gaan we dieper in op het proportionaliteitsbeginsel en leggen we uit hoe het van toepassing is op het aanbestedingsrecht.
Uitleg proportionaliteitsbeginsel
Het evenredigheidsbeginsel is gebaseerd op de gedachte dat het gebruik van buitensporige of onevenredige middelen in de omgang met inschrijvers niet eerlijk zou zijn en de vrije concurrentie zou kunnen belemmeren. Het beoogde doel van het evenredigheidsbeginsel is om ervoor te zorgen dat overheidsinstanties hun macht niet misbruiken door bieders onnodige beperkingen op te leggen. Het proportionaliteitsbeginsel zorgt er dus voor dat de keuzes, eisen en voorwaarden van een aanbestedende dienst altijd in redelijke verhouding staan tot de opdracht.
Naast het proportionaliteitsbeginsel zijn er ook nog het non-discriminatiebeginsel en het transparantiebeginsel opgenomen in de Aanbestedingswet 2012. Op deze manier verloopt een aanbestedingsprocedure eerlijk en hebben alle partijen een gelijke kans om een tender binnen te halen. De gids proportionaliteit heeft zowel betrekking op Europese als nationale aanbestedingen.
Andere toepassingen proportionaliteitsbeginsel
Het proportionaliteitsbeginsel of evenredigheidsbeginsel wordt in verschillende rechtsgebieden gebruikt. Zo houdt het beginsel in het strafrecht in dat een opgelegde sanctie of straf proportioneel en in verhouding moet zijn met een overtreding of misdrijf. Ook in het bestuursrecht wordt het proportionaliteitsbeginsel toegepast. Hiermee wordt voorkomen dat beslissingen van de overheid in strijd zijn met de rechten van individuele burgers. Het proportionaliteitsbeginsel stelt dat de mate van inbreuk op het individueel belang vanuit een bepaalde maatregel proportioneel moet zijn ten opzichte van het beoogde legitieme doel van die maatregel.
Gewijzigde gids per 1 januari 2022
Met ingang van 1 januari 2022 wordt de gewijzigde Gids voor Evenredigheid van kracht. Dit betekent dat aanbestedende diensten alle regels in acht dienen te nemen die vastgelegd zijn in het evenredigheidsbeginsel.
Verplicht gebruik proportionaliteitsbeginsel
Het evenredigheidsbeginsel is een verplichte regel, wat betekent dat het in alle openbare aanbestedingsprocedures moet worden nageleefd. Als een aanbestedende dienst het evenredigheidsbeginsel niet in acht neemt, kan hij voor de rechter worden gedaagd door inschrijvers die door de niet-naleving zijn benadeeld. In de praktijk kan dit tot een door de rechter opgelegde sanctie of boete leiden.
Niet openbare procedure
Het kan voorkomen dat een openbare aanbestedingsprocedure van een complexe opdracht disproportioneel is. Bij een hoge complexiteit loopt men namelijk het risico dat een groot aantal marktpartijen kosten moeten maken om een voorstel te kunnen doen, terwijl van tevoren ingeschat kan worden dat ze geen redelijke kans maken op de opdracht. In dat geval kan de gids proportionaliteit bepalen dat een niet openbare procedure meer voor de hand liggend is. Een aantal voorgeselecteerde partijen die een redelijke kans hebben mogen dan een offerte indienen.
Opstellen aanbestedingsdocumenten
Het opstellen van aanbestedingsdocumenten bestaat uit een aantal fasen. Voordat de aanbestedingsdocumenten opgesteld worden, vindt de voorfase plaats. Hierin worden de behoeften van de organisatie vastgelegd. Hieronder gaan we verder in op voorfase van het aanbestedingsproces:
Doelstellingen
Het aanbestedings- of inkoopproces moet een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de opdracht. De eisen die gesteld worden moeten dan ook rechtstreeks afgeleid zijn van de doelstellingen. Deze eisen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op functionaliteit, levertijden, duurzaamheid en kosten. De doelstellingen hebben nog niet direct te maken met proportionaliteitsaspecten, maar kunnen dat indirect wel hebben. Denk bijvoorbeeld aan een extreem korte levertijd die in de praktijk niet haalbaar is. Dit kan doorvertaald worden naar disproportionele vereisten.
Bepalen inkoopstrategie
Aanbestedende diensten moeten hun inkoopstrategie op zo’n manier ontwerpen dat alle partijen een gelijke kans hebben om de opdracht te winnen. Een inkoopproces kan in de praktijk voordeliger uitpakken voor bepaalde ondernemers, waardoor de opdracht eerder aan hen gegund zal worden. In de voorfase wordt er gekeken hoe de inkoopstrategie op een zo’n eerlijk mogelijke manier ontworpen kan worden om alle marktpartijen een gelijke kans te bieden.
Marktconsultatie
Voordat een aanbestedende dienst over kan gaan op het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, wordt het doel, de behoefte en de inkoopstrategie getoetst. Zo wordt er gekeken of er vanuit de markt daadwerkelijk de gevraagde oplossingen geleverd kunnen worden. Er kan ook gekeken worden welke samenwerkingen het efficiëntst zijn om de kosten zo laag mogelijk te houden.
Programma van eisen
Na de marktconsultatie wordt er een programma van eisen opgesteld. De behoefte, doelstellingen, inkoopstrategie en informatie uit de marktconsultatie worden dan omgezet in een concreet plan. Dit wordt gedaan door middel van functioneel of technisch specificeren. Functioneel specificeren houdt in dat de functie van een product of werk wordt omschreven. Technisch specificeren houdt in dat de kenmerken van een product, werk of dienst worden beschreven.
Opstellen van het aanbestedingsdocument
Na de voorfase gaat een aanbestedende dienst over op het opstellen van het aanbestedingsdocument. Hier speelt het proportionaliteitsbeginsel een grote rol. De gids proportionaliteit is van toepassing op alle fasen van het aanbestedingsproces, maar vooral tijdens het opstellen van de aanbestedingsdocumenten moeten aanbestedende diensten het proportionaliteitsbeginsel extra goed in acht nemen. Zo moet de aanbestedende dienst goed omschrijven waarom een bepaalde maatregel proportioneel is voor de opdracht. Het proportionaliteitsbeginsel stelt uiteindelijk alle marktpartijen in staat om een potentieel winnende offerte uit te brengen.
Voorbeelden praktijk
Omzeteis
Het kan voorkomen dat een aanbestedende dienst een bepaalde omzet eist van een leverancier om de kans op een faillissement te minimaliseren. Het uitgangspunt van de Aanbestedingswet 2012 is dat er geen omzeteis gesteld wordt aan leveranciers. Wanneer er veel andere leveranciers zijn die een standaard product kunnen leveren, is het namelijk buitenproportioneel om een omzeteis te stellen. Het is in de praktijk wel mogelijk om met een omzeteis te werken, maar dan moet de aanbestedende dienst dit met zwaarwegende argumenten onderbouwen. Bijvoorbeeld een deadline die niet verschoven kan worden of een technisch complex product die om specialistische kennis vraagt.
Goedgekeurde accountantsverklaring
Een aanbestedende dienst mag om een goedgekeurde accountantsverklaring vragen bij de jaarrekening van een bedrijf. Echter, als het bedrijf niet verplicht is om een jaarrekening op te stellen, zorgt dit voor een extra administratieve handeling. Dit wordt in de praktijk gezien als disproportioneel.
Bekwaamheidseisen
Een aanbestedende dienst mag kerncompetenties vaststellen om de technische bekwaamheid van een marktpartij te onderzoeken. Deze kerncompetenties en de formulering hiervan moeten wel aansluiten bij de specifieke opdracht. De gevraagde ervaring van een marktpartij moet dus daadwerkelijk relevant zijn voor de opdracht. Een veelgebruikte vorm van het toetsen van technische bekwaamheid is door middel van referenties.
Meer weten over aanbestedingen?
Bij House of Tenders helpen we bedrijven om hun grootste tenders binnen te halen. Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
