Gids Proportionaliteit
In de Gids Proportionaliteit worden er adviezen en voorschriften gegeven over het gehele inkoopproces. Het is een allesomvattend document dat alle aspecten van de aanbestedingsprocedure bestrijkt; van de initiëring tot de gunning van het contract. De Gids Proportionaliteit bevat ook de regels voor de evaluatie van offertes en de gunning van contracten.
Geschiedenis
De Gids Proportionaliteit is een gezamenlijk initiatief van de Europese Commissie en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Dit document is begin 2017 gepubliceerd en vervangt de Gids voor goede aanbestedingspraktijken. De gids is sinds 2006 in gebruik en is beschikbaar in alle officiële talen van de EU.
Veranderingen
Per 1 januari 2022 is er een nieuwe Gids Proportionaliteit uitgebracht. Een van de belangrijkste wijzigingen in de Gids Proportionaliteit is de aandacht voor het gehele aanbestedingsproces. De gids verschaft meer duidelijkheid over hoe een aanbestedingsprocedure moet worden gevoerd en met welke factoren daarbij rekening moet worden gehouden.
Proportionaliteitsbeginsel
De gids introduceert ook het begrip “evenredigheid” bij aanbestedingen. Dit houdt in dat de omvang en de complexiteit van een aanbesteding in verhouding moeten staan tot de waarde van het contract. Het proportionaliteitsbeginsel houdt dus in dat het contract niet vele malen zwaarder mag zijn. Dit is een belangrijk beginsel bij aanbestedingen omdat het ervoor zorgt dat kleine, middelgrote en grote ondernemingen allen een redelijke kans hebben bij het inschrijven op overheidsopdrachten.
Redelijke verhouding
De Gids voor Evenredigheid bevat, per 1 januari 2022, ook regels voor de evaluatie van inschrijvingen en de gunning van opdrachten. Deze regels staan bekend als de “redelijke evenredigheid”. Dit betekent dat de aanbestedende dienst rekening moet houden met de waarde van de opdracht, de complexiteit van de inschrijving en het aantal leveranciers. De omvang van de opdracht en de aanbestedende dienst moeten dus in verhouding met elkaar staan.
Aanbestedingswet
De Gids Proportionaliteit is gebaseerd op het aanbestedingsrecht dat is vastgelegd in de EU-richtlijn 2014/24/EU. Deze richtlijn bevat de regels voor aanbestedingen en het plaatsen van overheidsopdrachten in de Europese Unie. De Gids voor Evenredigheid is van toepassing op alle lidstaten van de Europese Unie.
Verschillende procedures
De Gids Proportionaliteit geeft ook veel vrijheid omdat de dragende beginselen meerdere procedures tot stand hebben laten komen. Deze procedures zijn tot stand gekomen met het in acht nemen van de eisen welke de EU stelt aan het inkoopproces. Hiermee heeft een aanbestedende dienst de mogelijkheid om – binnen de kaders – diverse keuzes te maken op gebied van procedures.
Europese Openbare procedure
De Gids voor Evenredigheid beveelt het gebruik van de openbare procedure aan. Dit is een aanbestedingsprocedure waarbij alle belangstellende leveranciers een offerte kunnen indienen, mits zij voldoen aan toelatingseisen en referenties. De aanbestedende dienst publiceert de aanbestedingsdocumenten openbaar en stelt alle belangstellende marktpartijen in de gelegenheid een offerte in te dienen. Voordelen van de openbare procedure zijn dat deze zich kenmerkt door: objectief, transparant en veel concurrentiedruk. Hierdoor heeft de aanbestedende dienst veel keus en kiest het uiteindelijk de beste partij. Nadelen van een openbare procedure zijn dat deze zich kenmerkt door: lange procedures, mogelijkheid tot het ontvangen (en dus ook beoordelen) van een grote hoeveelheid offertes en documentatie en hoge procedurekosten.
Europese niet-openbare procedure
De Gids voor Evenredigheid beveelt ook het gebruik van de niet-openbare procedure aan. De niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in 2 rondes. De aanbesteding wordt eerst aangekondigd. In de eerste aanmeldingsfase kan iedere geïnteresseerde aanbieder zich als potentieel gegadigde aanmelden. In de aanmeldingsfase beoordeelt de aanbestedende dienst of gegadigden voldoen aan de (minimum) geschiktheidseisen. De aanbestedende dienst beoordeelt ook de beantwoording van de gegadigden op de selectiecriteria. Na de eindbeoordeling van alle potentieel gegadigden laat de aanbestedende dienst een vooraf vastgesteld aantal gegadigden toe tot de offertefase. Het maximum aantal gegadigden dat tot de inschrijving moet worden uitgenodigd bedraagt 5.
Voordelen van de niet-openbare procedure zijn dat deze zich kenmerkt door: veel concurrentiedruk en minder inschrijflast dan bij openbare procedures.
Nadelen van een niet-openbare procedure zijn dat deze zich kenmerkt door: zeer lange procedures en relatief hoge procedurekosten.
Nationaal meervoudig onderhandse procedure
Een “meervoudige onderhandse procedure” is een procedure waarbij de aanbesteder met meer dan één leverancier onderhandelt. Deze procedure kan alleen worden gebruikt wanneer de aan-te-besteden opdracht onder de drempelbedragen valt van de aanbestedingswet. Als de raming van de opdracht boven het drempelbedrag valt, dient de aanbestedende dienst te kiezen voor een Europese aanbesteding.
Het belangrijkste voordeel van deze procedure is dat de aanbestedende dienst zelf mag selecteren wie zij uitnodigen voor de aanbesteding. Ook zijn er korte termijnen en is er een beperkte inschrijflast. Het nadeel is dat deze procedure weinig concurrentiedruk kent en er een risico geldt op belangenverstrengeling.
Schrijfgroep Gids Proportionaliteit
De gids is geschreven door een groep deskundigen van de Europese Commissie, de lidstaten en praktijkmensen op het gebied van overheidsopdrachten. De gids is gebaseerd op de ervaring van de Europese Commissie en de lidstaten met de toepassing van de EU-regels inzake overheidsopdrachten.
Toolkit
De Gids voor Evenredigheid maakt deel uit van de “Toolkit voor overheidsopdrachten”, welke een verzameling van praktische handvatten biedt bij de toepassing van de EU-regels inzake overheidsopdrachten. De Gids voor Evenredigheid is een belangrijk instrument voor iedereen die bij overheidsopdrachten betrokken is; of het nu gaat om aanbestedende diensten, leveranciers of andere belanghebbenden.
Aanbestedende diensten
In de eerste plaats is de Gids voor Evenredigheid bedoeld voor aanbestedende diensten. Aanbestedende diensten zijn overheidsinstanties die opdrachten plaatsen voor goederen, diensten of werken namens de staat, een regio of een andere overheidsinstantie. In de Gids voor Evenredigheid worden de beginselen van evenredigheid en subsidiariteit uiteengezet waarmee rekening moet worden gehouden bij het plaatsen van overheidsopdrachten.
Leveranciers
De Gids voor Evenredigheid is ook van belang voor leveranciers. Leveranciers zijn bedrijven of personen die goederen of diensten leveren aan aanbestedende diensten. In de Gids voor Evenredigheid worden de beginselen van transparantie, non-discriminatie, objectiviteit en proportionaliteit uiteengezet die van toepassing zijn op de gunning van overheidsopdrachten.
Andere belanghebbenden
De Gids voor Evenredigheid is ook relevant voor andere belanghebbenden, zoals maatschappelijke organisaties, handelsverenigingen en beroepsorganisaties. Deze organisaties kunnen de gids gebruiken om de beginselen van evenredigheid en subsidiariteit bij overheidsopdrachten te bevorderen.
Inhoud
Het document bestaat uit een inleiding, de beginselen van evenredigheid en subsidiariteit, de gunning van overheidsopdrachten, doorzichtigheid en non-discriminatie en als afsluiting de conclusie. Zo wordt er bijvoorbeeld geschreven dat de aanbieder bij bepaalde overeenkomsten niet mag eisen dat inschrijvers personeel of materiaal beschikbaar houden als er geen vergoeding tegenover staat. Ook wordt er benoemd dat een openbare procedure geen proportionele toepassing heeft bij, bijvoorbeeld, een gecompliceerde ontwerpopdracht omdat er een ongelimiteerd aantal partijen kosten moet maken om aan de eisen te voldoen. Hierbij zou een europese niet-openbare procedure beter passen.
Gelijkmatige verdeling
Zoals hierboven benoemd moet de opdrachtgever die de eisen stelt ook een redelijke verhouding dienen. De aard en omvang van de te besteden opdracht moeten dus even zwaar zijn als de vergoeding. Ook moet er worden gecontroleerd of er voldoende tijd, geld en middelen worden geboden. De wet beschouwt dat het oneerlijk is om de inschrijvers zware verplichtingen op te leggen zonder dat hier een redelijke vergoeding tegenover staat.
Objectieve selectiecriteria
De partij die de aanbesteding uitzet moet ook objectieve gunningscriteria kiezen. Deze moeten geschikt zijn voor het doel van de gunning en mogen niet leiden tot bevoordeling van een bepaalde inschrijver. Het is bijvoorbeeld geen objectief criterium om de opdracht te gunnen aan de goedkoopste inschrijver als er geen rekening wordt gehouden met de kwaliteit van de leveranciers. De aanbestedende dienst moet bij de keuze van objectieve criteria ook rekening houden met het beginsel van gelijke behandeling. Dit betekent dat alle inschrijvers op dezelfde manier moeten worden behandeld en dat geen enkele inschrijver mag worden bevoordeeld of benadeeld.
