Met het tenderproces doelen we op de procedure die van start gaat op het moment dat opdrachtgever een aanbesteding publiceert. Dit proces loopt daarom van de publicatie van de aanbestedingsstukken tot aan het gunnen van de opdracht. Gedurende dit proces kunnen er voor de inschrijvers bepaalde regels van toepassing zijn. Zo is het in de meeste gevallen niet toegestaan contact te hebben met de opdrachtgever of concurrenten.
Dit zijn belangrijke momenten binnen het tenderproces:
- Publicatie van de aanbestedingsstukken (zoals de aanbestedingsleidraad, het Programma van Eisen en aanvullende bijlagen)
- Datum van indienen van de vragen voor de nota van inlichtingen
- Publicatie van de nota van inlichtingen
- Datum van indienen van de inschrijving
- Publicatie van de gunningsbeslissing
Let op: je kan ook al met de voorbereiding beginnen, vóórdat de tender officieel gepubliceerd is. Organisaties weten vaak ruim van tevoren dat een aanbesteding eraan komt, bijvoorbeeld bij terugkerende raamcontracten of opdrachten die opnieuw in de markt worden gezet. In die fase kun je alvast onderzoeken welke thema’s waarschijnlijk belangrijk worden, zoals duurzaamheid, veiligheid of samenwerking. Ook kun je kijken of beleid, processen en resultaten al goed genoeg zijn vastgelegd. Zo start je het tenderproces met een sterkere basis zodra de aanbesteding gepubliceerd wordt.