Volg jij het nog? Ze weten de termen wel te verzinnen! Ben je een opdrachtgever die de mogelijkheden verkent hoe je je opdracht in de markt wil zetten of ben je een potentiële opdrachtnemer die benaderd is om mee te dingen naar een (meervoudige) onderhandse aanbesteding? We gaan ervan uit dat je op onze website bent beland omdat je zit te Googelen en werkelijk waar geen flauw idee hebt wat een meervoudige onderhandse aanbesteding is. Geen nood, ga rustig zitten. Hieronder leggen we je stapsgewijs uit wat een meervoudige onderhandse aanbesteding nou eigenlijk is, beginnend bij het begin en in begrijpelijke taal.
Bovenhands of onderhands?
We kunnen ons voorstellen dat je op een gegeven moment het spoor bijster raakt. Laten we deze lange omschrijving eens ontleden en starten met bovenhands en onderhands. Dit betekent niets meer dan openbaar of besloten. Meestal zijn aanbestedingen in het kader van transparantie openbaar (bovenhands) en kan iedereen meedingen om de opdracht te winnen. Dat is de reguliere manier en waarschijnlijk hoe jij bekend bent met aanbestedingen. Echter is er regelmatig sprake van onderhandse (besloten) aanbestedingen, waarbij de aanbestedende diensten geen voorschriften tot bekendmaking of termijnen hoeven te hanteren. Deze aanbestedingen verschijnen dan ook niet op platforms zoals Altura, TenderNed of Negometrix, maar hier worden potentiële opdrachtnemers direct voor benaderd door de aanbestedende dienst.
Druist dit niet in tegen het hele principe van transparantie met betrekking tot aanbestedingen?
Dit klinkt inderdaad een beetje dubieus, maar in de praktijk moet de opdrachtgever op objectieve gronden altijd duidelijk kunnen maken waarom bepaalde partijen worden uitgenodigd en waarom überhaupt gekozen is voor onderhands in plaats van bovenhands. Niks aan de hand dus! Aanvullend wordt vaak een Programma van Eisen door de opdrachtgever opgesteld waaraan opdrachtnemers dienen te voldoen, zoals bepaalde certificeringen of referentieprojecten, zodat er een gelijk speelveld ontstaat. Onderhandse aanbestedingsprocedures vind je in elke bedrijfstak en voor allerlei opdrachten, of het nou om goederen of diensten gaat. De enige harde eis is dat de opdrachtsom niet boven de Europese drempel mag vallen.
Europese drempel? Ga je het nou nóg ingewikkelder maken?
Ja sorry, maar dit moet wel even uitgelegd worden. Het aanbestedingsrecht schrijft voor dat er alleen onderhands mag worden aanbesteed als de waarde van de opdracht onder een bepaald plafond zit, de drempel. Als er onderhands wordt aanbesteed maar de waarde komt boven de drempel uit, dan is de aanbestedende dienst in overtreding en moeten ze bovenhands aanbesteden. In de praktijk is dit zelden aan de orde door duidelijke regelgeving.
- Aanbesteding onderhands enkelvoudig:
Leveringen en diensten tot € 50.000,- en werken tot € 150.000,-. - Aanbesteding onderhands meervoudig:
Leveringen en diensten tot € 214.000,- en werken tot € 1.500.000,-.
Deze drempelbedragen worden elke 2 jaar opnieuw bepaald en zijn zoals je ziet afhankelijk van of er enkelvoudig of meervoudig onderhands wordt aanbesteed.
Okee, helder. Leg me nu dan eerst maar eens uit wat het verschil tussen enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen is.
Dat is gelukkig het minst moeilijk aan de uitleg! Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding vraagt de opdrachtgever aan één aanbieder om een offerte in te dienen. Dit is meestal een partij die de inkoper al op de shortlist heeft gezet, meestal door eerdere positieve ervaringen of door onderzoek van de inkoper, zoals we eerder aangaven. Na benadering mag er met elkaar onderhandeld worden over de voorwaarden, waarna de opdracht wordt gegund. Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding verschilt daardoor nauwelijks van een reguliere werkopdracht en daarom komt dit niet veel voor. Waarom kómt het dan voor hoor ik je zeggen? Omdat alle overheidsinkopen in het kader van transparantie nou eenmaal via een aanbesteding moeten lopen. De vraag die je jezelf wel mag stellen is of bij een enkelvoudig onderhandse procedure daadwerkelijk de beste prijs-kwaliteitverhouding, zoals deze normaal gesproken bij aanbestedingen leidend is, kan worden geboden. Het kan namelijk niet met een andere offerte worden vergeleken.
Bij een meervoudige onderhandse aanbesteding zijn in de regel 3 tot 5 marktpartijen benaderd voor dezelfde opdracht. Een belangrijk verschil met een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is dat je hier beslist niet mag onderhandelen met de opdrachtgever. Doe je dit toch, dan riskeer je uitgesloten te worden. Verder is dit type aanbesteding meer gericht op een goede prijs-kwaliteitverhouding, aangezien je concurreert met andere opdrachtnemers en de opdrachtgever wat te kiezen heeft. Eigenlijk dus een beetje zoals je het kent van bovenhandse ‘normale’ aanbestedingen. Binnen de onderhandse aanbestedingen is het gros dan ook een meervoudige onderhandse aanbesteding.
Klinkt allemaal leuk, maar waarom bestaan meervoudige onderhandse aanbestedingen en wat zijn de voordelen?
De voornaamste reden waarom aanbestedende diensten kiezen voor een onderhandse procedure is de snelheid; hier geldt namelijk niet de Europese minimumtermijn van 45 kalenderdagen en zodoende kan er sneller voor een opdrachtnemer worden gekozen, waarmee de oplevering van de opdracht ook sneller in zicht is. Een ander voordeel voor de aanbestedende diensten is dat zij hun eigen (positieve) ervaringen met opdrachtnemers uit het verleden mee mogen nemen in deze aanbesteding en alleen deze potentiele opdrachtnemers benaderen. Hiermee kunnen ze in een vroeg stadium dus al het kaf van het koren scheiden en laten ze alleen maar ‘goede’ opdrachtnemers met elkaar strijden om de opdracht.
Een voordeel voor jou is dat je veel soepeler en directer contact met de aanbestedende dienst mag hebben, in tegenstelling tot Europese aanbestedingen waarbij je enige vorm van contact met de opdrachtgever via een NvI is. Een ander voordeel voor jou is dat je minder concurrentie hebt ten opzichte van een bovenhandse aanbesteding. Op de documentatie van de opdracht staat altijd wat voor aanbestedingstype het is, dus je weet direct of je concurrentie hebt of als enige bent benaderd. Maar al heb je concurrentie, dan is dit altijd beperkter dan bij een openbare aanbesteding. We erkennen natuurlijk wel dat dit pas een voordeel is als je eenmaal ‘binnen’ bent en daadwerkelijk in de poule van potentiële opdrachtnemers zit.
Hoe komen opdrachtgevers tot hun keuze wie ze benaderen? En hoe zet ik dan een voet tussen de deur om überhaupt benaderd te worden bij onderhandse aanbestedingen?
Aanbestedende diensten benaderen echt niet alleen maar partijen waarmee ze al eerder hebben samengewerkt, anders zou het een soort kip en ei-verhaal worden. Inkopers van aanbestedende diensten houden vaak een shortlist bij met geschikte partijen en raadplegen deze shortlist als er een nieuwe opdracht aankomt. Belangrijk is in ieder geval om een goede reputatie op te bouwen in jouw vakgebied. Dat kost natuurlijk tijd, maar Rome is niet in 1 dag gebouwd, dus je moet ergens beginnen. Daarnaast is het belangrijk dat je organisatie goed vertegenwoordigd is op internet, want als je niet gevonden wordt, kunnen ze je ook niet benaderen. Ook helpt het om regelmatig in te schrijven op aanbestedingen, want zo ben én blijf je zichtbaar voor interessante opdrachtgevers. Het zorgt minimaal voor betere naamsbekendheid van je organisatie bij de aanbestedende dienst, maar als je de opdracht gegund krijgt en deze goed uitvoert, heb je een leuke opdracht en zijn je kansen in de toekomst aanzienlijk rooskleuriger. Win-win dus!
Ik ben niet benaderd voor een onderhandse aanbesteding, maar ik weet via via wel dat er eentje loopt waar ik interesse in heb. Heb ik nou pech of kan ik hier nog iets aan doen?
Op het moment dat de aanbesteding loopt en de marktpartijen zijn geselecteerd zijn je kansen wel geslonken, maar je mág altijd een verzoek tot schriftelijke motivatie indienen bij de aanbestedende dienst. Zij is verplicht hierop te reageren en toe te lichten waarom ze specifiek deze potentiële opdrachtnemers heeft benaderd. Als je vervolgens van mening bent dat jij ook benaderd had moeten worden om mee te dingen, mag je een verzoek indienen op basis van het gelijkheidsbeginsel om alsnog mee te doen. De aanbestedende dienst is echter niet verplicht jou toe te laten, maar we adviseren dit altijd te doen. Óf ze laten je alsnog toe en je kan meedingen naar de opdracht óf je wordt niet toegelaten maar hebt in ieder geval wel op de trommel kunnen slaan en je organisatie kunnen promoten, wat vroeg of laat hoe dan ook zijn vruchten afwerpt.
Een hoop informatie zeg! Kan je dit nog even voor me samenvatten?
Natuurlijk! Een meervoudige onderhandse aanbesteding is een besloten aanbesteding waarbij meerdere (potentiële) opdrachtnemers direct worden benaderd door de opdrachtgever om een offerte in te dienen. Opdrachtgevers baseren hun keuze voor benadering op eerdere ervaringen met deze opdrachtnemers of marktonderzoek. De voordelen voor jou als opdrachtnemer zijn het directe contact met de opdrachtgever en het feit dat je meestal minder concurrentie hebt. De opdrachtgever heeft op haar beurt sneller een opdrachtnemer voor haar opdracht en scheidt het kaf van het koren door alleen bepaalde opdrachtnemers te benaderen.
Meer weten over de wereld van aanbestedingen?
Neem dan hier contact met ons op of abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks interessante informatie met betrekking tot aanbestedingen die we niet op onze website delen!
