Gunningscriteria bij aanbestedingen
Bij een aanbesteding zijn er meerdere marktpartijen die een aanbieding uitbrengen. De aanbestedende dienst moet op duidelijke wijze de (sub)gunningscriteria voor de opdracht opstellen waar de aanbiedingen op beoordeeld worden. Uiteindelijk wordt een marktpartij gekozen aan de hand van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).
Wat zijn gunningscriteria?
Subgunningscriteria worden door een aanbestedende dienst gebruikt om te beoordelen welke marktpartij economisch de voordeligste inschrijving heeft ingediend. De criteria moeten op een duidelijk en ondubbelzinnige wijze geformuleerd worden, zodat alle marktpartijen een aanbieding kunnen uitbrengen. In de aanbestedingsrichtlijn 2014/24 is vastgelegd dat de gunning van overheidsopdrachten gebaseerd moet zijn op de economisch meest voordelige inschrijving. Voorheen werd het gunningscriterium ‘EMVI’ gebruikt. EMVI wordt nu als overkoepelende term gebruikt voor de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste prijs en de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit.
Drie criteria
In een aanbesteding vraagt de opdrachtgever om een aanbieding uit te brengen voor de opdracht. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat bij de gunning van opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel allereerst gekozen wordt voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). De laagste prijs of de laagste kosten mogen wel gebruikt worden, maar dan moet de aanbestedende partij de keuze goed motiveren in de aanbestedingsdocumenten.
BPKV
De BPKV richt zich op een meer kwalitatieve beoordeling van inschrijvers. Naast prijsaspecten worden allerlei kwaliteitsaspecten meegenomen, zoals duurzaamheid, esthetische kenmerken en omgevingsfactoren. Alle aspecten en wensen worden vastgelegd in de subgunningscriteria. Op deze manier kijken aanbestedende diensten niet alleen naar kostentechnische aspecten, maar juist ook naar de kwaliteit van een inschrijver.
De laagste prijs
Wanneer het om een opdracht gaat waarbij de kwaliteit duidelijk is vastgesteld, kan een aanbestedende partij gebruik maken van de laagste prijs als gunningscriterium. In dat geval wordt de kwaliteit vastgelegd in het bestek of de opdrachtomschrijving. Dit wordt gedaan aan de hand van minimumeisen die objectief gecontroleerd kunnen worden. Vooral bij het gebruik van een gestandaardiseerd bestek zoals RAW (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw) wordt veelal gebruik gemaakt van de laagste prijs. De kwaliteit is dan al duidelijk en eenduidig vastgelegd, waardoor de beste aanbieding gekozen kan worden op basis van de laagste prijs. Een nadeel is dat er alleen wordt gekeken naar de minimumeisen bij de inschrijvingen. Inschrijvers worden dan niet gemotiveerd om extra waarde toe te voegen aan hun aanbieding. Uiteraard bepaalt de opdrachtgever zelf in het bestek de geschiktheidseisen voor de inschrijver.
Laagste kosten (levenscycluskosten)
Laagste kosten is een betrekkelijk nieuw toekenningscriterium dat sinds 1 juli 2016 gebruikt kan worden. Het criterium is gericht op de beoordeling van de levenscycluskosten, wat betekent dat naast de totale aankoopprijs ook andere levenscyclus factoren zoals energieverbruik en onderhoud in de berekening worden meegenomen. Bij de berekening van de levenscycluskosten kunnen verschillende discontovoeten worden gehanteerd om rekening te houden met bijvoorbeeld klimaatomstandigheden. Levenscycluskosten hebben betrekking op de gehele levenscyclus van een werk, dienst of levering. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verwerving, maar ook aan externe milieueffecten.
Meetmethoden levenscycluskosten
De aanbestedende dienst is wettelijk verplicht om de meetmethoden voor de levenscycluskosten te vermelden in de aanbestedingsstukken. Hierdoor kunnen alle inschrijvers gebruik maken van hetzelfde model en kan iedere aanbieder objectief beoordeeld worden.
Wanneer laagste prijs en wanneer BPKV toepassen?
Zoals aangegeven is in de aanbestedingswet 2012 vastgelegd dat BPKV in eerste instantie gebruikt wordt bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel. Bij de volgende omstandigheden kunnen ook de andere twee gunningscriteria gebruikt worden:
- wanneer het gevraagde werk sterk gestandaardiseerd is en verschillende aanbieders een vergelijkbare kwaliteit bieden;
- wanneer de kans op grote verschillen in kwaliteit minimaal is;
- wanneer alle kaders en eisen van de opdracht eenduidig vastgelegd kunnen worden.
Voordeel van BPKV
Het voordeel van BPKV als gunningscriterium is dat inschrijvers echt de mogelijkheid krijgen om zich te onderscheiden op kwaliteit. Denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid, omgevingsfactoren, planning en organisatie. Alle zaken en selectiecriteria die verband houden met kwaliteit en laagste kosten zijn uiteindelijk doorslaggevend in de gunning van de opdracht. Het aantal BPKV-criteria mag door de aanbesteder zelf bepaald worden. Wel moeten de criteria van toegevoegde zijn voor de opdracht en uitkomst van het project.
Nadeel van BPKV
Het grootste nadeel van BPKV is dat zowel de aanbestedende dienst en inschrijvers meer tijd kwijt zijn aan de aanbestedingsstukken. Subgunningscriteria op basis van ‘laagste prijs’ duurt minder lang, wat betekent dat men eerder op de uitvoering van het project kan overgaan.
BPKV met de laagste prijs
Wanneer een aanbestedende dienst gebruik maakt van de beste prijs-kwaliteitverhouding, kan ervoor gekozen worden om een zeer laag gewicht toe te kennen aan kwaliteit. Er zijn richtlijnen opgesteld om deze problemen te kunnen voorkomen. Wanneer de prijzen dicht bij elkaar liggen, zal de kwaliteit nog steeds doorslaggevend zijn. Echter, als de prijzen ver uit elkaar liggen, dan zullen de kwaliteitsaspecten tijdens de beoordeling niet doorslaggevend zijn. Andersom werkt dit principe natuurlijk hetzelfde. Wanneer de kwaliteit van de inschrijvers ongeveer op één lijn ligt, zal ook de prijs doorslaggevend zijn.
Wanneer kiezen voor laagste kosten?
De aanbestedingswet 2012 biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om ‘laagste kosten’ als gunningscriterium te gebruiken. De toepassing van dit criterium is echter nog niet veel toegepast in de praktijk, waardoor het lastig kan zijn om een goede motivatie te formuleren. Een groot voordeel van het gunningscriterium ‘laagste kosten’ is dat er rekening gehouden wordt met de kosten die bij de volledige levenscyclus komen kijken. De volgende subgunningscriteria kunnen bijvoorbeeld relevant zijn: onderhoudskosten, externe milieukosten, het gebruik van duurzame grondstoffen etc. De levenscyclus criteria worden vaak ook als subgunningscriteria toegepast bij de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Door de huidige ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en milieu zal er in de toekomst steeds meer aandacht komen voor subgunningscriteria die rekening houden met de volledige levenscyclus van een project.
Total Costs of Ownership
Naast de levenscycluskosten wordt er ook vaak gebruik gemaakt van de termen ‘Total Cost’ en “Whole Life Costing’. Dit kan tot verwarring zorgen bij inschrijvers. In de Aanbestedingswet 2021 wordt alleen de term levenscycluskosten gebruikt. De andere twee begrippen kunnen wel voorkomen, maar worden vaak duidelijk toegelicht. Ook wordt in de meeste gevallen uitgelegd hoe ze verband houden met de term levenscycluskosten.
Subgunningscriteria
Het kan van toegevoegde waarde zijn om bij het gebruik van BPKV gebruik te maken subgunningscriteria. Als inschrijver wordt je dan meer gestimuleerd om tegemoet te komen aan de wensen en eisen van de opdrachtgever. Een beoordeling op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) met het gebruik van subgunningscriteria neemt extra administratieve handelingen met zich mee, wat betekent dat je meer tijd kwijt bent aan de inschrijving. Aan de andere kant biedt het ook een uitgelezen kan om je te onderscheiden van de concurrentie.
Objectieve beoordeling
Bij de beoordeling wordt er vaak onafhankelijk naar de prijs gekeken. Dit staat aangegeven in de aanbestedingsdocumenten. De offerte wordt meestal eerst op kwaliteit beoordeeld en vervolgd pas op prijs. Dit draagt bij aan een meer objectieve beoordeling van alle inschrijvingen.
Bekendmaken van subgunningscriteria
De opdrachtgever is verplicht om de subgunningscriteria, de waardering hiervan en de manier waarop beoordeeld wordt vooraf bekend te maken. In de aankondiging, aanbestedingsstukken of bestek zijn alle wensen en eisen vastgelegd. Wanneer je een inschrijving wilt doen, is het belangrijk dat je goed nadenkt hoe je aan alle kwaliteitsaspecten kunt voldoen. Kijk ook goed naar de wegingsfactoren, deze kunnen doorslaggevend zijn in de gunningsbeslissing. De wegingsfactoren dragen bij aan een beoordeling die objectief en transparant is.
Gunningscriteria en selectiecriteria
Er kan verwarring ontstaan bij inschrijvers tussen (sub)gunningscriteria en selectiecriteria. Belangrijk om te weten is dat selectiecriteria en geschiktheidseisen geen gunningscriteria zijn. Subgunningscriteria mogen alleen betrekking hebben op de opdracht en de inschrijving die je uitbrengt. Selectiecriteria hebben betrekking op de aanbieder of inschrijver.
Beoordelingsfasen
De beoordeling van de inschrijvingen bestaat uit twee fasen. Allereerst vindt de selectiefase plaats en wordt de aanbieder beoordeeld op bekwaamheid en geschiktheid. Hier kunnen de volgende economische en uitsluitingscriteria voor toegepast worden: financiële draagkracht, beroeps- en technische kennis en bekwaamheid. De tweede fase is de gunningsfase. Hierin worden de inschrijving beoordeeld op kwaliteit en prijs. In deze fase is de aanbestedende dienst verplicht om een onderscheid te maken tussen selectie- en gunningscriteria.
Bekendmaking van de gunning
Voor een decentrale overheid geldt dat ze de gunning van een opdracht moeten motiveren. Dit geeft afgewezen partijen de kans om te onderzoeken waarop hun inschrijving is afgewezen en ze kunnen eventueel een beroep in stellen. Na de gunningsfase moet er minimaal 20 dagen gewacht worden voordat de overeenkomst ondertekend mag worden.
Abnormale lage inschrijvingen
Doordat alle marktpartijen met elkaar concurreren, kan het voorkomen dat de aanbestedende dienst een inkoopsom tegenkomt die niet realistisch is. In dat geval wordt er gesproken van een ‘abnormaal lage inschrijving’. Wanneer een inschrijver een fout heeft gemaakt of een onrealistische prijs biedt, mag de aanbestedende dienst de inschrijving afwijzen. De opdracht gunnen aan een abnormaal lage bieder zou in strijd zijn met de verplichting van goede trouw en zou ook kunnen leiden tot oneerlijke concurrentie.
House of Tenders
House of Tenders is gespecialiseerd in het schrijven en reviewen van BPKV- en EMVI-plannen voor bedrijven in uiteenlopende sectoren. Zo zijn we actief in de Bouw & Infra, IT-diensten, Groenvoorziening, Zorg en Welzijn, Schoonmaak en Ingenieursdiensten. Veel bedrijven hebben inmiddels hun grootste tenders aan ons toevertrouwd. Wil je de volgende tender wél winnen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe we jou helpen bij een winnende inschrijving.
