Begrippenlijst

Wat is tenderen?

Tenderen. Het is een term die je steeds vaker hoort. Maar wat houdt tenderen nu eigenlijk in? Wie heeft hiermee te maken? En hoe gaat het in zijn werk? En hoe kan House of Tenders je helpen bij het tenderen? We vertellen je er graag meer over.

Wat is tenderen?
Tenderen is het meedingen naar het verkrijgen van een bepaalde dienst of product, die op basis van factorenafweging wordt verleend of verstrekt. Daarnaast kan het woord tenderen ook overgankelijk worden gebruikt: een organisatie kan een opdracht openstellen voor openbare inschrijving, ook dat heet tenderen. Het werkwoord tenderen is afgeleid van het woord tender. Maar wat is nu een tender?

Wat is een tender?
Er kan een tender worden uitgeschreven voor de invulling van restauratieve voorzieningen op een locatie van een hogeschool. Een provincie schijft een tender uit voor de ontwikkeling van een online platform om mensen te informeren over de bereikbaarheid in de regio. Een gemeente heeft de opdracht voor de herstructurering van het stationsgebied, maar heeft zorgen over de bereikbaarheid van de ondernemers en het openbaar vervoer. Dit zijn allemaal voorbeelden van tenders, maar wat is nu de definitie van een tender?

Definitie van een tender:
“Een tender, oftewel een aanbesteding, is een procedure waarbij een opdrachtgever aan bedrijven vraagt om een bepaalde dienst of product uit te voeren. Bedrijven schrijven zich met een offerte in op het werk of dienst. De opdrachtgever weegt vervolgens op basis van prijs en kwaliteit af welke inschrijver de opdracht wordt gegund.”

Verschil tussen tender en aanbesteding
Een aanbesteding is een opdracht van een overheidsinstelling volgens voorgeschreven wettelijke procedures. Tender is het Engelse woord voor een aanbesteding. Toch is er wel een verschil tussen een aanbesteding en een tender. Het woord tender wordt vaker gebruikt bij een opdracht van een commerciële organisatie.

Waarom tenderen?
Als een organisatie behoefte heeft aan bepaald product of dienstverlening kunnen zij dit inkopen. Een tender uitschrijven is een manier om professionele opdrachten in de markt te zetten. Een tender stimuleert de concurrentie tussen de inschrijvers, geeft de partijen een gelijke kans de opdracht te verkrijgen en zorgt dat vraag en aanbod beter zijn afgestemd. Daarnaast krijgt de opdrachtgever door te tenderen vaak een scherpere prijs.

Regels rond uitschrijven tender
In het geval de waarde van een opdracht evenveel of meer is dan de Europese drempelwaarden, is de opdrachtgever verplicht Europees aan te besteden. Is de waarde van de opdracht minder dan de Europese drempelwaarden, dan zijn Europese procedures niet verplicht. Men kan in dit geval met nationale procedures aanbesteden, beschreven in de Aanbestedingswet. Commerciële organisaties zijn niet verplicht deze richtlijnen te volgen.

Waar bestaat een inschrijving uit?
Naast de benodigde juridische, financiële en contractuele documenten is het belangrijkste document een plan van aanpak. Hierin schrijft een bedrijf hoe ze invulling gaan geven aan wat de opdrachtgever heeft gevraagd.

Hoe wordt een tender beoordeeld?
De opdrachtgever is verplicht aan te geven op welke wijze de beste inschrijving wordt bepaald. De overkoepelende term voor de gunningscriteria is de Economisch Meest Voordelig Inschrijving (EMVI) of BPKV. De opdrachtgever geeft elke inschrijving per kwaliteitsonderdeel een score. De prijs wordt ook gewaardeerd. Een vooraf bepaalde formule en de score op prijs én kwaliteit bepaalt wie wint. In het aanbestedingsleidraad staat welke andere eisen de opdrachtgever stelt aan de tender, zoals financiële geschiktheid of technische bekwaamheid.

Hoe succesvol tenderen?
Succesvol tenderen kan soms best lastig zijn. Natuurlijk ben jij goed in wat je doet en ga je de opdrachtgever helpen. Maar dat geldt voor veel partijen. Hoe zorg je er nu voor dat jíj de tender wint? Waar is de opdrachtgever precies naar op zoek? De eerste stap is dan ook om te achterhalen wat de opdrachtgever graag wil lezen. Om dit te bepalen is het van belang na te gaan wat zijn of haar zorg is. Op basis hiervan kun je vervolgens uitwerken wat jij als organisatie kunt doen om de zorg(en) van de opdrachtgever weg te nemen. Zorg er daarbij wel voor dat je onderscheidend bent ten opzichte van je concurrenten.

Ook een tender winnen?
Wil je jouw EMVI-plan of bidbook nóg beter maken? Als adviesbureau helpt House of Tenders je graag bij het winnen van een tender of aanbesteding. We doen dit voor diverse branches. Of je nu werkzaam bent in de bouw & infra, zorg & welzijn of de IT, bij ons ben je aan het juiste adres voor het schrijven of reviewen van je EMVI of BPKV. Ook is het mogelijk door ons een Beloften Check te laten uitvoeren. Zowel de klant als de opdrachtgever ontvangen hiervan een rapportage. Zo weet de aanbestedende dienst zeker dat de inschrijver zijn beloften nakomt. Tot slot kunnen we je helpen bij de grafische vormgeving van jouw plan. Een professionele uitstraling maakt de kans om de tender te winnen immers nog groter. Neem nu contact met ons op voor meer informatie.