Begrippenlijst

Wat is procurement?

Procurement betekenis: Prestatie-inkoop of Best Value Procurement

Aanbestedende diensten gebruiken de Best Value Procurement (BVP) of Prestatie-inkoop om inschrijvingen te beoordelen op de meeste waarde voor de laagste prijs. Bij procurement worden de eisen die aan de inschrijvende partij gesteld worden grotendeels losgelaten. Vooral bij standaardwerken worden er veel minder minimumeisen gesteld om de kwaliteit van de opdracht te kunnen garanderen.

Wat betekent procurement?

De betekenis van procurement kan voor verwarring zorgen, omdat het ook binnen organisaties gebruikt wordt voor voorraadbeheer. Maar het begrip procurement moet zeker niet verward worden met Best Value Procurement.

Algemene definitie van procurement

Procurement betekenis: activiteiten gericht op het beheersen en sturen van de inkomende goederenstroom totdat de producten daadwerkelijk in productie worden genomen. Procurement of e-procurement is een ruimer begrip dan purchasing en omvat tevens materiaalbehoefteplanning, een goede communicatie met leveranciers, contracten, voorraadbeheer en transport.

Definitie Best Value Procurement

Bij aanbestedingen kan een aanbestedende dienst kiezen voor Best Value Procurement om aanbiedingen van marktpartijen te beoordelen. De inschrijvers worden beoordeeld op de meeste waarde voor de maatschappij. Hier is sprake van een plafondbedrag. In tegenstelling tot procurement gaat het dus om het inkopen van diensten en producten door een aanbestedende dienst.

Voordeel van Best Value Procurement

Het aanbestedingsproces is vaak minder bureaucratisch en efficiënter. De aanbestedende dienst beoordeelt de aanbieding op basis van zijn eigen specifieke behoeften, in plaats van een vooraf vastgesteld eisenpakket. Dit kan zowel voor de aanbestedende partij als voor de inschrijvende onderneming voordelig zijn.

Deelprocessen

Best Value Procurement bestaat uit vier deelprocessen, namelijk de voorbereidingsfase, beoordelingsfase, concretiseringsfase en uitvoeringsfase.

Voorbereidingsfase

De voorbereidingsfase is de eerste stap in het aanbestedingsproces. De aanbestedende dienst bepaalt zijn behoeften en doelstellingen en stelt een aanbestedingsplan op. Daarna kiest zij de geschikte aanbestedingsmethode. In de voorbereidende fase verdiept een opdrachtgever zich ook in de methodologie en doet kennis op over het uit te voeren project.

Beoordelingsfase

In de beoordelingsfase evalueert de aanbestedende dienst alle aanbiedingen die zijn ingediend. Dit zijn altijd per aanbieding vijf verplichte onderdelen waarop punten gescoord worden: het kansendossier, het risicodossier, de prestatieonderbouwing en de interviews met sleutelfunctionarissen. De aanbestedende dienst gunt het contract aan de onderneming waarvan zij heeft vastgesteld dat die de beste waarde biedt voor de maatschappij. Deze fase wordt ook wel inkoop of aanbesteding genoemd.

Concretiseringsfase

De concretiseringsfase is de derde stap in het aanbestedingsproces. In deze fase onderhandelen de aanbestedende dienst en de geselecteerde inschrijver over de details van het contract. De twee partijen moeten het eens worden over een aantal punten, waaronder prijs, leveringstermijnen, kwaliteitseisen en andere voorwaarden.

Uitvoeringsfase

In de uitvoeringsfase werken beide partijen samen om het project uit te voeren. De opdrachtnemer vervult zijn contractuele verplichtingen en de aanbestedende dienst controleert en evalueert het werk van de aannemer. Deze fase eindigt met de voltooiing van het project en de aanvaarding ervan door de aanbestedende dienst.

Best Value Procurement vs. laagste prijs

Best Value Procurement moet niet verward worden met aanbesteden tegen de laagste prijs. BVP is gebaseerd op het principe dat de meeste waarde voor de laagste prijs verkregen moet worden. Dit betekent dat bij de evaluatie van aanbiedingen rekening wordt gehouden met factoren zoals kwaliteit en innovatie. Daarentegen gaat aanbesteden op basis van de laagste prijs uit van het idee om de goedkoopste aanbieding te aanvaarden, waarbij de focus minder ligt op kwaliteit.

Public procurement wet in Nederland

Op 1 juli 2016 trad in Nederland de gewijzigde Aanbestedingswet in werking. Hierbij zijn de nieuwste EU-aanbestedingsrichtlijnen (2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU) geïmplementeerd. De wet regelt de aanbestedingen vanuit de Nederlandse overheid, met inbegrip van het Ministerie van Defensie. De Aanbestedingswet is van toepassing op zowel nationale als Europese aanbestedingsprocedures. 

Duurzame inkoop

De Nederlandse overheid wil samen met regionale en lokale overheden een stimulans geven aan duurzame projecten en diensten. Duurzaam aanbesteden is het aanbesteden van goederen en diensten door overheidsinstanties op een manier die rekening houdt met milieu-, sociale en mensenrechtenkwesties. Om verantwoord en duurzaam in te kunnen kopen, heeft de Nederlandse overheid criteria en praktische instrumenten ontwikkeld.

Procurement: activiteiten gericht op kwaliteit

Naast duurzaam inkopen besteedt de Nederlandse overheid bij haar inkoopactiviteiten ook aandacht aan kwaliteit. In het kort betekent dit dat aanbestedende diensten hun inkopen moeten koppelen aan het budget en beleidsdoeleinden. Daarnaast moeten zij zich focussen op efficiëntie. Op deze manier kan een project een toegevoegde waarde vormen voor zowel de aanbestedende dienst, de opdrachtnemer(s) en eindgebruikers.

Professionele inkoop/aanbesteding leidt tot:

  • lagere faalkosten en een hogere waarde voor eindgebreikers op de lange termijn;
  • meer interactie met de markt (ketenintegratie en marktkennis) en inkoop van innovatieve producten.
  • een betere vooraanbestedingsgase. De behoefte aan een bepaald product of dienst worden nauwkeurig vastgelegd;
  • een betere beoordelingsfase. Door de aanbiedingen van bedrijven te controleren op verschillende criteria zoals prijs, kwaliteit enz. kan de beste partij en dus de hoogste kwaliteit gekozen worden.
  • meer concurrentie. Dit komt omdat bedrijven die een goede combinatie van kwaliteit en een lage prijs bieden de voorkeur zullen krijgen;
  • innovatie en duurzaamheid. Aanbestedende diensten moeten bij aanbestedingen rekening houden met de gehele levenscyclus van producten, diensten en werken. Dit omvat kwaliteitsaspecten, milieuaspecten, sociale aspecten (zoals arbeidsomstandigheden) en mensenrechtenaspecten.

Past performance

Een goede manier om te beoordelen of een aannemer in staat is om een project uit te voeren, is door te kijken naar zijn prestaties uit het verleden. Dit omvat de ervaring, kwalificaties en staat van dienst van de aannemer. De aanbestedende dienst kan deze informatie gebruiken om te bepalen of de aannemer in staat is om aan zijn eisen te voldoen. In artikel 57 lid g van richtlijn 2014/24 is vastgesteld dat een ondernemer mag worden uitgesloten op basis van past performance.

Risico- en kansendossieraanbesteding

Een Risico- en Kansendossier (ROF) is een aanbestedingsinstrument dat aanbestedende diensten kunnen gebruiken om de aan een aanbestedingsprocedure verbonden risico’s en kansen te beoordelen. De inschrijver wordt dan gevraagd welke risico’s hij ziet en hoe deze in de praktijk geminimaliseerd kunnen worden. Ook wordt er aan de inschrijver gevraagd welke kansen er zijn en hoe deze het beste benut kunnen worden.

House of Tenders

Het operationeel regelen van alle processen binnen het aanbestedingsproces verloopt een stuk sneller door gebruik te maken van Best Value Procurement. Het plan van aanpak speelt daarin een belangrijke rol als inschrijver. Bij House of Tenders hebben we jarenlange ervaring in schrijven van EMVI– en BPKV-plannen voor onze opdrachtgevers. Benieuwd wat we kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.