Wat is EMVI?
Wil je voor het eerst inschrijven op een aanbesteding, maar heb je geen idee wat EMVI betekent? Of weet je het ongeveer, maar wil je het beter begrijpen? Geen zorgen! In dit artikel leggen wij je alles uit over de term EMVI.
EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het is een gunningsmethode die aanbestedende diensten gebruiken om inschrijvingen te beoordelen. Kortgezegd houdt EMVI in dat de aanbestedende dienst niet alleen kijkt naar de prijs waarvoor je de opdracht oppakt, maar ook naar de kwaliteit die je belooft. Als inschrijver moet je in een plan van aanpak jouw werkwijze toelichten, zodat de opdrachtgever jouw aanpak op meer punten kan beoordelen dan enkel het financiële plaatje. Wij vertellen je graag hoe dat werkt.
|
Waarom is EMVI in het leven geroepen? Laten we beginnen met wat achtergrondinformatie. In het verleden werden er in Nederland ook al aanbestedingen op de markt gebracht, maar deze werden gegund op basis van de laagste prijs. Kortom: was jij de goedkoopste inschrijver, dan kreeg je hoe dan ook de opdracht. Dit verliep lang niet altijd eerlijk. In 2002 kwam de bouwfraude aan het licht, waarbij bouwbedrijven onderling geheime prijsafspraken maakten. Door deze fraude zag de Nederlandse politiek in dat zij op deze manier niet de gewenste kwaliteit en maatschappelijke toegevoegde waarde bereikten. Daarom was er behoefte aan een betere gunningsmethode. Dat werd uiteindelijk gunning op de economisch meest voordelige inschrijving, oftewel EMVI. |
Gunningscriteria
Bij de EMVI-methode wil de aanbestedende dienst behalve een prijs ook horen welke kwalitatieve en/of maatschappelijke meerwaarde jij biedt. Dit beschrijf je in een plan van aanpak. Hier kan je niet zomaar alles in zetten wat jij wil – de aanbestedende dienst geeft zelf aan welke thema’s belangrijk zijn. Dit wordt bekendgemaakt in de aanbestedingsleidraad. De aanbestedende dienst beschrijft hierin de gunningscriteria, oftewel de aspecten die de opdrachtgever belangrijk vindt binnen de opdracht. Is de opdracht bijvoorbeeld de herinrichting van een drukke winkelstraat? Dan kun je criteria als ‘bereikbaarheid’ en ‘overlastbeperking’ verwachten. Alle inschrijvers beschrijven hierbij hun aanpak en de opdrachtgever beoordeelt vervolgens welke aanpak de meeste meerwaarde biedt.
Voorbeelden van veelvoorkomende EMVI-gunningscriteria zijn:
- Duurzaamheid
- Risicomanagement of risicodossier
- Samenwerking met de opdrachtgever
- Kwaliteitsmanagement
- Social Return on Investment (SROI)
- Planning
- Omgevingsmanagement
Vaak gaat de aanbestedende dienst nog verder in op wat ze onder de criteria willen lezen. Dan stellen ze subcriteria of verdiepende vragen in de leidraad. Deze geven richting aan het plan van aanpak. Het is belangrijk om alles te behandelen, want de opdrachtgever stelt deze vragen niet voor niets. Een plan van aanpak moet dus dicht bij de leidraad blijven. Wijk je te veel af, dan bestaat er een kans dat er informatie ontbreekt en je een slechte beoordeling terugkrijgt. Laten we de wijze van beoordeling daarom ook even uitleggen.
Beoordeling van de criteria
Om de meerwaarde zo objectief mogelijk te bepalen, geeft de opdrachtgever in de leidraad een beoordelingskader. Zo weten alle inschrijvers hoe de beoordelaars straks scores toekennen aan de gunningscriteria. Vaak wordt elk gunningscriterium apart beoordeeld. Die scores gaan bijvoorbeeld op basis van rapportcijfers.
We geven een fictief voorbeeld van hoe een beoordelingskader in een leidraad eruitziet:
| Waardering | Toelichting | Score | Korting- of toeslagpercentage |
| Uitstekend |
De Inschrijver heeft een uitstekend inhoudelijke relevant, concreet, toepasselijk en volledig antwoord gegeven.
Er wordt een hoge kwaliteit van dienstverlening aangeboden. De Inschrijving is onderscheidend en biedt veel meerwaarde voor het project en Opdrachtgever.
|
10 | -100% |
| Goed |
De Inschrijver heeft een inhoudelijk relevant, concreet, toepasselijk en volledig antwoord gegeven.
De gegeven informatie omvat alle aspecten die voor het project en Opdrachtgever relevant zijn. De Inschrijving is op onderdelen onderscheidend en biedt enige meerwaarde voor het project en Opdrachtgever. |
8 | -60% |
| Voldoende |
De Inschrijver heeft een voldoende inhoudelijk relevant en toepasselijk antwoord gegeven.
De gegeven informatie omvat ten minste de aspecten die voor het project en Opdrachtgever relevant zijn. De beschrijving van deze aspecten is voldoende uitgewerkt en is in voldoende mate in overeenstemming met de verwachting van de Opdrachtgever. Er wordt echter geen meerwaarde aangetoond. |
6 | -20% |
| Matig |
De Inschrijver heeft een matig inhoudelijk relevant en toepasselijk antwoord gegeven.
Er ontbreekt informatie over aspecten uit het criterium en/of de beschrijving van de aspecten sluit beperkt aan op hetgeen gesteld in de uitvraag. Er wordt geen meerwaarde aangetoond. |
4 | +20% |
| Onvoldoende | De Inschrijver heeft onvoldoende of geen inhoudelijk antwoord gegeven. Er ontbreekt informatie over significante aspecten. | 0 | De Inschrijving wordt terzijde gelegd. |
Zoals je ziet, is het belangrijk om een concreet antwoord te geven op de criteria. Hierdoor krijgt de opdrachtgever vertrouwen dat je wat je belooft ook echt gaat doen. Het is daarom goed om je doelstellingen in het plan van aanpak SMART te formuleren. Wil je weten wat dat is en/of hoe je dat doet? Lees dan onze blog!
Fictieve kortingen
In de rechterkolom van bovenstaande tabel zie je ‘korting- of toeslagpercentage’ staan. Dit gaat om de fictieve kortingen die je met de score op de gunningscriteria kan behalen. Dit zijn kortingen die je kunt scoren op je eigen inschrijfsom, waardoor je op papier goedkoper wordt. De kortingen gaan niet écht van je inschrijfsom af, maar omdat je wel de beste kwaliteit levert, is jouw aanbod het meest aantrekkelijk. Oftewel: economisch het meest voordelig. Ook dit leggen we uit aan de hand van een voorbeeld.
Denk weer aan de herinrichting van de winkelstraat. Stel dat bovenstaande beoordelingstabel voor drie gunningscriteria geldt: bereikbaarheid, overlastbeperking en duurzaamheid. De fictieve korting die je per criterium kan behalen is als volgt:
| Criterium | Maximaal te behalen fictieve korting |
| Bereikbaarheid | €200.000 |
| Overlastbeperking | €200.000 |
| Duurzaamheid | €100.000 |
Je hebt een EMVI-plan en een inschrijfsom ingediend. Je hebt berekend dat jullie de opdracht voor €2.000.000,- willen uitvoeren. Vervolgens krijg je het verlossende woord te horen: je hebt de aanbesteding gewonnen! De opdrachtgever stuurt daarbij de volgende beoordeling:
| Criterium | Uw score | Uw fictieve korting | Toelichting |
| Bereikbaarheid | 8 | € 120.000 | 60% van €200.000 |
| Overlastbeperking | 10 | € 200.000 | 100% van €200.000 |
| Duurzaamheid | 6 | € 20.000 | 20% van €100.000 |
| Totale behaalde fictieve korting | € 340.000 | ||
In totaal haal je dankzij je plan van aanpak op papier €340.000,- van je inschrijfsom af. Dat betekent dat je onder de streep €1.660.000,- ‘kost’. Begrijp het niet verkeerd; je krijgt nog steeds €2.000.000,- voor je werkzaamheden. Maar door jouw kwaliteitswaarde ben je op papier goedkoper geworden. Een andere inschrijver heeft bijvoorbeeld een lagere prijs ingediend, maar zijn plan van aanpak is slechter beoordeeld. Hij sleept hierdoor minder korting binnen, waardoor hij boven de streep duurder is. Jij hebt dus de economisch meest voordelige inschrijving ingediend!
Hoe schrijf je het winnende plan?
De fictieve kortingen haal je dus binnen door een goed plan van aanpak te schrijven. Maar daar komt best veel bij kijken. Een winnend plan staat niet zomaar op papier. Aan het schrijven moet namelijk een goede voorbereiding voorafgaan. Daarnaast speelt de kwaliteitsscore een steeds belangrijkere rol binnen aanbestedingen. Waar we eerst vaak een verdeling van 60% prijs en 40% kwaliteit zagen, komen we steeds vaker 70% tot zelfs 100% kwaliteit tegen. Dat vraagt om een doordacht EMVI-plan. Hoe je dat aanpakt? Onze planschrijver Anna Poulssen legt het je stapsgewijs uit hoe je een winnend EMVI-plan schrijft.
Interviews of presentatie
Soms wil de aanbestedende dienst meer zien dan alleen een plan van aanpak. Ze willen graag inzicht in jou als inschrijver en/of het plan toetsen door vragen te stellen. Dan breiden ze de gunningsperiode uit, bijvoorbeeld met een interview- of presentatieronde. De aanbestedende dienst doorgrondt tijdens deze ronde jouw aanpak door met de sleutelfunctionarissen die jij voorstelt in gesprek te gaan. We zien dat het toevoegen van dit gunningscriterium steeds vaker voorkomt.
Wil jij ook een hoge EMVI-score?
Lukt het je niet om je een weg te banen tussen al die aanbestedingsdocumenten? Heb je geen tijd om een plan van aanpak te schrijven? Of weet je wel wat jullie onderscheidend maakt, maar heb je geen idee hoe je dat overtuigend opschrijft? Dan staan wij voor je klaar. Wij coördineren het tenderproces en schrijven en reviewen het EMVI-plan. Ook zorgen onze vormgevers ervoor dat het plan in het oog springt bij de beoordelaar. Zit er een interviewronde in? Dan kunnen wij ook interviewtrainingen geven, zodat je optimaal voorbereid bent. Neem gerust contact met ons op!