Begrippenlijst

Wat is een tenderspecialist?

Tenderspecialist

De Tender Specialist is verantwoordelijk voor het bedenken, opstellen en uitwerken van een succesvolle aanbestedingsstrategie voor de inschrijvende partij. De specialist werkt in samenwerking met de directie, verkoop- en marketingteams om ervoor te zorgen dat alle inschrijvingen voldoen aan de eisen van de opdrachtgever en aan de deadlines van de aanbesteding. Door je eigen strategie kritisch te analyseren krijg jij een voorsprong op de concurrentie.

Commerciële kansen

Ook is een tenderspecialist verantwoordelijk voor het identificeren en beoordelen van commerciële kansen binnen het tenderproces. Hij werkt samen met de tendercoordinator, verkoop- en marketingteams om potentiële kansen en risico’s te identificeren en een voorstel te bedenken dat aan de behoeften van de klant voldoet. In samenwerking met het gehele tenderteam wordt een planning opgesteld. Vanaf hier gaat het tenderteam aan de slag met als doel: een winnende inschrijving.

Communicatie

De tenderspecialist is verantwoordelijk voor het beheer van alle tenders, van het indienen van de offerte tot en met de gunning van het contract. Met de juiste expertise zal je meer contracten kunnen binnenhalen door ervoor te zorgen dat al jouw offertes van de hoogste kwaliteit zijn. Zodra je een goed team van specialisten hebt, is het handig om te zorgen voor korte lijnen in de communicatie. Hierdoor weet je van elkaar wat je kan verwachten in de aanpak.

De taken van een tenderspecialist

Tendermanagement omvat het opstellen van offertes, het indienen en evalueren van de offerte en de uiteindelijke gunning van de opdracht. Tegenwoordig willen opdrachtgevers deze rol vaker uitbesteden aan iemand die hier echt gespecialiseerd in is, zoals iemand met een afgeronde HBO of WO opleiding. Door de taken van een tenderspecialist uit te besteden kunnen bedrijven zich concentreren op hun core-business. Zorgt de tenderspecialist dan voor volledige ontlasting? Nee, uiteraard heeft de tenderspecialist de verschillende kennishouders binnen een bedrijf nodig om een winnende aanbesteding te kunnen opstellen. Hiervoor organiseert de tenderspecialist bijvoorbeeld strategiesessies en informatiesessies.

Volgen van een procedure

Een tenderspecialist zal in samenwerking met de verkoop- en marketingteams een voorstel uitwerken dat aan de behoeften van de klant voldoet. Het voorstel moet volledig, nauwkeurig en op tijd ingediend zijn. Tenderspecialisten werken volgens een procedure die door hun klant is goedgekeurd. Deze procedure omvat idealiter een strakke planning, maar ook  zaken als hoeveel informatie vooraf vereist is, wanneer offertes moeten worden aangevraagd en wat de producten precies zijn.

Betrokkenen

De tenderspecialist is verantwoordelijk voor het betrekken van alle belanghebbenden bij het proces. Dit omvat de klant, het verkoopteam, het marketingteam, het financiële team, de administratie en alle andere relevante partijen. Alle belanghebbenden moeten de juiste informatie verkrijgen en op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen en de voortgang.

Budget

De tenderspecialist moet zorg dragen voor het beheer van het budget van het gehele proces. Dit is een complexe taak die de kosten van goederen, marketing, inhuur, het aanbestedingsproces en evaluatie omvat. Ook is de specialist verantwoordelijk voor het in acht nemen van het budget en dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de budgettaire beperkingen. Tot slot dient de tenderspecialist een afweging te maken tussen: wat kost een belofte -> hoeveel fictieve EMVI-korting valt er te behalen?

Prestaties

Ook moet je als specialist zorgen dat alles succesvol gaat. De specialist is verantwoordelijk voor het behalen van succes tijdens de gehele procedure. Dit omvat het ontwikkelen van een succesvolle aanbestedingsstrategie, samenwerken met een goed team, het (laten) schrijven van winnende teksten, het coordineren van alle juridisch- administratieve zaken en het op tijd indienen van alle documenten. Uiteindelijk moet de specialist in staat zijn het project binnen het budget en het tijdschema op te leveren.

Afgeronde HBO of WO opleiding

Tegenwoordig wordt de rol van tenderspecialist vaak uitbesteed aan iemand die echt gespecialiseerd is op dit gebied. Deze persoon heeft meestal een afgeronde HBO of WO opleiding. Wil je een vacature uitzetten voor tenderspecialist? Zorg dan dat het profiel helder is zodat enkel mensen die hiervoor kwalificeren solliciteren. Met de juiste expertise zal je meer contracten in de wacht kunnen slepen door ervoor te zorgen dat al jouw aanbestedingen van de hoogste kwaliteit zijn.

Systemen

Een milieubeheersysteem (Environmental Management System, EMS) is een geheel van processen en praktijken die een organisatie in staat stellen haar milieueffecten te verminderen en haar operationele efficiëntie te vergroten.

De tenderspecialist is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van het EMS, evenals het auditen van en rapporteren over de prestaties van dit systeem. Om in deze rol succesvol te zijn moet het team kennis hebben van omgevingsmanagement. Zij moeten ook in staat zijn om met de relevante software en systemen te werken. De aanbestedingsspecialist moet creatief zijn om nieuwe en innovatieve manieren te ontwikkelen om de milieueffecten van de organisatie te verminderen. Dit omvat de ontwikkeling van nieuwe producten, processen en diensten. Hij moet ook in staat zijn om mogelijkheden voor verbetering te identificeren en aanbevelingen te doen aan het management.

Communicatie

De tenderspecialist moet effectief kunnen communiceren met alle belanghebbenden. Hieronder vallen de opdrachtgever, het verkoop- en marketingteam, het eigen team en natuurlijk het financiële team. De specialist moet in staat zijn iedereen op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen en ervoor zorgen dat iedereen naar het gemeenschappelijke doel toewerkt. Goede communicatie is essentieel voor een succesvol aanbestedingsproces.

Creativiteit

De aanbestedingsspecialist dient ook in staat te zijn om buiten de gebaande paden te gaan om nieuwe en innovatieve oplossingen te bedenken. Denk hierbij aan de ontwikkeling van nieuwe producten, processen en diensten. De specialist moet in staat zijn om verbetermogelijkheden te identificeren en aanbevelingen te doen aan het management. Het goed kunnen analyseren van het huidige proces en hierin te begeleiden naar verbetering, is een van de instructies die een tenderspecialist vaak meekrijgt.