Begrippenlijst

Wat is een tender?

Wat is een tender?
Voor een locatie van een hogeschool wordt een tender uitgeschreven voor de invulling van restauratieve voorzieningen. Een provincie schijft een tender uit voor de ontwikkeling van een online platform om mensen te informeren over de bereikbaarheid in de regio. Een gemeente heeft de opdracht voor de herstructurering van het stationsgebied, maar heeft zorgen over de bereikbaarheid van de ondernemers en het openbaar vervoer. Dit zijn allemaal tenders, maar wat ís nu een tender?

Definitie van een tender:
“Een tender, oftewel een aanbesteding, is een procedure waarbij een opdrachtgever aan bedrijven vraagt om een bepaalde dienst of product uit te voeren. Bedrijven schrijven zich met een offerte in op het werk of dienst. De opdrachtgever weegt vervolgens op basis van prijs en kwaliteit af welke inschrijver de opdracht wordt gegund.”

Verschil tussen tender en aanbesteding

Een aanbesteding is een opdracht van een overheidsinstelling volgens voorgeschreven wettelijke procedures. Tender is het Engelse woord voor een aanbesteding. Tender wordt vaker gebruikt bij een opdracht van een commerciële organisatie.

Waarom een tender?

Als een organisatie behoefte heeft aan bepaald product of dienstverlening kunnen zij dit inkopen. Een tender uitschrijven is een manier om professionele opdrachten in de markt te zetten. Een tender stimuleert de concurrentie tussen de inschrijvers, geeft de partijen een gelijke kans de opdracht te verkrijgen en zorgt dat vraag en aanbod beter zijn afgestemd.

Regels rond uitschrijven tender

In het geval de waarde van een opdracht evenveel of meer is dan de Europese drempelwaarden, is de opdrachtgever verplicht Europees aan te besteden. Is de waarde van de opdracht minder dan de Europese drempelwaarden, dan zijn Europese procedures niet verplicht. Men kan in dit geval met nationale procedures aanbesteden, beschreven in de Aanbestedingswet. Commerciële organisaties zijn niet verplicht deze richtlijnen te volgen.

Waar bestaat een inschrijving uit?

Naast de benodigde juridische, financiële en contractuele documenten is het belangrijkste document een plan van aanpak. Hierin schrijft een bedrijf hoe ze invulling gaan geven aan wat de opdrachtgever heeft gevraagd. Dat wordt meestal gedaan door een planschrijver, ook wel tenderschrijver of EMVI-schrijver genoemd.

Wat is een tenderschrijver?

Een tenderschrijver is iemand die namens de inschrijvende partij het eerdergenoemde plan van aanpak schrijft. Dit kan iemand van het inschrijvende bedrijf zelf zijn, of iemand van buitenaf zoals wij.

Wat doet een tenderschrijver?

Een tenderschrijver of planschrijver schrijft namens de inschrijvende partij het plan van aanpak. Afhankelijk van de opdracht mag dit plan uit een aantal A4 bestaan en moet hij of zij verschillende vragen (gunningscriteria) verwerken en beantwoorden in het plan. Het is aan de planschrijver om hier een logisch, SMART en tegelijkertijd toch lekker lezend en coherent verhaal van te maken wat goed de vraag van de aanbestedende partij beantwoordt. Het schrijven van plannen van aanpak is dan ook een vak apart.

Hoe weet een tenderschrijver wat er allemaal in het plan van aanpak moet staan?

Les 1: de aanbestedingsleidraad is heilig. Onze planschrijvers lezen eerst altijd uitvoerig de leidraad, omdat daarin staat wat de opdracht inhoudt en waar het aan moet voldoen. Aan de hand hiervan bouwt de schrijver een ‘raamwerk’ of ‘skelet’ van de planstructuur op waarin hij of zij zorgdraagt dat alle vragen en criteria uit de leidraad worden beantwoord. Vervolgens kan de schrijver het plan dan vullen met relevante informatie per hoofdstuk. Onze planschrijvers houden diverse inputsessies met onze klanten om hun aanpak en bedrijfsvoering door te lichten en het aanbod van onze klant zo goed mogelijk toe te schrijven naar de openstaande vraag van de aanbestedende partij. Bij bedrijven met een eigen tenderafdeling kan de planschrijver natuurlijk helemaal snel input ophalen bij de verschillende interne afdelingen. Na het schrijven van het plan van aanpak en het verzamelen van alle benodigde documentatie voor de indiening, maakt de inschrijver de inschrijving compleet. Vervolgens wordt het plan beoordeeld door de opdrachtgever.

Hoe wordt beoordeeld?

De opdrachtgever is verplicht aan te geven op welke wijze de beste inschrijving wordt bepaald. De overkoepelende term voor de gunningscriteria is de Economisch Meest Voordelig Inschrijving (EMVI). De aanbestedende dienst kan kiezen uit de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV), de kosteneffectiviteit of de laagste prijs. De opdrachtgever geeft elke inschrijving per onderdeel een score. De inschrijver met de beste score wint. In het bestek staat welke andere eisen de opdrachtgever stelt aan de tender, zoals financiële geschiktheid of technische bekwaamheid.

Ook winnen?

Wil je jouw EMVI-plan of bidbook nóg beter maken? Uiteraard helpen wij je graag.