Begrippenlijst

Wat is een omgevingsmanager?

Een omgevingsmanager is iemand die in een project ondersteunt om de belangen van de omgeving te dienen. Dit doet hij zodat het project soepeler verloopt.

Je hebt verschillende taken die een omgevingsmanager uitvoert. Deze taken worden vaak onderverdeeld in bouwcommunicatie en conditionering.

Je hebt ook verschillende fasen waarin je omgevingsmanagement kan toepassen De verschillende projectfasen waarin een omgevingsmanager werkzaam kan zijn:

  • Voorfase
  • Tenderfase
  • Uitvoeringsfase

We leggen je uit wat een omgevingsmanager doet en in welke fase hij wat doet.

 

Taak 1 van een omgevingsmanager: Bouwcommunicatie

De hoofdtaak van een omgevingsmanager is communiceren. Communiceren met de omgeving, ook wel de stakeholders genoemd. Maar ook communiceren intern binnen het projectteam is belangrijk. Doelstelling is dat alle neuzen binnen het project dezelfde kant opstaan, zodat een project niet te veel hobbels kent.

Een omgevingsmanager vangt de communicatie af en zorgt zo dat iedereen binnen een project doet waar hij goed in is. Vroeger namen vaak projectleiders of uitvoerders de communicatietaken binnen een project op zich. Probleem is dan dat verschillende belangen door elkaar kunnen gaan lopen. Een omgevingsmanager bewaakt de belangen van het project op langere termijn en zorgt zo voor continuïteit.

Wat een omgevingsmanager zoal doet:

  • Locatiebezoek
  • Stakeholders in kaart brengen
  • In contact treden met stakeholders
  • Stakeholders analyseren
  • Een BLVC-plan maken
  • Het BLVC-plan uitvoeren
  • Bijhouden van een omgevingsapp
  • Omgevings- en projectrisico’s identificeren
  • Omgevingrisico’s beheersen
  • Intern afstemmen
  • Extern afstemmen

 

Taak 2 van een omgevingsmanager: Conditionering

De meeste omgevingsmanagers in projecten houden zich enkel bezig met bouwcommunicatie. Er zijn ook omgevingsmanagers die zich bezighouden met het coördineren van de niet technische zaken binnen een project. Dit wordt conditionering genoemd.

Onder conditionering vallen onder andere de volgende taken:

  • Vergunningenmanagement
  • Coördinatie archeologie
  • Coördinatie niet gesprongen explosieven (NGE)
  • Coördinatie flora en fauna
  • Coördinatie bodem

Een omgevingsmanager hoeft niet van alles tot in detail op de hoogte te zijn. De taak van de omgevingsmanager bij conditionering is om risico’s te signaleren en zorgen dat de risico’s niet optreden.

Voor de onderdelen archeologie, NGE, flora en fauna, bodem zet hij specialisten in. Vaak een extern onderzoeksbureau dat een adviesrapport schrijft. Als je als omgevingsmanager de adviezen uit deze rapporten goed opvolgt heb je al een groot gedeelte van je risico’s beheerst.

Een uitzondering hierop is het vergunningenmanagement. Dit wordt vaak uitgevoerd door een vergunningenadviseur binnen het project. Zijn taak is het tijdig aanvragen van vergunningen en zorgen dat deze goed zijn ingediend. Dit is moeilijker dan het lijkt omdat er vaak verschillende onderzoeksrapporten en tekeningen moeten worden geproduceerd voordat een vergunning kan worden aangevraagd. Sturen op doorlooptijden, zowel extern als intern, en zorgen dat de projectplanning wordt gehaald zijn belangrijke aspecten. De omgevingsmanager stuurt op hoofdlijnen de vergunningenadviseur aan en controleert de volgende zaken:

  • Worden de individuele doorlooptijden van de vergunningen gehaald?
  • Wordt de projectplanning gehaald?
  • Zijn de vergunningsvoorschriften goed overgedragen en geborgd in het projectteam?

 

De voorfase van een infra- of bouwproject

Voorafgaand aan een project moet er veel worden uitgezocht en worden voorbereid. Er is een initiatiefplan, maar belangen van stakeholders en hoe het plan daar mee te verenigen zijn nog niet helder. Als een omgevingsmanager voor dit traject wordt ingezet, dan noemen we dit ‘strategisch omgevingsmanagement’. Naast veel afstemmen met de omgeving is met name afstemmen met de initiatiefnemer, vaak een overheidsinstantie, belangrijk.

Volgens de nieuwe Omgevingswet moeten publieke instellingen een omgevingsvisie opstellen. De belangen van alle stakeholders zijn hierin meegenomen. Dit noemen we burgerparticipatie.

Ter voorbereiding op de tenderfase maakt de omgevingsmanager een BLVC-plan. Dit staat voor bereikbaarheid, leefbaarheid, veiligheid en communicatie. Dit plan maakt vaak onderdeel uit van de aanbestedingsstukken, zodat een inschrijvende partij op een tender weet wat het kader is waarbinnen men kan handelen.

 

De tenderfase van een infra- of bouwproject

Als de aanbestedingsstukken zijn gepubliceerd dan heeft een inschrijvende partij vaak enkele weken tot soms wel een jaar -afhankelijk van de grootte van het project- om zijn projectaanbieding te maken. In het EMVI-plan legt de aannemer uit hoe hij met omgevingsmanagement omgaat.

De omgevingsmanager van de aannemer zoekt in deze fase uit wie de stakeholders zijn en wat hun belangen zijn. Ook kijkt hij naar mogelijke overlast van het project en zoekt hij naar maatregelen die ervoor zorgen dat er zo min mogelijk overlast van het project komt.

In een goed EMVI-plan staat een kaart met daarop de stakeholders, hinderbronnen en hoe wij daar als aannemer mee omgaan. Het schrijven van het hoofdstuk over omgevingsmanagement gebeurt vaak door een planschrijver. De omgevingsmanager geeft input met memo’s.

 

De uitvoeringsfase van een infra- of bouwproject

Na gunning van een tender start de aannemer met zijn project. De omgevingsmanager gebruikt dan het BLVC-plan als leidraad en updatet deze. Hij zorgt dat alle benodigde (vervolg)onderzoeken zijn uitgezet en op tijd af zijn. Hij stuurt op het op tijd verkrijgen van de benodigde vergunningen en zorgt dat de omgeving minimaal last ervaart van het project.

Na gunning van een tender heeft een omgevingsmanager het dus gelijk druk. De drukte houdt aan binnen de eerste weken tot maanden na ‘de eerste schop in de grond’. Daarna is de omgevingsmanager nodig om lopende zaken af te handelen en bij te sturen. Meestal neemt dan de intensiteit af.

 

Een omgevingsmanager inhuren?

Wij bieden in elke fase van een project omgevingsmanagers aan. Wij zijn procesmatig sterk en onderscheiden ons met frisse ideeën. Wij hebben vijf omgevingsmanagers in dienst. Elianne, Anna, Frédérique, Antonio en Arjan helpen je graag.

Interesse in de inhuur van een omgevingsmanager? Of wil je door ons een BLVC-plan laten opstellen of dat we meedenken over jouw tender of participatietraject?

Neem contact op via onderstaand contactformulier en vraag naar onze uitgebreide omgevingsmanagementbrochure.

 

Een omgevingsapp inzetten?

Onze zusterorganisatie Omniom heeft een omgevingsapp ontwikkeld waarbij je het contact met jouw stakeholders laagdrempelig maakt. De Omniom omgevingsapp werkt makkelijk, zowel voor stakeholders als voor de beheerder van de app en is innovatief omdat er ieder kwartaal nieuwe functionaliteiten worden doorgevoerd.

Als je echt contact met je omgeving wilt houden en zo de tevredenheid van je stakeholders en daarmee je opdrachtgever wilt verhogen, denk dan aan de Omniom Omgevingsapp. Via deze link kom je op een site met meer informatie.