| Stel je voor… Je hebt een fijn huis met een parkeerplek voor de deur. Je zoontje speelt graag met de buurkinderen op de straat voor jullie huis. Dat kan prima, want het is er lekker rustig. Maar op een dag doe je de gordijnen open en zie je ineens allemaal werklui in de straat staan. Huh, hier wist je niks van! De volgende ochtend worden jullie om 7 uur het bed uit getrild door straatwerkzaamheden. Hè vervelend, je wilde vandaag net een dagje thuiswerken, maar met deze overlast kun je je niet concentreren. Bovendien wil je zoontje graag voetballen op straat, maar dat is niet meer zo veilig. Later belt er iemand aan met de vraag of je de auto nu meteen even twee straten verderop kan zetten. Nou, lekker dan! |
Bouw- en infraprojecten hebben impact op de omgeving. Het project kan er, zoals in bovenstaand scenario, zelfs voor zorgen dat je de dagelijkse routine van stakeholders hindert. Dat leidt vaak tot frustraties. Gelukkig heb je als aannemer grotendeels zelf in de hand hoeveel overlast de omgeving daadwerkelijk ervaart. Hét sleutelwoord hierbij? Communicatie.
Meer communicatie is minder hinder
Het hierboven beschreven scenario had heel anders kunnen lopen als de bewoner op de hoogte van het project was geweest. Denk maar eens na: je weet wanneer je geluidsoverlast kan verwachten en kan hierop anticiperen, je verplaatst je auto op een moment dat jou uitkomt (en je weet precies waarnaartoe) en je weet wat je tegen je zoontje moet zeggen als hij vraagt wat er buiten allemaal gebeurt. En ook belangrijk: je weet waarom de aannemer bezig is én wanneer ze weer weg zijn. Deze informatie voorkomt een hoop onduidelijkheid en de daarbij horende frustraties. De bewoner snapt nu wat er gebeurt.
Omgevingsmanagement is essentieel
Communicatie is dus een must, maar soms lastiger dan je denkt. Als aannemer lijken sommige dingen vanzelfsprekend, die voor de stakeholders totaal verrassend zijn. Daarom moeten stakeholders doorlopend op de hoogte zijn van wat er nu gebeurt, wat er straks gaat gebeuren en wat dat voor hen betekent. Deze communicatieprocessen vallen onder omgevingsmanagement, een integraal onderdeel van bouw- en infraprojecten. De hoofddoelstellingen van omgevingsmanagement vallen uiteen in drie onderdelen:
- Draagvlak creëren. Draagvlak betekent dat er ondersteuning en goedkeuring voor een project is. Oftewel, de stakeholders begrijpen dat het project plaatsvindt en zijn het eens met de wijze waarop dit gebeurt.
- Een blije opdrachtgever. Met goed omgevingsmanagement draag je bij aan blije stakeholders én dus aan een blije opdrachtgever. Dit resulteert in lovende evaluaties, goede gesprekken en positieve mediaberichten.
- Tevreden omgeving. De bewoner uit het bovenstaande scenario wil zich gehoord en gezien voelen. Op die manier wordt de hinderbeleving minder en groeit de tevredenheid. Tevreden stakeholders kijken straks met een goed gevoel terug op het project.
Een omgevingsapp als tool om deze doelen te behalen
Uit bovenstaande doelstellingen kan je een duidelijke conclusie trekken: tijdens het project moet je de omgeving betrekken. Dat gaat verder dan de traditionele manier van een bewonersbrief door de brievenbus of een projectpagina op een website. Dit zijn namelijk eenzijdige manieren van communicatie, waarbij je als aannemer alleen informatie zendt. Om stakeholders te betrekken, moet communicatie wederzijds (kunnen) zijn. Interactie is belangrijk om het ‘zich gehoord voelen’ te bereiken.
Een omgevingsapp is een tool om deze wederzijdse projectcommunicatie te faciliteren op een gemakkelijke, laagdrempelige manier. De meeste omgevingsapps kunnen heel veel, zoals:
- Berichten plaatsen op een tijdlijn, zodat je jouw stakeholders op de hoogte kan houden over hoe jullie project verloopt.
- Foto’s toevoegen, zodat jouw stakeholders zien hoe het project vordert.
- Pushberichten sturen bij belangrijke mededelingen (bijvoorbeeld als mensen hun auto moeten verplaatsen), zodat jouw stakeholders ook zonder de app te hoeven openen op de hoogte zijn van op dat moment belangrijke informatie.
- Planning toevoegen, zodat jouw stakeholders weten hoelang een project nog duurt.
- Stakeholders kunnen vanuit de app direct bellen met de omgevingsmanager of uitvoerder.
Deze voordelen heeft een omgevingsapp
Zoals we al beschreven, draagt de inzet van een omgevingsapp bij aan de drie doelstellingen van omgevingsmanagement. En hoe meer interactieve onderdelen de app heeft, hoe beter je als aannemer weet wat er speelt bij stakeholders en gerichter je met hen kan communiceren. Naast het behalen van de drie doelen, heeft de inzet van een omgevingsapp de volgende voordelen:
- Rust in de uitvoering. Als je in de voorbereiding al de belangen van stakeholders hebt geïnventariseerd, kan je hier gericht over communiceren in de app. Zo kan je inspelen op parkeerproblematiek of veiligheidssituaties rondom een school door hier via de app tijdig en helder over te communiceren. Tijdens de uitvoering hoeft het projectteam zich nog maar beperkt bezig te houden met ad hoc problemen vanuit de omgeving. Zo geeft de omgevingsapp rust.
- Efficiënter en effectiever werken. Dankzij de rust die de omgevingsapp creëert, houdt het projectteam oog op andere zaken. Denk aan het behalen van de planning en het borgen van kwaliteit. Hierdoor werkt het team efficiënter en effectiever, zonder weerstand vanuit de buurt of continue vragen op straat. Zo bespaar je geld.
- Professionele uitstraling. De omgevingsapp is een digitaal visitekaartje van jouw bedrijf voor stakeholders. Het is dus belangrijk dat de app een positieve indruk achterlaat. Laat je een eigen bedrijfsapp bouwen? Dan bereik je dat effect maximaal.
De Omniom Omgevingsapp
Onze zusterorganisatie Omniom (voor én door omgevingsmanagers) heeft als missie ‘iedere stakeholder vrolijk’. Dit doet zij met een kennisplatform, maar ook met een eigen Omniom App. Stakeholders downloaden deze app gratis via de AppStore of Play Store. Vanaf dat moment hebben ze alle projectinformatie binnen handbereik. De Omniom App faciliteert op een gebruiksvriendelijke manier interactie tussen de omgevingsmanager en stakeholder. Boven op de eerdergenoemde functies van een omgevingsapp, kun je met Omniom rekenen op:
- Op dit dashboard maak je met 21 parameters allerlei zaken meetbaar en zichtbaar voor het projectteam en de opdrachtgever. Denk hierbij aan het aantal volgers, berichtweergaven en chatgesprekken.
- Via een geïntegreerde chatfunctie nemen stakeholders direct contact op met de beheerder van de app, zoals de omgevingsmanager of uitvoerder.
- Werk je in een gebied waar niet iedereen Nederlands spreekt? Dan is het mogelijk om berichten (ook) in een andere taal aan te bieden.
Kan House of Tenders jou helpen met omgevingsmanagement?
House of Tenders werkt samen met Omniom om Nederland nóg omgevingsvriendelijker te maken. We hebben een enthousiast team van vier omgevingsmanagers die zowel in de tender als in de uitvoering helpen om de omgeving tevreden te houden. Dat doen we uiteraard met de Omniom App, maar we helpen ook met onder andere stakeholdersanalyses, vergunningenmanagement, burgerparticipatie en het schrijven en uitvoeren van BLVC-plannen. Kunnen wij je helpen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
