Begrippenlijst

Wat is een aanbestedingsleidraad?

Misschien heb je ooit eens van deze term gehoord en is het je inmiddels ontschoten. Of je bent nieuw in de wereld van aanbestedingen en hoort dit woord voor het eerst. In beide gevallen geen probleem; we leggen het je graag uit! We vertellen hieronder stapsgewijs wat een leidraad is, hoe belangrijk een leidraad is tijdens een aanbesteding, hoe je hem moet lezen, waar je extra op moet letten en wat je moet doen als je denkt dat er geen snars van de leidraad klopt.

Oké, steek van wal!

Rustig aan, we beginnen bij het begin. Waarschijnlijk ben je op onze website beland omdat je voor het eerst overweegt om mee te dingen naar een aanbesteding. In dat geval is het goed eerst eens rustig te pootjebaden in de wondere en vluchtige wereld van aanbestedingen. We beginnen daarom bij het begin: de verstrekte documenten die bij de opdracht zitten. Als het goed is heb je tenminste een aanbestedingsleidraad en een bestek over de opdracht in je bezit.

Klopt! Waar begin ik mee?

Waarschijnlijk weet je door de beschrijving op TenderNed of Negometrix al het een en ander over de opdracht, maar een aanbestedingsleidraad (of kortgezegd leidraad) is een meer gedetailleerde uitwerking van de opdracht. Het is het belangrijkste handvat dat je hebt tijdens het schrijven van je plan. Je begint daarom ook met het aandachtig lezen van de leidraad. Leg het bestek voor nu nog maar even weg, daar komen we straks op terug.

Waar let ik op bij het lezen van een aanbestedingsleidraad?

Lees de leidraad eerst eens integraal door. Markeer tijdens het lezen de belangrijke zaken. Zo haal je belangrijke data en deadlines eruit, zoals de indieningsdatum en wanneer de Nota van Inlichtingen komt. Ook lees je belangrijke informatie over de opdrachtgever zelf en waarom deze aanbesteding in de markt is gezet (de aanleiding). Daarna ga je je focussen op de volgende zaken:

  • De opdrachtomschrijving
  • De doelstellingen van de opdrachtgever
  • De gunningscriteria
  • De beoordelingskaders
  • De eisen die de opdrachtgever stelt aan de inschrijvende partij
  • Of er een selectieprocedure aan voorafgaat
  • Of er referentieprojecten worden gevraagd

Welke eisen kunnen er worden gesteld?

Het is goed om na te gaan of er specifieke eisen aan de opdrachtnemer worden gesteld. Vaak kan je dan denken aan bepaalde certificaten of kwaliteitssystemen die je dient te bezitten om voor de opdrachtgever te mogen werken. Lees dit onderdeel goed door, want het zou zonde zijn om tijd en moeite in een plan te steken als je bedrijf niet over de gewenste vereisten beschikt. Ditzelfde geldt voor referentieprojecten.

Referentieprojecten?

Jazeker! Soms wil de opdrachtgever als extra zekerheid zien dat je aantoonbare ervaring hebt met soortgelijke projecten. In sommige gevallen worden er zelfs meerdere referentieprojecten gevraagd om deel te mogen nemen. Vaak mogen de soortgelijke projecten niet langer dan zoveel jaar geleden zijn. Bovendien moet je deze projecten succesvol en naar (bewezen) tevredenheid van de opdrachtgever hebben uitgevoerd. Ook hierbij geldt dat je goed in de leidraad moet kijken of hierom wordt gevraagd, want als je geen of te weinig referentieprojecten indient, word je uitgesloten.

Wat zijn gunningscriteria?

Gunningscriteria zijn de aspecten die de opdrachtgever belangrijk vindt binnen de opdracht. Hier wordt het plan van aanpak straks op beoordeeld. Als je bijvoorbeeld midden in het centrum van de stad een kerk gaat renoveren, zal de opdrachtgever willen weten hoe je ervoor gaat zorgen dat dit veilig gebeurt en hoe je de overlast voor de omgeving tot een minimum beperkt. De gunningscriteria zouden dan veiligheid en overlastbeperking zijn. Als jij in je plan van aanpak goed laat zien hoe je deze aspecten beheerst, kan de opdrachtgever per criterium fictieve kortingen toekennen, waarmee je inschrijfsom fictief wordt verlaagd.

 Fictieve kortingen?

Dit klinkt inderdaad gek. Met de eerdergenoemde gunningscriteria kan je kortingen scoren op je eigen inschrijfsom, waardoor je op papier goedkoper wordt. We leggen het uit aan de hand van een voorbeeld.

Stel, je hebt berekend dat je de opdracht voor €1.500.000,- wil uitvoeren. Er zijn drie gunningscriteria en met elk van deze criteria valt een maximale korting te halen van €100.000,-. Je schrijft vervolgens een plan van aanpak waarbij je perfect uitlegt hoe je de opdracht gaat uitvoeren en waarbij je inzicht toont in hoe je omgaat met deze gunningscriteria. De opdrachtgever vindt dat je aanpak zeer veel meerwaarde heeft en kent jouw bedrijf de maximale waarde per criterium toe. Onderaan de streep op papier wordt jouw inschrijfsom dan niet €1.500.000,-, maar €1.200.000,-. Begrijp het niet verkeerd; je krijgt nog steeds anderhalf miljoen voor je werkzaamheden. Maar met jouw goede plan heb je aangetoond dat je de beste kwaliteit levert, waardoor je op papier €300.000,- goedkoper bent geworden. Dat betekent dat jij de economisch meest voordelige inschrijving hebt ingediend (EMVI) of de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt (BPKV).

Het doel van de fictieve kortingen is om de onderlinge concurrentie tussen alle potentiële opdrachtnemers te bevorderen. Door EMVI of BPKV moeten ze hun best te laten doen om tegemoet te komen aan deze gunningscriteria. Hierdoor kan de opdrachtgever niet alleen beoordelen op de laagste prijs, maar ook op de beste kwaliteit. Het kan dus zijn dat je als bedrijf met je inschrijfsom initieel duurder bent dan je concurrenten, maar omdat je maximaal hebt gescoord met je plan van aanpak als goedkoopste eindigt en alsnog de winst binnensleept. Onderschat daarom de meerwaarde van een goed plan van aanpak niet!

 Wat doe ik met het bestek?

Het bestek is meestal een omvangrijk document waarin op microniveau alle eisen staan beschreven waaraan de opdracht moet voldoen. Het is dus een omschrijving van het project en alle bijbehorende werkzaamheden. Denk dan bijvoorbeeld aan materialen, afmetingen en uitvoeringsvoorwaarden. Je hebt het meestal niet direct nodig voor het schrijven van een plan van aanpak, maar je moet wel voldoen aan de bestekseisen. We adviseren daarom om het bestek altijd even globaal door te nemen om te kijken of er bijzonderheden in staan die van belang zijn voor het plan van aanpak.

Volgens mij klopt er iets niet in de leidraad. Wat nu?

Daar is de Nota van Inlichtingen voor uitgevonden! Je kan hier al jouw vragen over de opdracht en onduidelijkheden in de leidraad stellen. Wees zo uitvoerig mogelijk in je vraagstellingen; je contactmomenten met de opdrachtgever zijn meestal beperkt tot 1 of 2 nota’s, dus je wil niet naderhand nog met onduidelijkheden zitten, met het risico dat je vastloopt. Lees ons artikel over de Nota van Inlichtingen hier.

Zo te horen kan ik wel wat hulp gebruiken bij het schrijven van een plan van aanpak.

Leuk! Wij helpen je graag. Ga naar onze contactpagina en neem vrijblijvend contact met ons op.

Nieuwsbrief

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? Krijg maandelijks updates over onze projecten en ons team.

Please wait...

Bedankt voor uw aanmelding