Best Value Procurement is een inkoopmethode waarbij natuurlijke processen, gezond verstand en eenvoud centraal staan. Het wordt ook wel prestatie-inkoop genoemd. Best Value Procurement is een methodiek waarbij zoveel mogelijk goederen of diensten worden verworven tegen de laagst mogelijke prijs. Dit kan gebeuren door rechtstreeks te onderhandelen met leveranciers.
Factoren
Een inkoopmethodiek waarbij het grootst mogelijke resultaat wordt behaald hangt af van de onderneming en de producten of aanbestedende diensten die worden ingekocht. Soms is het bijvoorbeeld voordeliger om kleinere hoeveelheden van meerdere leveranciers te kopen. Dit kan goedkoper zijn en meer variatie bieden dan een grote aankoop bij één leverancier.
Bij het zoeken naar de beste prijs-kwaliteitverhouding is het belangrijk met al dit soort factoren rekening te houden. Het omvat ook de totale eigendomskosten, de leveringstermijn, de kwaliteit en de garanties. Het doel is het beste product of de beste dienst tegen de beste prijs te verkrijgen.
Geldbesparing
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van Best Value Procurement. Een van de belangrijkste voordelen is dat het geld kan besparen. Dit komt doordat Best Value Procurement inkopende bedrijven aanmoedigt rond te kijken en prijzen te vergelijken. Het stimuleert ook om de best presterende leverancier op te zoeken. Zorg dus als bedrijf voor de economisch meest voordelige omschrijving van het vereiste product of de vereiste dienst!
Snellere levering
Een ander voordeel van prestatie inkoop is dat het bedrijven kan helpen sneller producten of diensten te verkrijgen. Wanneer een opdrachtnemer weet dat zij concurreert om een contract, zal er geprobeerd worden om sneller te leveren dan normaal zodat zij als beste aanbieder worden gezien. Dit kan een groot voordeel zijn voor bedrijven die op korte termijn producten of diensten nodig hebben.
Kwaliteit
Kwaliteit is een andere belangrijke factor bij prestatie-inkoop waarmee rekening moet worden gehouden bij het zoeken naar de beste inschrijvers. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de producten of diensten voldoen aan de normen van het bedrijf. Door bepaalde eisen en doelstellingen aan de beste leverancier te stellen houd je de kwaliteit hoog.
Indicatoren
Een van de voordelen van aanbesteden op basis van de beste waarde is dat daarbij gebruik wordt gemaakt van prestatie-indicatoren. Dit zijn meetbare waarden die kunnen worden gebruikt om verschillende leveranciers te vergelijken. Dit maakt het gemakkelijker om de beste leverancier te vinden en te bepalen of hij aan de verwachtingen van de onderneming voldoet. Zodra jij je doelstellingen geformuleerd – en de uitvoering ervan onder de knie hebt, zal de beste leverancier als vanzelf naar boven komen.
Expertise en vaardigheden
Bij het zoeken naar de beste prijs-kwaliteitverhouding voor een product of aanbestedende dienst is het belangrijk alle factoren in overweging te nemen. Daartoe behoren de totale eigendomskosten, de leveringstermijn, de kwaliteit en de garanties. Best Value Procurement (BVP) is een inkoopmethode die bedrijven aanmoedigt rond te kijken en prijzen te vergelijken. Het moedigt hen ook aan om intern te kijken naar een non discriminatiebeleid en om risico’s te minimaliseren.
Opdrachtnemende partij
De aanbestedende dienst doet er verstandig aan om een team van deskundigen met de vereiste vaardigheden aan te stellen zodat het evaluatieproces op deskundige en professionele wijze wordt uitgevoerd. Binnen dit team worden wekelijkse rapportages besproken en kan het Best Value Procurement gedachtegoed extra aandacht krijgen. Ook kan de wekelijkse rapportage door de opdrachtgever gemeten worden om te controleren of alles aan de eisen voldoet. De opdrachtgever faciliteert alleen, de opdrachtnemer neemt letterlijk de leiding.
Beoogde opdrachtnemer
De aanbestedende dienst moet ook een duidelijk idee hebben van wat zij van een leverancier verlangt. Duidelijke doelstellingen zullen de aanbestedende dienst helpen om de voorstellen nauwkeuriger te beoordelen en de opdracht aan de meest lucratieve kandidaat te gunnen. Zodra een kandidaat aan alle gunningscriteria voldoet, kan er een contract opgesteld worden tussen de opdrachtgever en de leverancier. Ook dient er een gedetailleerde planning opgesteld te worden. Mocht er uit deze fase blijken dat de prestaties toch niet aan de eisen voldoen, kan er worden gekeken naar de op één na beste inschrijving.
Filosofie
Best Value Procurement is niet alleen een aankoop methodiek maar een filosofie die op alle aspecten van het leven kan worden toegepast. Het is een manier van denken die natuurlijke eenvoud en efficiëntie aanmoedigt. Wanneer deze methodiek correct wordt toegepast kan het leiden tot betere resultaten voor alle betrokkenen. Ook wordt er een groot beroep op vertrouwen gedaan aan de opdrachtgever die geen standaardeisen formuleert en vrijwel alles overlaat aan de beoogde opdrachtnemer. Het is natuurlijk fijn dat hier gunningscriteria voor worden opgesteld maar uiteindelijk gaat het vooral om het loslaten van dit proces.
Ontwikkelaar
Door wie is de Best Value eigenlijk bedacht? Dat is professor Dean Kashiwagi, van de Performance Based Studies Research Group aan de Arizona State University. Hij is gespecialiseerd in de inkoopketen en Supply Value. Hij is van mening dat zijn theorie de meeste waarde heeft wanneer de opdrachtnemer en opdrachtgever allebei aan dezelfde principes voldoen.
De voordelen
Om dit te kunnen doen moet de contractant veel vertrouwen krijgen van de aanbestedende dienst. Best Value Procurement is een uitstekende methode die op veel verschillende manieren kan worden gebruikt. In theorie is het perfect voor zowel de opdrachtgever als de aannemer. De opdrachtgever kan zich ontspannen en hoeft zich nergens zorgen over te maken, terwijl de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de inkoopfase van zijn opdrachtgever. Het is echter, in de voorbereidingsfase, een zeer veeleisend proces dat veel vertrouwen en communicatie vereist. Zodra dit vertrouwen er eenmaal is kan het proces worden losgelaten waarna de inkoop door de opdrachtgever vervolgens logisch en natuurlijk zal gebeuren.
Wanneer is de Best Value methode nuttig?
Professor Kashiwagi: “Het is nuttig in elke situatie waar onzekerheid bestaat. Bijvoorbeeld wanneer de klant niet weet wat hij wil of wanneer de aannemer niet weet wat de klant wil.” Deze methodiek werkt dus uitstekend wanneer er onzekerheid of twijfel is in een situatie. Er worden allerlei beheersmaatregelen toegepast om het risico zo laag mogelijk te houden. De aannemer die meedoet aan een aanbesteding, kan de informatie gebruiken in de voorbereidingsfase of uitvoeringsfase. De aanbieder die daarmee omgaat kan tevens een originele aanbieding doen.
Toepassing
In dit artikel wordt uitgelegd hoe de voordeligste leverancier kan worden gevonden en worden de belangrijkste stappen beschreven die moeten worden genomen. Ook wordt ingegaan op het belang van een team van deskundigen dat over de vereiste vaardigheden beschikt om het evaluatieproces op competente en professionele wijze uit te voeren. De aanbestedende dienst moet ook een duidelijk idee hebben van wat hij verlangt van een inschrijver zodat de concretiseringsfase werkt. De opdrachtgever schrijft hiervoor een helder overzicht met eisen en benodigde zaken.
Interviews wegen meer dan tests?
De aanbestedende dienst zou contact kunnen opnemen met huidige of vroegere klanten van de leverancier om een idee te krijgen van de kwaliteit van de dienstverlening die deze aanbiedt. Het doel is een objectief beeld te krijgen van het werk van de leverancier. Dit zal helpen bij het nemen van een beslissing over aan wie de opdracht moet worden gegund. Er moet echter op gewezen worden dat gesprekken met klanten subjectief zijn en dat zowel opdrachtgever als leverancier hiermee voorzichtig om moeten gaan.
Inschrijvingen
De aanbestedende dienst moet ook de tijd nemen om de voorstellen zorgvuldig te lezen en ze objectief te beoordelen. De aanbiedingen moeten elk op hun eigen merites worden beoordeeld en niet met elkaar worden vergeleken. Deze fase van het proces is zeer belangrijk om de beste beslissing te kunnen nemen en kan worden toegepast als er veel inschrijvingen zijn of als de aanbieders allemaal voldoen aan de eisen van de gunning. Zo kan de aanbestedende dienst alle dominante informatie succesvol toepassen maar het zal in deze situatie dan vaak ook een kwestie van gunning zijn.
Meervoudig onderhandse procedure (MOP) tegenover Best Value Procurement (BVP)
De Best Value Procurement aanpak is geen aanbestedingsprocedure, zoals de bovengenoemde procedure. Het is een manier van werken en denken; professor Kashiwagi noemt het zelfs een manier van leven. De MOP is een methodiek waarbij de aanbestedende dienst op basis van criteria meerdere inschrijvers uitnodigt om een offerte op te stellen. Bij de Best Value aanpak wordt dus iedere inschrijvende partij losgelaten, behalve de partij met de economisch meest voordelige inschrijving.
Toekomstgericht
Wanneer de prestaties van de inschrijver hoog blijven en het dus de aanbesteding waard is geweest, is deze fase naar tevredenheid verlopen. Hierna kan het zijn dat er wordt gekeken naar een permanente samenwerking. De aanbestedende dienst kan dan een raamovereenkomst met de leverancier sluiten. Dit is een toekomstgericht document dat continuïteit biedt en een langetermijnplanning mogelijk maakt waarbij de prestatie inkoop en de prestatie indicatoren stabiel blijven.
Tot slot
Als het erom gaat de beste waarde te vinden bij een aanbesteding, bestaat er geen pasklaar antwoord. De sleutel tot succes ligt in het nemen van de tijd om te begrijpen waarom de Best Value Procurement (BVP) methode werkt en waarom de implementatie van deze aanpak de vragende organisatie kan helpen. Deze theorie staat voor risico’s minimaliseren, een vereenvoudiging van het inkoopproces en een goede planning. Overweeg eens om je meer te verdiepen in deze theorie aangezien het aanzienlijke voordelen, besparingen en procesversnelling oplevert.
