Wat doet een EMVI-schrijver?

‘Een watte? Een EMVI-schrijver? Wat moet ik me daarbij voorstellen?’ Deze vragen klinken onze EMVI-schrijvers maar wat bekend in de oren. Elk verjaardagsfeestje is het weer raak: het vragenvuur. Want ja, EMVI-schrijven is nou eenmaal een vage term. Dat we iets met schrijven doen, is vaak wel duidelijk. Maar bij het woord ‘EMVI’ kijken mensen soms of ze water zien branden. Dat is geen probleem: de meeste van onze schrijvers wisten toen ze hier solliciteerden zelf ook nog niet precies wat EMVI-schrijven is. Gelukkig hebben zij inmiddels tijdens elk willekeurig feestje een uitleg klaar. Deze uitleg geven we jou ook graag.

Even kort: wat is een aanbesteding en wat is EMVI?

Een EMVI-schrijver (ook wel planschrijver genoemd) bevindt zich in de tenderwereld. Een tender (of: aanbesteding) is een methode waarmee een opdrachtgever een project op de markt zet waarop bedrijven zich kunnen inschrijven. Uit deze inschrijvingen kiest de opdrachtgever vervolgens de beste partij voor het werk. In Nederland wordt bijna alles aanbesteed – van een herinrichting van de winkelstraat tot de catering in een schoolkantine. Bij een aanbesteding vraagt de opdrachtgever vaak om in te schrijven met een prijs- én kwaliteitsdeel. Hiermee kan de aanbestedende dienst bepalen welke partij de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) heeft ingediend.

Als je hier meer over wil weten, dan lees je hier wat een aanbesteding is en hier meer uitleg over EMVI.

De kern: winnen als doel, plan als middel

De EMVI-schrijver houdt zich bezig met het kwaliteitsdeel van de inschrijving. Daarvoor vraagt de aanbestedende dienst vaak een plan van aanpak. Je raadt het misschien al: de EMVI-schrijver schrijft dit plan. Dit is geen vrije invulling: de aanbestedende dienst geeft in een leidraad al aan wat de gunningcriteria zijn. Deze criteria vormen de structuur van het plan. Is een van de criteria bijvoorbeeld ‘Duurzaamheid’? Dan wordt dat een hoofdstuk in het plan.

De aanbestedende dienst beoordeelt het plan van aanpak op de kwalitatieve meerwaarde, vaak per gunningscriterium. Het doel van de EMVI-schrijver is daarom om het beste plan te schrijven. Als je namelijk het beste plan hebt – in combinatie met een goede prijs (die de EMVI-schrijver overigens niet bepaalt) – win je de aanbesteding. Winnen is dus het doel. Het plan is het middel.

Taken van een EMVI-schrijver

Als je bovenstaande leest, denk je misschien dat een EMVI-schrijver de hele dag alleen maar plannen schrijft. Bijna goed. Een plan is een eindproduct, waar een heel proces aan voorafgaat. Globaal gezien bestaat dit proces uit 7 stappen:

• Als een opdrachtgever een aanbesteding publiceert, bestaat deze publicatie uit verschillende contractstukken. Denk bijvoorbeeld aan een leidraad, een bestek en een Programma van Eisen. De planschrijver leest deze stukken om onder andere de aanleiding en scope van de aanbesteding duidelijk te krijgen.
• Onderzoek doen. Elk project heeft een context, een geschiedenis, een verhaal. Om het project te doorgronden, doet de EMVI-schrijver onderzoek, bijvoorbeeld door informatie uit openbare bronnen te halen. Denk hierbij aan (lokale) nieuwssites en de website van de opdrachtgever.
• Strategie vaststellen. De schrijver bepaalt (bij ons samen met een projectleider) op welke aspecten ze de tender gaan winnen. Waar zit onze meerwaarde? Hoe gaan we het plan insteken?
• Informatie inwinnen. Zoals we al eerder noemden, schrijf je het plan op basis van de door de opdrachtgever opgestelde criteria. De schrijver bedenkt de antwoorden op deze criteria niet zelf. Hiervoor wint hij of zij informatie in bij de mensen die hier veel over weten. Dit gebeurt tijdens inputsessies. De schrijver bereidt deze sessies voor door te bepalen welke informatie nodig is en hiervoor gerichte vragen te stellen.
• Plan schrijven. Nú mag de schrijver gaan schrijven. Hij of zij zet een structuur op en vult de criteria in. Het gaat hierbij niet (alleen) om een goed antwoord geven op de gestelde vragen; het moet het béste antwoord zijn. Dit bereik je met een projectspecifiek, SMART, overtuigend, onderscheidend en verrassend verhaal.
• Reviews verwerken. Om het plan nog beter te maken, gaat het meerdere malen naar een reviewer. Dit is iemand (bijvoorbeeld een andere planschrijver) die buiten het tenderteam staat en daardoor met een frisse blik naar het plan kijkt. Zo voorkom je blinde vlekken.
• Vormgeving coördineren. Bij House of Tenders laten we het plan altijd opmaken door een van onze vormgevers. De EMVI-schrijver coördineert dit proces en bespreekt met de vormgever welke visualisaties er in het plan komen. Denk aan een procesflow, organogram of infographic. Zo zorgen we dat ‘ons’ plan als eerste wordt gelezen en we een belangrijk psychologisch voordeel bereiken. 

Kenmerken van een goede EMVI-schrijver

Zoals je misschien wel uit het takenpakket opmaakt, vraagt een plan van aanpak schrijven veel meer dan alleen fantastische zinnen op papier zetten. Natuurlijk is taalvaardigheid wel een belangrijke voorwaarde (het plan moet immers lekker leesbaar zijn), maar er zijn meer competenties nodig om tot een winnend plan te komen. Daarom zetten we vijf belangrijke kenmerken op een rijtje:

• Aan het begin van dit artikel stond het al: winnen is het doel. Dat vraagt om een resultaatgerichte aanpak. Een EMVI-schrijver moet soms verdergaan dan waar anderen zouden stoppen. Oftewel: bij tegenslagen geven we niet op. Ook durven we gerichte keuzes te maken, die leiden tot een zo goed mogelijk eindresultaat.
• We noemden het hierboven al even: contractstukken. Dat is vaak een flink pak papier waar een EMVI-schrijver in een korte tijd doorheen moet. Niet alles daarvan is even belangrijk. Dat geldt ook voor de informatie die uit inputsessies komt: vaak kunnen en willen mensen heel veel vertellen over hun werk, maar niet alles is relevant voor de tender. De EMVI-schrijver moet in al deze informatie het overzicht bewaren, hoofd- en bijzaken scheiden en de juiste verbanden tussen de vraag van de opdrachtgever en de geboden meerwaarde van de opdrachtnemer leggen.
• Tenders zijn er in alle soorten en maten. Waar we een paar jaar geleden nog vooral aanbestedingen in de bouw en infra zagen, zien wij nu steeds meer andere thema’s voorbijkomen. Van printoplossingen voor scholen tot het organiseren van congressen, en van bibliotheekinterieur tot het ontwikkelen van een app. Een EMVI-schrijver moet daarom een natuurlijke drive hebben om óveral in te duiken.
• De tenderwereld is hard. EMVI-schrijvers hebben continu te maken met hoge verwachtingen, deadlines, beoordelingen en evaluaties. Het is belangrijk om hierbij altijd kritisch te zijn. Kritisch op de input (gaan we hier nou écht het plan mee winnen?), maar ook kritisch op zichzelf (wat kan ik zélf beter doen om het winnende plan te schrijven?). Bij een mindere prestatie geloven wij niet in afstraffen, maar wél in het leerproces dat je hieruit kan halen.
• Een planschrijver moet buiten kaders kunnen denken. Dat betekent af en toe een beetje eigenwijs zijn, om zo tot een onderscheidend plan te komen. Onze schrijvers ontdekken graag welke originele mogelijkheden er zijn om (binnen de criteria en eisen) te zorgen dat ‘ons’ plan de meeste indruk achterlaat. Hierover brainstormen de schrijvers onderling én samen met vormgevers.