Goede vraag! Aangezien je dit artikel leest, gaan we ervan uit dat je bezig bent met je eerste aanbesteding of wellicht overweegt om mee te dingen naar een aanbesteding. Om jou zo helder mogelijk uit te leggen wat een Nota van Inlichtingen is, beginnen we bij het begin zodat je na het lezen van dit artikel precies weet wat een nota is en waar deze voor bedoeld is.
Beginnend bij het begin; waar?
Voordat we uitleggen wat een Nota van Inlichtingen (of nota, of NvI) is, gaan we naar de beginfase van een aanbesteding. De opdrachtgever plaatst een opdracht (bijvoorbeeld op TenderNed of Negometrix) en schrijft een leidraad en bestek waarin op hoofdlijnen (leidraad) en specifieke eisen (bestek) wordt ingegaan op de opdracht. Jij als opdrachtnemer weet hierdoor, als het goed is (maar daarover later meer), waar de opdrachtgever naar op zoek is. De stukken maken duidelijk wat de hulpvraag is, wat er moet gebeuren en aan welke eisen het werk moet voldoen. Je kan op basis van deze informatie in principe een plan van aanpak schrijven om mee te dingen naar de aanbesteding.
Waarom zeg je ‘in principe’?
Soms is een leidraad en/of het bestek onduidelijk opgesteld door de opdrachtgever. Dit kan komen door dubbelzinnigheden in de tekst, verkeerd knip- en plakwerk vanuit een andere leidraad of onvolledigheden. Hierdoor zijn de stukken op verschillende manieren te interpreteren. Dit vormt een probleem, want de opdrachtnemer dient de leidraad en het bestek altijd zeer nauwkeurig te volgen.
Oké, wat doe je dan in zo’n geval?
Omdat in Nederland de meeste aanbestedingen openbaar zijn en met gelijkheidsbeginsels en eerlijke processen horen te verlopen, mag een opdrachtnemer niet direct contact leggen met de opdrachtgever om uitleg te vragen. Dit kan namelijk de schijn van belangenverstrengeling of beïnvloeding van het proces wekken, omdat je in zo’n gesprek (on)bewust de opdrachtgever kan gebruiken om een gunstige indruk van jou als opdrachtnemer achter te laten of afspraken te maken. Om dit tegen te gaan en zo transparant mogelijk te werk te gaan, is de Nota van Inlichtingen uitgevonden.
Wat is een Nota van Inlichtingen?
Een nota of NvI is niets anders dan een door de opdrachtgever beantwoorde vragenlijst over de opdracht. Deze nota is inzichtelijk voor iedereen die wil meedingen naar deze aanbesteding, zodat iedereen dezelfde informatie tot zich krijgt. In de leidraad staat meestal een datum vermeld waarop de vragen voor de nota binnen moeten zijn. Dat betekent dat je tot die aangegeven tijd hebt om vragen naar aanleiding van de leidraad, het bestek of de opdracht in het algemeen te stellen.
Waar moet je op letten bij het indienen van vragen voor de Nota van Inlichtingen?
Bij het formuleren van vragen voor de nota moet je je ten eerste realiseren: jouw vraag en het bijbehorende antwoord van de opdrachtgever zijn straks voor iedereen leesbaar. Meestal wordt de nota op het aanbestedingsplatform geplaatst en is dus inzichtelijk voor iedereen. Pas dus op met wat je vraagt, want als jou als enige iets opvalt in de leidraad, kan je er ook je voordeel mee doen. Dit blijft een lastige afweging, want je wilt tegelijkertijd zoveel mogelijk onduidelijkheid voorkomen.
Ten tweede dien je je te realiseren dat dit vaak het enige contactmoment met de opdrachtgever is. Soms heb je nog een tweede vragenronde naar aanleiding van de eerste, maar dit is lang niet altijd zo. Stel daarom, als je ervoor kiest om vragen te stellen, de vraag zo uitgebreid, duidelijk en compleet mogelijk, het liefst sturend op een open antwoord.
Ik heb slimme vragen bedacht en wil niet dat deze door mijn concurrenten worden gelezen. Kan ik ook vragen direct aan de opdrachtgever stellen zonder dat andere partijen mee kunnen lezen?
Dat kan zeker, maar hier is wel een belangrijke regel aan verbonden. Er moet sprake zijn van een commercieel belang. Vaak wordt deze mogelijkheid aangegrepen als vragen privacy- of bedrijfsgevoelige informatie bevatten. Mocht de opdrachtgever dit commerciële belang niet inzien, dan wordt de vraag niet individueel beantwoord, maar krijg je de vraag terug en heb je de mogelijkheid om deze vraag alsnog te stellen via de openbare vragen. Een andere mogelijkheid is dat ze jouw vraag wel beantwoorden, maar deze tussen de openbaar beantwoorde vragen van de nota plaatsen. Let wel, dit verschilt per opdrachtgever. Sommige opdrachtgevers hanteren hiervoor strengere regels dan andere.
Waar moet je op letten bij het lezen van de Nota van inlichtingen?
Zodra de nota gepubliceerd is, lees je deze integraal door. Natuurlijk zit je te wachten op de antwoorden op jouw vragen, maar het is ook interessant om te zien waar andere potentiële opdrachtnemers aan denken. Vaak zie je wel wat overlap in de gestelde vragen, maar als je goed kijkt zie je ook regelmatig vragen waarmee je de gedachtegang van je concurrenten kan volgen en daarmee hun insteek voor het plan kan inschatten. Je zult regelmatig zien dat de kwaliteit van de beantwoording wisselend is. Vaak, als het veel vragen zijn, worden deze door meerdere medewerkers van de opdrachtgever beantwoord; misschien zelfs over meerdere dagen. Soms stel je een open vraag en krijg je alsnog alleen maar een ‘ja’, ‘nee’, of ‘zie leidraad’ terug, wat frustrerend kan zijn omdat je zeker weet dat datgene wat je vroeg niet duidelijk is zonder nadere uitleg. Hopelijk is er nog een tweede gelegenheid tot het stellen van vragen! Nee? Dan houdt het op. Ja? Lees dan hieronder verder!
Wat doe je bij een tweede vragenronde?
Bij een tweede vragenronde heb je dus nóg een mogelijkheid om vragen te stellen. Als je, zoals in het vorige scenario geschetst, geen duidelijk antwoord op je vraag hebt gekregen, kan je de vraag wellicht anders stellen. Het kan ook zijn dat je in de tussentijd inmiddels een stuk verder bent met je plan van aanpak en er nieuwe onduidelijkheden naar boven zijn gekomen. Het liefst begin je daarom op tijd met je plan, zodat je nog vragen kan stellen.
Zijn er na de tweede nota nog mogelijkheden tot het stellen van vragen?
In principe niet. Op TenderNed en Negometrix kan je soms via de berichtenportal nog een vraag stellen, maar de opdrachtgever is niet verplicht om deze vragen te beantwoorden.
Meer weten over de wereld van aanbestedingen?
Abonneer je dan nu op onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks interessante informatie met betrekking tot aanbestedingen die we niet op onze website delen!
