In het kort
Altura is een AI-first bidmanagementplatform voor organisaties die inschrijven op aanbestedingen en RFP’s. Het platform helpt bidteams om aanbestedingsdocumenten sneller te doorgronden, eisen te structureren, werk te verdelen en sterke antwoorden op te stellen.
In plaats van te werken met losse pdf’s, spreadsheets, e-mails en verschillende AI-tools, brengt Altura het bidproces samen in één projectomgeving. AI doet het voorbereidende lees- en analysewerk; het bidteam controleert, verfijnt en neemt de beslissingen.
Hoe werkt Altura?
Een aanbesteding bevat vaak honderden pagina’s aan eisen, bijlagen, deadlines en voorwaarden. Altura zet die ongestructureerde informatie om in een werkbaar proces.
De basis is eenvoudig:
- Je maakt een project aan voor de aanbesteding.
- Je voegt de aanbestedingsdocumenten en relevante bedrijfskennis toe.
- Je voert een workflow uit voor een specifieke taak, zoals het extraheren van eisen of het uitvoeren van een compliancecheck.
- De resultaten verschijnen in een gestructureerde tabel.
- Het team controleert de uitkomsten, wijst onderdelen toe en werkt gezamenlijk verder.
- Bid Companion helpt bij vragen, het schrijven van antwoorden en het controleren van conceptteksten.
Zo ontstaat vanuit de oorspronkelijke aanbestedingsstukken één gedeelde en controleerbare werkomgeving voor de hele inschrijving.
Aanbestedingen vinden en beoordelen
Je kan Altura zo in richten dat relevante aanbestedingen worden verzameld in opportunity lijsten. Deze lijsten werken met onder meer zoekwoorden, CPV-codes en locaties. Bij iedere match is zichtbaar waarom de aanbesteding bij het zoekprofiel past.
Een relevante opportunity kan direct worden omgezet in een project, waarbij beschikbare gegevens en documenten al worden meegenomen. Vervolgens kan het team een gestructureerde qualification assessment uitvoeren. Met scores, knock-outvragen en een onderbouwde Go-, of No-go-beslissing wordt inzichtelijk waarom een organisatie wel of niet moet inschrijven.
Aanbestedingsdocumenten analyseren met workflows
De AI-workflows vormen de motor van Altura. Iedere workflow voert een duidelijk afgebakende taak uit. Denk bijvoorbeeld aan:
- eisen en verplichtingen uit aanbestedingsdocumenten halen;
- een compliance check uitvoeren;
- risico’s en tegenstrijdigheden signaleren;
- vragen voor de nota van inlichtingen voorbereiden;
- gevraagde bewijsstukken en deliverables verzamelen;
- een aanbesteding samenvatten.
Altura richt deze workflows in op de werkwijze van de organisatie. Daardoor werkt een bidteam niet met een algemene AI-chat, maar met herhaalbare procedures die aansluiten op het eigen tenderproces.
De uitkomst is altijd een eerste versie. De expertise en het oordeel van het bidteam blijven bepalend.
Van documenten naar een gedeelde tabel
De resultaten van workflows landen in tabellen. Zo’n tabel lijkt op een spreadsheet, maar is specifiek gebouwd voor bidwerk. Iedere rij kan bijvoorbeeld één eis, criterium, risico of actiepunt bevatten.
Teamleden kunnen de inhoud controleren, aanvullen en filteren. Zo kan je onderdelen toegewijzen aan de juiste collega’s of inhoudsdeskundigen. Iedereen werkt daardoor vanuit hetzelfde overzicht, met duidelijk eigenaarschap per onderwerp.
Door meerdere analyses op dezelfde tabel uit te voeren, groeit een eerste eisen-lijst uit tot een complete werkstructuur voor de inschrijving.
Controleerbare AI met bronverwijzingen
Een belangrijk verschil met algemene AI-tools is de herleidbaarheid. Bij informatie die een workflow in een tabel plaatst, legt Altura vast uit welk document en welke passage de uitkomst afkomstig is. Bij samengestelde antwoorden is ook de onderbouwing zichtbaar.
Daardoor hoeft een gebruiker een AI-antwoord niet blind te vertrouwen. Het team kan de oorspronkelijke bron openen, de context controleren en de uitkomst waar nodig aanpassen. Dat is essentieel bij aanbestedingen, waar volledigheid, nauwkeurigheid en aantoonbaarheid zwaar wegen.
Bedrijfskennis hergebruiken
In de Knowledge Library bewaart een organisatie materiaal dat bij meerdere inschrijvingen bruikbaar is, zoals:
- standaardantwoorden;
- certificaten en bewijsstukken;
- referentieprojecten;
- bedrijfsprofielen;
- methodieken en werkwijzebeschrijvingen;
- beleid en compliance-informatie.
Deze kennis kan worden gebruikt door workflows en Bid Companion. Zo hoeft een team niet bij iedere aanbesteding opnieuw naar dezelfde informatie te zoeken en kunnen bewezen formuleringen sneller worden aangepast aan de nieuwe opdracht.
Project specifieke documenten, de ingediende inschrijving en ontvangen feedback blijven bij het betreffende project. Zo blijft de volledige historie van een aanbesteding bij elkaar.
Schrijven en controleren met Bid Companion
Bid Companion is de ingebouwde AI-assistent van Altura. De assistent werkt binnen het project en kan de documenten, tabellen en geselecteerde content uit de Knowledge Library gebruiken.
Bid Companion helpt onder meer bij:
- het samenvatten en doorgronden van een aanbesteding;
- het beantwoorden van inhoudelijke vragen met bronvermelding;
- het opstellen en verbeteren van proposal teksten;
- het toetsen van conceptantwoorden aan eisen en gunningscriteria;
- het signaleren van ontbrekende informatie;
- het beantwoorden van vragen over de voortgang in projecttabellen.
De gebruiker houdt altijd de regie. Bid Companion levert een versneld en onderbouwd vertrekpunt, maar het bidteam bepaalt wat uiteindelijk wordt gebruikt en ingediend.
Grip op projecten en samenwerking
Projecten kunnen binnen Altura worden georganiseerd op verschillende manieren, bijvoorbeeld per businessunit, regio of team. Ieder project heeft een dashboard en tabel weergave, eigen fases en toegangsinstellingen.
Zo houdt een organisatie overzicht over lopende aanbestedingen, terwijl teams alleen werken met de projecten die voor hen relevant zijn. Binnen elk project staan de documenten, workflows, tabellen, kwalificatie en AI-assistent bij elkaar.
Wat levert Altura een bidteam op?
Altura helpt organisaties om:
- sneller van aanbesteding documenten naar een bruikbaar overzicht te gaan;
- minder tijd kwijt te zijn aan handmatig lezen, kopiëren en structureren;
- eisen en deadlines minder snel over het hoofd te zien;
- werkzaamheden duidelijk over het team te verdelen;
- bestaande kennis beter te benutten;
- AI-uitkomsten terug te leiden naar de oorspronkelijke bron;
- consistenter en beter onderbouwd aan inschrijvingen te werken.
Altura neemt het professionele oordeel van bidmanagers en tenderspecialisten niet over. Het platform vermindert het repetitieve werk, zodat zij meer tijd overhouden voor strategie, onderscheidend vermogen en de kwaliteit van de uiteindelijke inschrijving.
De samenwerking tussen House of Tenders en Altura
House of Tenders en Altura combineren inhoudelijke tenderexpertise met technologie voor bidmanagement. House of Tenders kent de praktijk van winnende EMVI- en BPKV-inschrijvingen; Altura vertaalt terugkerende onderdelen van dat proces naar gestructureerde, controleerbare AI-workflows.
Die combinatie helpt bidteams niet alleen om sneller te werken, maar vooral om hun proces beter te organiseren en hun inhoudelijke expertise consequent toe te passen.
Meer weten over de mogelijkheden van Altura? Bekijk altura.io of neem contact op met House of Tenders.