Ongeveer een jaar geleden spraken wij met onze samenwerkingspartner Matthijs Huiskamp: een geboren ondernemer en CEO van Altura. Altura is de eerste full-cycle bidmanagementsoftware die via kunstmatige intelligentie (AI) het bidmanagementproces automatiseert en essentiële data-inzichten biedt. Hij nam ons in vogelvlucht mee in de ontwikkelingen van de aanbestedingsmarkt, uitdagingen en kansen in bidmanagement en hoe Altura hierop inspeelt.
Ook de wereld van bidmanagement staat niet stil (verre van) en een van de belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen tijd is kunstmatige intelligentie. Daarom gingen wij een jaar later opnieuw in gesprek met Matthijs. Wij vroegen hem: hoe zet je nu en in de toekomst deze techniek in als een waardevolle bondgenoot en de kracht van kunstmatige intelligentie in bidmanagement optimaal te benutten? Uit deze blog zal blijken dat voor Matthijs de kracht van kunstmatige intelligentie in bidmanagement zit in een optimale synergie tussen de mens en machine, waarbij een open houding en efficiënte datahuishouding key zijn.
In het landschap van kunstmatige intelligentie zijn de mogelijkheden ontelbaar, maar waar begin je?
Vraag je een willekeurig bedrijf of hij kunstmatige intelligentie (AI) kent, dan bestaat er een grote kans dat hij hier bevestigend op antwoordt. Maar hoe hij dit vervolgens toepast? Dan zijn er ontelbaar veel antwoordmogelijkheden mogelijk.
Het aanbestedingenland biedt in ieder geval een enorm gunstig klimaat voor de toepassing van kunstmatige intelligentie. In het bidmanagement ligt je focus namelijk op de behoeften en voorkeuren van de aanbestedende dienst en pas je jouw product of dienst daar zo goed mogelijk op aan. Dit proces doorloop je op gestructureerde wijze en heeft daarom een groot digitaliseringspotentieel. Kunstmatige intelligentie gaat dan ook drastische veranderingen brengen in bidmanagement. Voorstellen schrijven, administratieve taakjes vervangen en data-analyse automatiseren: zomaar een greep van activiteiten waarbij AI jou kan ondersteunen
Ondanks het potentieel van kunstmatige intelligentie in bidmanagement onderkent Matthijs ook dat partijen nog zoekende zijn. Veel partijen kiezen in deze zoektocht voor snelle en kant en klare oplossingen die ondersteuning bieden in simpele opdrachten en vragen, zoals bijvoorbeeld de populaire tool ChatGPT. Dat hier ook een valkuil in schuilt, daarvan zijn veel bedrijven zich nog niet voldoende bewust.
Voer kunstmatige intelligentie met contextuele data voor de beste uitkomsten
Veel bedrijven experimenteren tegenwoordig met zogenaamde ‘One-Point-Solutions’. Dit zijn tools die je helpen met een specifieke opdracht, zoals bijvoorbeeld het beantwoorden van een vraag of het herschrijven van een tekst. One-Point-Solutions helpen je efficiënter te werken, tijd te besparen en complexe onderwerpen te begrijpen, maar volgens Matthijs kleeft hier ook een groot nadeel aan. One-Point-Solutions helpen je namelijk één specifiek probleem op te lossen, maar doet dit wel op generieke wijze.
Het referentiekader dat je in de loop der jaren hebt opgebouwd, de kennis van een bedrijf en het gevoel dat je hierbij hebt en de ontwikkelingen die je dagelijks om je heen ziet, zijn zaken die One-Point-Solutions niet voldoende meenemen. Waar dit toe leidt? In onze mening tot minder specifieke en afgestemde contentcreatie. Ook zijn veel one-point-solutions privacy gevoelig, omdat alle input die je geeft direct in hun database terecht komt. Matthijs zijn oplossing? Een Full Cycle Bidmanagement softwaresysteem.
Altura is een Full Cycle Bidmanagement softwaresysteem en voegt context toe door het gehele tenderproces te vangen en ook weer in te zetten: nog voordat een tender zich voordoet tot wanneer de tender gewonnen is. Daarnaast biedt Altura ook een volledig afgesloten digitale omgeving waar al je data veilig is. Met deze ‘Full-Cycle-Solution’ ontstaat er een samensmelting tussen AI en het bidmanagement en ontstaat er synergie tussen mens en machine.
Met kunstmatige intelligentie besteed je minder tijd aan repetitieve taken en leg je de focus op waar jij echt waarde toevoegt
Stel je eens voor dat je tijdens je werk niet langer verschillende, oude documenten en voorstellen moet uitkammen om achter dat ene stukje informatie te komen. Of dat je niet langer alle documenten moet doorlezen voor een eerste check of de aanbesteding een fit is. Twee repetitieve taken die Altura automatiseert. Met de contentbibliotheek bestaande uit jullie voorstellen vind je direct het juiste stuk met de kwaliteitsscores, en met hun documentenchat stel je vragen aan het document en heb je binnen een paar vragen de informatie uit de aanbesteding die je wilt.
Wat betekent dit in de praktijk? Dat je als bedrijf in staat wordt gesteld om betere keuzes te maken (op basis van complete informatie) en minder tijd hoeft te besteden aan repetitieve taken. Zo houd je vanzelf meer tijd over om tijd te besteden aan datgene waar je echt waarde toevoegt, namelijk strategisch denken en op zoek gaan naar de vraag achter de vraag, creatief denken en relatiebehoud met je klanten. Als bidmanager blijf je dus in de driverseat en biedt kunstmatige intelligentie op de achtergrond ondersteuning in informatie ordenen en filtert hij op de voor jou belangrijke elementen.
Hoe zit dat dan bij de aanbestedende dienst?
Ook in aanbestedingenland voorspellen wij dat de inzet van kunstmatige intelligentie in bidmanagement een grote verschuiving zal veroorzaken. Wanneer je immers meer tijd bespaart in het proces gaan de kosten van de inschrijving automatisch omlaag. Dit betekent dat het kwaliteitsgedeelte steeds belangrijker zal worden, waardoor de kwaliteit en daarmee waarde van je opdracht zal toenemen. Een van die tools is Tenpu.
Zelf praktisch aan de slag met kunstmatige intelligentie
Wil je zelf aan de slag met kunstmatige intelligentie in bidmanagement en ben je benieuwd naar de benodigde ingrediënten om AI succesvol in te zetten? Dat zijn volgens Matthijs een duidelijke strategie, actuele kennis, de juiste tools, een actieve datahuishouding en last but not least: mensen die het aandurven om te experimenteren en tijd willen investeren in AI. Heb je dit in huis, dan heb je volgens Matthijs een goede basis om de volgende stap te zetten.
Gooi je deze ingrediënten in de pan, dan zul je in ieder geval de volgende uitdaging tegenkomen: simpelweg hebben mensen geen overzicht van alle oplossingen die nu al beschikbaar zijn (daar kan dit artikel je wellicht bij helpen]. Dit maakt het lastig om AI in te zetten en onmogelijk om te voorspellen waar alle ontwikkelingen toe leiden. Als organisatie geloven wij dat we hier echter ook een sturende factor in hebben door AI juist te omarmen. Dit betekent dat we in kleine stapjes met AI aan de slag gaan en ons ervan bewust zijn dat er de komende tijd veranderingen plaatsvinden in onze manier van werken.
Een praktische invalshoek waar je nu volgens Matthijs al stappen in kan maken, is datahuishouding. Zorg dat je oude data (zoals voorstellen, maar ook gunningsbesluiten) tot je beschikking hebt en dat je nieuwe data op gestructureerde wijze verwerkt. Zo werk je aan de basis en stel je jezelf in staat om uiteindelijk de kracht van AI te benutten. Samen met Altura zorgen wij voor overzicht in onze data en laten wij ons ook adviseren in wat naadloos op onze situatie aansluit. Dit breiden we stap voor stap verder uit, zodat wij steeds volwassener worden in ons gebruik van data.
De waarde van kunstmatige intelligentie neemt de komende jaren aanzienlijk toe
Waar de waarde van AI in bidmanagement nu nog een vijf scoort op een schaal van 1 tot 10, komt het voor Matthijs niet als een verrassing als dit de komende jaren exponentieel uitgroeit tot een perfecte 10. De huidige lage score komt niet voort uit dat de technologie tekortschiet, maar eerder omdat het bewustzijn en de implementatie van AI in bidmanagement nog in de kinderschoenen staat. Dit is dan ook hét moment om te investeren en ervoor te zorgen dat je intern voorbereid bent, de processen en stappen van het bid management maturity model op orde hebt en jezelf klaarstoomt voor de volgende fase van digitalisering.
Wat betreft de toekomst van kunstmatige intelligentie in bidmanagement geloven wij in de kracht van context en het samenbrengen van mens en machine. Met de full-cycle bidmanagementsoftware van Altura kiezen wij voor een trouwe bondgenoot die niet slechts één klein probleem oplost, maar een complete oplossing biedt voor een succesvol tenderproces en onze kwaliteit doet toenemen.
Benieuwd naar de bidmanagementsoftware van Altura?
Neem dan een kijkje op haar website.
Benieuwd hoe wij dit in de praktijk toepassen en een winnend plan schrijven?
Neem dan contact met ons op via 085 – 876 8692 of via het contactformulier.
