| Dit artikel is onderdeel van onze PMM-reeks. In deze reeks zoomen we elke week in op één pijler van het Proposal Maturity Model (PMM). Met dit model beoordeelt House of Tenders de volwassenheid van tenderorganisaties aan de hand van vijf pijlers: Team, Proces, Plan, Data en Efficiëntie. Voor extra context kun je ook onze eerdere artikelen lezen over Team en Proces. |
Uiteindelijk draait elke aanbesteding om 1 ding: het plan dat wordt beoordeeld. Hoe goed je team ook is en hoe strak je proces ook staat, de score wordt toegekend op basis van wat er op papier ligt. Het plan is daarmee het meest zichtbare resultaat van je tenderorganisatie.
Binnen het Proposal Maturity Model (PMM) is ‘Plan’ daarom de derde pijler. De inhoud van een tenderplan bouwt voort op de eerdere pijlers, Team en Proces. De kwaliteit van een plan kan dus ook laten zien hoe volwassen je team en je werkwijze zijn ingericht. Zonder een sterk team en een consistente werkwijze gaat de kwaliteit van plannen vrijwel altijd achteruit. Wanneer die basis wel staat, ontstaat ruimte om gericht te werken aan de inhoud van het plan.
Een goed plan is niet zomaar een stukje creatief schrijfwerk
Een winnend tenderplan is het eindproduct van inhoudelijke kennis, een doordachte strategie en aantoonbaar vakmanschap. Het is dus niet zomaar een creatief stukje tekst. De inhoud moet strategisch scherp zijn, overtuigend geschreven en volledig aansluiten op de beoordelingscriteria.
Organisaties die structureel aanbestedingen winnen, leveren plannen van consistent niveau. Ongeacht de aanbesteding, de deadline of wie eraan werkt. Dat vraagt om meer dan schrijfvaardigheid alleen. Uiteindelijk bepaalt de inhoud van het plan of een tender winnend wordt beoordeeld.
Signalen dat je plan niet op orde is
Wanneer de kwaliteit van het plan tekortschiet, zie je dat direct terug in de beoordeling. Een slechte beoordeling betekent overigens niet gelijk dat de oplossingen of maatregelen in je plan ook slecht zijn. Vaker ligt het aan dat je ze onvoldoende overtuigend of onvoldoende onderbouwd hebt gepresenteerd. Of dat je voor een verkeerde strategie hebt gekozen, die de zorg van de opdrachtgever niet wegneemt.
In de praktijk herken je dit aan:
- Plannen die beschrijvend blijven en enkel generieke oplossingen aandragen die voor elk project zouden kunnen gelden. Hierdoor is je plan niet projectspecifiek.
- Oplossingen die niet (aantoonbaar) aansluiten op de behoefte van de opdrachtgever.
- Gelijk ingaan op de oplossing, zonder het probleem helder te hebben.
- Vaag taalgebruik dat ruimte laat voor verkeerde interpretatie.
- Maatregelen die niet onderbouwd zijn met prestaties uit het verleden.
Een aanbesteding (nét) niet winnen kan heel frustrerend zijn. Het gevoel dat het plan beter had gekund, maar simpelweg niet scherp genoeg was uitgewerkt. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Maar waar moet je beginnen?
Schrijven door de ogen van de beoordelaar
Een overtuigend plan begint bij begrip van de lezer. Wie beoordeelt dit plan en wat heeft die persoon nodig om overtuigd te raken? Een planschrijver is in die zin een verkoper, maar zonder gesprekspartner. Op papier moet je het in 1 keer goed doen. Onvoldoende onderbouwde claims worden door beoordelaars snel herkend. Beweren dat je iets kunt borgen zonder dat concreet te maken, kost vertrouwen.
Om te schrijven door de ogen van de beoordelaar, moet je verder kijken dan de leidraad en gunningscriteria. De ‘echte vraag’ staat daar zelden letterlijk in. Die zit erachter. Wat probeert de aanbestedende dienst te voorkomen? Waar ligt hun grootste zorg? Wat vinden zij écht belangrijk? Door de ‘vraag achter de vraag’ te doorgronden, ontstaat een plan dat aansluit op de hulpvraag én laat zien dat het onderliggende probleem wordt begrepen. Zonder dat inzicht kun je wel een plan vullen met allerlei vaak generieke oplossingen, maar blijft het werkelijke probleem onbenoemd.
Overtuigen = concreet en bewijsbaar schrijven
Een veelgemaakte valkuil is dat plannen wel (deels) SMART geschreven zijn, maar niet overtuigend. Bijvoorbeeld: je hebt geschreven over wat je gaat doen, waar en wanneer, hoe duurzaam het is en hoe je omgaat met risico’s. Maar wat vaak ontbreekt, is de uitleg waarom deze keuzes relevant zijn voor de opdrachtgever. Overtuigen vraagt om het benoemen van het voordeel en het onderbouwen daarvan met bewijs.
Een simpele manier om dit af te dwingen, is door jezelf steeds de vraag te stellen: wat betekent dit voor de opdrachtgever? Of, (door in je hoofd of in je zinnen) het woord ‘zodat’ toe te voegen. Die ene toevoeging dwingt je als schrijver tot uitleg en voorkomt loze beloften.
Cijfers, resultaten, praktijkervaring en data onderbouwen je keuzes en maken je verhaal geloofwaardig. Doordat data en AI een steeds grotere rol spelen, wordt het belang van goed vastgelegde prestaties alleen maar groter. Hou dus een database bij, zodat je je onderbouwing altijd paraat hebt.
Kwaliteit borgen met een doordacht reviewproces
Zelfs met een goed team en een sterk proces blijft één ding belangrijk: reviewen. Het liefst als vast onderdeel van de werkwijze. Bij House of Tenders is reviewen een gestructureerd proces dat in elke tender terugkomt.
Plannen worden meerdere keren gereviewd, elk moment met een ander doel en een andere blik. De projectleider kijkt mee voor inhoud en strategie, een medior of senior collega buiten het project voor een onafhankelijk perspectief en de klant voor de organisatiespecifieke nuance. Vlak voor oplevering volgt altijd een eindredactie door een taalkundige. Deze opbouw zorgt ervoor dat je plan gedurende het traject stap voor stap beter wordt, zonder onnodig te hoeven herschrijven.
Enkele tips om beter te overtuigen op papier
Een overtuigend tenderplan ontstaat door bewuste keuzes in hoe je schrijft, wat je benadrukt en wat je onderbouwt. Enkele tips die hierbij kunnen helpen:
- Begin altijd bij het probleem van de opdrachtgever, niet bij jezelf
- Pas je verhaal bewust aan op de lezer
- Onderbouw elke claim met bewijs: laat geen ruimte voor interpretatie
In dit artikel vertellen we je uitgebreid hoe je beter kan overtuigen op papier.
Plan als bewijs van volwassenheid
Het plan is waar alles samenkomt. Team, proces, strategie en data worden hier zichtbaar. De volgorde is hierin belangrijk: pas als team en proces staan, kun je de inhoud van je plan structureel naar een hoger niveau tillen.
| De komende weken belichten we de overige pijlers van het PMM-model. Vanuit onze tenderconsultancy brengen we in beeld waar organisaties zich verder in kunnen ontwikkelen. Benieuwd naar welke verbeteringen jij kan doorvoeren? Wij helpen je graag verder. |