Trends, kansen en uitdagingen
‘Wij veranderen elke paar maanden onze formule: afwisselend laten we ons inspireren door Aziatisch streetfood, veganistisch koken en Spaanse houtskoolgrillgerechten.’ Een voorbeeld uit een EMVI-plan waarmee een cateraar inschrijft op een aanbesteding. Passend bij de veranderende eetwensen van studenten, medewerkers en bezoekers. Overweeg je als cateraar om je in te schrijven op een aanbesteding? House of Tenders zet de trends, kansen en uitdagingen van cateringaanbestedingen voor je op een rij.
Vernieuwing bij catering-aanbestedingen
Voor een hogeschool, universiteit, ROC, gemeente, provincie of waterschap is het contracteren van een nieuwe cateraar vaak hét moment om echt iets te veranderen. Kwaliteit en service mogen omhoog, het assortiment mag eigentijdser en de dienst moet beter aansluiten op de identiteit en doelstellingen van de organisatie.
Die doelstellingen zijn breder geworden dan alleen prijs en basisdienstverlening. Overheden kopen steeds nadrukkelijker maatschappelijk verantwoord in. In de praktijk betekent dat: meer aandacht voor duurzaamheid, sociale impact, gezondheid, circulariteit en transparantie in de keten (Rijksoverheid). Voor consumptieve dienstverlening legt de Rijksoverheid de nadruk op: banenkansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, duurzame en gezonde voeding, en vermindering van afval en voedselverspilling (Rijksoverheid, Consumptieve Dienstverlening).
Hiermee is een nieuwe aanbesteding ook een impuls voor cateringbedrijven om te ontwikkelen en te verbeteren.
Trends in catering-aanbestedingen
Onderwijs- en overheidsinstellingen vinden de wensen van studenten, medewerkers en gasten belangrijk. Maar een cateraar wordt steeds vaker ook gezien als partner in het realiseren van bredere organisatiedoelen.
-
Gezond en duurzaam aanbod
Gezond en duurzaam eten is van nice-to-have verschoven naar serieuze aanbestedingstaal. Het Voedingscentrum heeft inmiddels een specifiek aanbestedingsadvies voor gezonde, duurzame catering en koppelt dat aan de Richtlijn Eetomgevingen. Daarmee krijgen aanbestedende diensten meer houvast om eisen en wensen concreet te maken.
-
Minder verspilling en meer circulariteit
Van cateraars wordt steeds vaker verwacht dat zij kunnen laten zien hoe zij omgaan met voedselverspilling, afvalscheiding, verpakkingen en herbruikbare concepten. Ook binnen de Rijksinkoop is dit een expliciet aandachtspunt.
-
Sociale impact
Social return en samenwerking met partijen die maatschappelijke waarde toevoegen komen vaker terug in aanbestedingen. PIANOo benadrukt dat social return een concreet instrument is om arbeidsparticipatie te bevorderen, mits proportioneel toegepast.
-
Flexibiliteit in concept en formule
De looptijd van cateringcontracten is vaak meerjarig. Tegelijk veranderen doelgroepen snel. Daarom zoeken opdrachtgevers steeds vaker een cateraar die niet één vast concept neerzet, maar een formule die kan meebewegen met veranderende wensen en gebruiksmomenten.
-
Meer sturing op partnerschap en meetbaarheid
In recente aanbestedingen zien we minder vrijblijvende ambities en meer nadruk op KPI’s, dashboards, audits en contractmanagement. Dat sluit aan op de bredere MVI/MVOI-lijn waarin impact aantoonbaar moet worden gemaakt. PIANOo wijst er bovendien op dat inkopers via de MVI-criteriatool steeds concreter criteria kunnen selecteren, op drie ambitieniveaus: basis, significant en ambitieus.
Huidige gunningscriteria catering-aanbestedingen
Waar vroeger vaak losse criteria als “duurzaamheid” of “innovatie” werden genoemd, gaan gunningscriteria nu wat meer de ‘diepte in’ en zie je nu vaker combinaties zoals:
- gezondheid en vitaliteit;
- duurzaamheid en circulariteit;
- sociale impact / social return;
- gastbeleving en doelgroepgerichtheid;
- datagedreven sturen en rapporteren;
- flexibiliteit van concept en assortiment;
- ketentransparantie en verhaal achter het product.
Een algemeen verhaal over dat duurzaamheid is dus niet genoeg. Een paragraaf over dat je innovatie heel belangrijk vindt ook niet. Als je meedoet met een catering-aanbesteding, zorg ervoor dat je zo concreet mogelijk kan vertellen wat je precies doet om criterium X of Y waar te maken. Welke KPI’s of maatregelen heb jij gesteld die aantonen dat jij duurzaam bezig bent? En welke stappen zet je om jouw doelen te halen?
Kansen aanbestedingen cateraar
Voor cateraars liggen er duidelijke kansen. Ten eerste: onderscheid zit allang niet meer alleen in het product. Presentatie, routing, gastvrijheid, assortiment, communicatie en beleving tellen allemaal mee. Een aanbestedende dienst zoekt vaker een partner die de verblijfsfunctie van een locatie versterkt.
Ten tweede: kleinere en middelgrote spelers kunnen juist scoren op wendbaarheid. Wie sneller schakelt, lokaler kan inkopen, een herkenbaar concept heeft en geloofwaardig kan onderbouwen hoe het aanbod meegroeit met de doelgroep, heeft een serieus verhaal.
Ten derde: de focus op maatschappelijke waarde opent ruimte voor aanbieders die duurzaamheid en social impact al in hun operatie hebben ingebouwd. Denk aan minder verspilling, seizoensgericht aanbod, plantaardige keuzes, samenwerking met lokale leveranciers of inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat sluit rechtstreeks aan op wat overheden steeds vaker vragen.
Uitdagingen aanbestedingen cateraar
Tegelijk blijven aanbestedingen voor cateraars ook uitdagend. Een bekend punt is de financiële voorspelbaarheid. Niet iedere aanbesteding geeft evenveel zicht op volumes, bezoekersaantallen, exploitatiekaders en risicoverdeling. Dat is vooral voor kleinere partijen spannend.
Daarnaast zie je nog steeds veel eigen rekening en risico-constructies. Die bieden ondernemers ruimte, maar leggen ook meer verantwoordelijkheid bij de cateraar. Dan wordt de vraag belangrijk of de contractduur, investeringsruimte en risicoverdeling in verhouding staan tot wat er gevraagd wordt. Juist daar is proportionaliteit van belang. De Gids Proportionaliteit is daarbij een verplichte richtsnoer binnen aanbestedingen.
Verder geldt: standaardteksten werken steeds minder goed. Aanbestedende diensten verwachten maatwerk, onderbouwing en concreet bewijs. Wie alleen mooie woorden gebruikt zonder KPI’s, planning of verificatie, loopt vast in de beoordeling.
Ontwikkelingen in beleid en wetgeving
Ook het beleidskader rond aanbestedingen is veranderd.
Overheden werken inmiddels stevig vanuit Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) en Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Het Nationaal plan MVI 2021–2025 heeft die lijn verder verstevigd. De overheid gebruikt inkoop dus nadrukkelijk als instrument om impact te maken op milieu en sociale aspecten.
Voor catering is ook relevant dat horeca- en cateringdiensten onder omstandigheden kunnen vallen onder het regime voor sociale en andere specifieke diensten (SAS) PIANOo noemt horeca expliciet als voorbeeld binnen dat lichte regime, en bij opdrachten boven € 750.000 geldt daarvoor een Europese aanbestedingsplicht. Voor 2026–2027 zijn de Europese drempelbedragen opnieuw vastgesteld.
Tot slot is er meer aandacht gekomen voor de positie van ondernemers in het aanbestedingsproces. Het kabinet heeft in 2025 ingestemd met een wetsvoorstel voor betere rechtsbescherming bij aanbesteden, met onder meer scherpere motivering en betere klachtbehandeling. Dat is vooral voor mkb-partijen relevant.
Tips voor inschrijvers
Wat betekent dit voor cateraars die willen inschrijven?
Begin bij de doelgroep. Laat zien dat je begrijpt hoe studenten, medewerkers of bezoekers de locatie gebruiken, wanneer bijvoorbeeld piekmomenten zijn en welke eet- en drinkmomenten relevant zijn.
Werk daarna door naar concreet bewijs. Niet alleen: wij zijn duurzaam. Maar: welk percentage plantaardig aanbod, welke reductie van verspilling, welke leverancierscriteria, welke audit, welke rapportagefrequentie?
Denk ook vooruit. Een meerjarig contract vraagt om een formule die kan meebewegen. Beschrijf dus niet alleen wat je op dag één neerzet, maar ook hoe je evalueert, vernieuwt en bijstuurt.
En misschien wel het belangrijkste: schrijf niet generiek. Gebruik de taal van de aanbestedende dienst, spiegel hun ambities en vertaal die naar een uitvoerbaar plan. Lees hier meer tips over overtuigen op papier.
SLA – Service level agreement
Hoe borg je de kwaliteit van de cateringdienstverlening? Het gaat dan om zowel de kwaliteit van de voeding als de dienstverlening door de cateringmedewerkers. In een cateringovereenkomst kan daarom een Service Level Agreement (SLA) worden opgenomen.
Die SLA werkt alleen als verwachtingen meetbaar en uitvoerbaar zijn. Precies daarom zie je in aanbestedingen steeds vaker KPI’s, verificatie-afspraken en herstelacties terug.
Een goed voorbeeld van een KPI is:
KPI: Het aandeel producten dat voldoet aan de afgesproken gezonde en duurzame criteria stijgt jaarlijks met 5%.
Hoe we dit aantonen: jaarlijkse audit en kwartaalrapportage.
Actie als we de KPI niet halen: binnen twee weken een verbeterplan met planning, verantwoordelijkheden en meetmomenten.
Hoe concreter je hier al in je inschrijving op bent, hoe sterker je verhaal.
Vragen?
Sta je op het punt om in te schrijven op een cateringaanbesteding? Of wil je weten hoe jouw verhaal beter aansluit op de huidige gunningscriteria? House of Tenders helpt cateraars bij het ontwikkelen van een onderscheidend en overtuigend plan van aanpak.
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.