ClickCease

Hulp bij aanbestedingen

Aanbestedingen: een vak apart. Bij House of Tenders zijn we dagelijks bezig met het winnen van aanbestedingen. Dit doen we in vele branches en volgens een beproefd proces. Zó helpen we jou bij het winnen van die belangrijke aanbesteding.

Schrijf het EMVI-plan

U zorgt voor kennis aan tafel, wij zorgen voor een winnend EMVI-plan.

Verhoog de kwaliteit

U schrijft zelf uw plan, wij zorgen voor een review en vormgeving voor uw plan.

Train mijn team

Zelf leren winnen? Onze EMVI-cursussen helpen u nóg beter te worden!

Hulp bij aanbestedingen

Bij House of Tenders begeleiden we ondernemers die willen inschrijven op een aanbesteding of tender. We weten precies welke documenten er nodig zijn, welke vinkjes je moet aankruisen en hoe je met een dichtgetimmerde inschrijving de aanbesteding wint. Met kritische vragen en een scherpe pen komen we in iedere branche tot een onderscheidend EMVI-plan waarmee je de tender binnenhaalt!

Wat klanten over ons zeggen

Trots op een prachtig plan

“Ik wil jullie bedanken voor de inspanningen waarmee wij tot dit prachtige plan zijn gekomen. Ik kan niet meer dan trots zijn op wat we met elkaar de afgelopen periode hebben bereikt.”

Dick Moleman
Tendermanager Schadenberg Bouw

Onder de indruk

“Yeah! Dat is hoe je aanbesteed! Waanzinnig, echt onder de indruk. Van alles: de tomeloze inzet, de professionaliteit, de fijne sfeer in samenwerking.”

Patrick Trentelman
Directeur Spacetime Layers

Wie jou voor zijn gegaan

Heb je hulp nodig bij
jouw aanbesteding?

Mijn naam is Cristian. In de afgelopen jaren heb ik veel mensen gesproken die veelal dezelfde vragen en uitdagingen hebben als jij. Ik help je graag op weg in een gratis adviesgesprek!

Veelgestelde vragen
Over hulp bij aanbestedingen

Aanbesteden is een ingewikkeld proces. Met de juiste voorbereiding kunt u uw kansen op succes echter enorm vergroten. De juiste hulp kan dit proces een stuk eenvoudiger maken en helpt u om meer opdrachten binnen te halen. Wilt u meer weten? Of bent u nieuwsgierig naar wat House of Tenders voor u zou kunnen betekenen? Lees dan vooral verder!

Een aanbesteding, ook wel een tender genoemd, is in feite niets meer dan een procedure waarbij een opdrachtgever bedrijven – ook wel inschrijvers genoemd – verzoekt om een bepaalde dienst of product uit te voeren. Deze bedrijven kunnen zich hierop met een offerte inschrijven, waarna de opdrachtgever bepaalt welke inschrijver de dienst of het product mag uitvoeren.

Aangezien dit een omvangrijk proces kan zijn, is het logisch dat u hier de nodige hulp bij kunt gebruiken. Er bestaan deskundigen die zich specifiek richten op het verhogen van de kwaliteit van uw inschrijvingen, om ervoor te zorgen dat uw scoringspercentage stijgt. Zo kunt u zich overal succesvol inschrijven. Een aanbestedingsspecialist kan op maat werken; of u nu weinig begeleiding nodig heeft of juist een volledige uitvoering van uw tendermanagement verlangt. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Een aanbestedende dienst is een organisatie die van de overheid toestemming heeft gekregen om opdrachten te plaatsen. In de meeste gevallen gaat het om een overheidsdepartement of -instelling, maar het kan ook gaan om een (de)centrale overheid, Rijkswaterstaat, waterschap, ziekenhuis of universiteit. Er bestaat dus een breed/uiteenlopend scala aan aanbestedende diensten, elk met zijn eigen regels en procedures. Een tender van de ene aanbesteder kan qua wensen, eisen en voorwaarden enorm verschillen van een tender van een andere aanbesteder.

Het aanbesteden van diensten is het proces waarbij de aanbestedende dienst een bedrijf selecteert om een dienst te verlenen. Een voorbeeld hiervan is de selectie van een IT-dienstverlener. Deze selectie gebeurt gewoonlijk via een aanbestedingsprocedure, waarbij de inschrijvende partijen een gedetailleerd voorstel schrijven waarin zij antwoord geven op de door de opdrachtgever gestelde gunningscriteria.

Aanbestedingen kunnen online worden gevonden via een aantal verschillende bronnen. De website van Tenderned vormt een goed beginpunt, omdat u daar informatie kunt vinden over de verschillende soorten aanbestedingen die beschikbaar zijn én op dit platform inzichtelijk gemaakt hoe u zich voor deze aanbestedingen kunt aanmelden. Op deze pagina vindt u daarnaast meer informatie over de verschillende platforms waaropaanbestedingen worden aangeboden. Er bestaat daarnaast ook een aantal particuliere bedrijven dat hulp biedt bij aanbestedingen. U zou dus ook kunnen overwegen om een van deze bedrijven in te schakelen.

Over het algemeen zijn aanbestedingen onder te verdelen in twee hoofdtypes: openbare en onderhandse aanbestedingen. Of het nu een openbare of een onderhandse aanbesteding betreft, hulp zoeken om uw aanbestedingen naar een hoger niveau te tillen is áltijd lonend.

  • Openbare aanbestedingen, het woord zegt het al, zijn toegankelijk voor iedere inschrijver die voldoet aan alle in de opdracht gestelde voorwaarden. Bent u van plan om zich in te schrijven op een openbare aanbesteding? Dan is het belangrijk dat u zich eerst inschrijft op de website van de overheid. Vervolgens kunt u op zoek gaan naar aanbestedingen die openstaan voor u als inschrijver. Heeft u een aanbesteding gevonden waarin u geïnteresseerd bent? Dan kunt u simpelweg een aanmelding indienen, mits u voldoet aan de geschiktheidseisen. U hoeft niet te wachten op een uitnodiging. Zo simpel kan het zijn!
  • Onderhandse aanbestedingen staan daarentegen alleen open voor bepaalde inschrijvers, vaak omdat zij door de aanbestedende dienst zijn uitgenodigd. In tegenstelling tot openbare aanbestedingen, worden onderhandse aanbestedingen niet vermeld op de website van de overheid. U kunt er alleen kennis van nemen als u op de lijst van potentiële inschrijvers staat die de aanbestedende dienst heeft opgesteld. De aanbestedende dienst nodigt hiervoor slechts een geselecteerd aantal bedrijven uit. Als u zich wilt inschrijven op een particuliere aanbesteding is het dus van belang om eerst uw belangstelling kenbaar te maken bij de
    aanbestedende dienst.

Naast het onderscheid in openbare en onderhandse aanbestedingen, bestaat er ook verschillen tussen Europese en nationale aanbestedingen. De regels voor aanbestedingen verschillen van land tot land. Zo kunnen in bepaalde landen alleen bedrijven uit het desbetreffende land deelnemen aan de aanbesteding, terwijl het in andere landen voor bedrijven uit alle EU-landen mogelijk is om deel te nemen aan de aanbesteding.

Binnen de Europese Unie moeten alle overheidsopdrachten boven een bepaalde waarde worden bekendgemaakt in een EU-mededeling. Dit zorgt ervoor dat bedrijven uit heel Europa een eerlijke kans krijgen om mee te dingen naar het contract.

Het belangrijkste verschil tussen Europese en nationale aanbestedingen is gelegen in de vereiste documentatie. Voor een Europese aanbesteding moet u de standaardaanbestedingsdocumenten (TED) invullen, welke beschikbaar zijn in alle Europese talen. Voor een nationale aanbesteding moet u meestal de aanbestedingsdocumenten van de aanbestedende dienst zelf invullen.

Als u overweegt zich op een aanbesteding in te schrijven is het belangrijk dat u de Aanbestedingswet begrijpt. Deze wet regelt de manier waarop overheidsopdrachten worden gegund en stelt de regels vast waaraan aanbestedende diensten zich moeten houden. Dezewet is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle inschrijvers een eerlijke kans hebben om een opdracht in de wacht te slepen. De Europese Unie kent haar eigen aanbestedingsregels. Het werkt zonder meer in uw voordeel om bekend te zijn met deze regels, zeker indien u van plan bent om met uw jarenlange ervaring ook Europese aanbestedingen te realiseren.

Aanbestedingsdocumenten zijn de instructies van de aanbestedende dienst over de manier waarop een offerte moet worden ingediend. Deze bevatten informatie over de vereiste vorm, inhoud en structuur van de offerte, evenals eventuele specifieke voorwaarden die op de offerte van toepassing zijn.

Het is belangrijk dat u alle instructies in de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig doorleest voordat u aan uw offerte begint. De producten en diensten die u aanbiedt dienen namelijk te voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten worden gesteld. Zorg ervoor dat u begrijpt waar de aanbestedende dienst naar op zoek is en pas uw aanbieding daarop aan. Heeft u vragen naar aanleiding van de aanbesteding? Dan kunt u ter verduidelijking contact opnemen met de aanbestedende dienst.

Het aanbestedingsproces is competitief, complex en omvangrijk. Om de verschillende stappen binnen dit proces voor u inzichtelijk te maken, leest u hieronder per stap een uitleg mét bijbehorende aandachtspunten.

  1. De vooraankondiging

    De eerste stap binnen het aanbestedingsproces bestaat vaak uit een vooraankondiging van een opdracht en/of een marktconsultatie. Hierna volgt een officiële publicatie van de aankondiging van opdracht en start de offertefase. In deze aankondiging worden de eisen en wensen van de aanbestedende dienst uiteengezet en wordt aan bedrijven die belangstelling hebben verzocht om een offerte in te dienen, al dan niet voorzien van een plan van aanpak.

  2. Het voorbereiden van uw offerte

    Zodra u hebt besloten om aan een aanbesteding deel te nemen, begint u met de voorbereiding van uw offerte. Dit houdt in dat u de eisen van de aanbestedende dienst moet begrijpen, uw voorstel moet uitwerken en ervoor moet zorgen dat uw bedrijf aan alle noodzakelijke voorwaarden voldoet. Het is hierbij van groot belang om de aanbestedingsleidraad volledig te doorgronden en te beoordelen of u daadwerkelijk kunt voldoen aan de geschiktheidseisen.

  3. Het vertrouwd raken met de aanbestedende dienst

    De derde stap is het vertrouwd te raken met de aanbestedende dienst en de daarbij behorende specifieke behoeften. Een goede manier om vertrouwd te raken met de aanbestedende dienst is door het scannen van hun website, het lezen van interviews of het vergaren van informatie over de specifieke branche. Aangezien de branches dusdanig uiteenlopen, kunnen de behoeften per branche enorm verschillen. Enkele voorbeelden van branches zijn: kabels en leidingen, infrastructuur, IT-diensten, groenvoorzieningen, facilitaire dienstverlening of beveiliging.

  4. Het uitwerken van uw voorstel

    Stap vier is het uitwerken van uw voorstel. Hierin moet u alle informatie over uw bedrijf en alles wat u kunt aanbieden, samenbrengen. Hierbij is het van belang dat u zich concentreert op hetgeen de aanbestedende dienst specifiek zoekt en de manier waarop uw bedrijf het best aan deze behoeften kan voldoen. Het voorbereiden van uw offerte, zoals uiteengezet in stap 2, is hierbij van niet te onderschatten waarde. Zorg ervoor dat u goed kunt inspelen op de specifieke behoeftes van de aanbestedende dienst – een goed begin is immers het halve werk.

  5. Zorg ervoor dat uw bedrijf aan alle noodzakelijke eisen voldoet

    Naast bovengenoemde stappen dient u ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan alle noodzakelijke eisen voldoet. In de aanbestedingsleidraad leest u terug welke eisen dit zijn. Vaak zijn dit eisen op gebied van financiële- en/of beroepsbekwaamheid, zoals: het beschikken over adequate verzekeringen, de mogelijkheid om de financiële gezondheid van uw bedrijf aan te tonen, alsmede het overleggen van relevante referentieprojecten. In aanvulling hierop dient u meestal te beschikken over een recent KvK-uittreksel, een Gedragsverklaring Aanbesteden en een correct ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

    Alle stappen doorlopen? Dan bent u helemaal klaar om uw offerte in te dienen.

  6. Het indienen van uw offerte

    De voorlaatste stap is het indienen van uw offerte. Voordat u uw offerte kunt indienen, moet u zich eerst registreren op de website van de overheid. Hier maakt u een account aan en verstrekt u een aantal basisgegevens over uw bedrijf. Zodra u zich heeft geregistreerd, krijgt u toegang tot het online aanbestedingssysteem van de overheid. Dit systeem wordt door alle aanbestedende diensten gebruikt om hun opdrachten bekend te maken. Het is een handig en overzichtelijk portaal waar onder andere per fase hulp bij aanbestedingen wordt geboden, zodat u snel kunt inzien of uw bedrijf een goede match is.

    Het indienen van uw offerte geschiedt vaak online via de website van de aanbestedende dienst, maar is ook mogelijk per post of e-mail. Het is belangrijk dat u uw offerte op tijd indient. Bent u te laat, dan wordt uw offerte meestal niet aanvaard.

  7. Offerte geselecteerd?

    Nadat u uw offerte hebt ingediend, begint het evaluatieproces. De aanbestedende dienst zal gedurende deze fase alle ontvangen offertes analyseren en beoordelen, om vervolgens de offerte te selecteren die overall het beste aan zijn wensen en eisen voldoet. U krijgt bericht van de aanbestedende dienst als uw offerte is geselecteerd.

Bij House of Tenders begrijpen wij dat u alles op alles wilt zetten om de volgende aanbesteding wél te winnen. Daarom zetten wij de belangrijkste tips en tricks hieronder voor u op een rij.

Op basis waarvan wordt een offerte geselecteerd?

Bij de evaluatie van de ingediende offertes is de aanbestedende dienst op zoek naar hetbedrijf dat het best aan zijn behoeften kan voldoen. Hierbij wordt een aantal factoren in aanmerking genomen, zoals uw kennis en ervaring, uw prijs – oftewel: welke inschrijving is het voordeligst? – en uw vermogen om de dienst te leveren. Het is belangrijk te onthouden dat het selectieproces vaak op meer is gebaseerd dan alleen de laagste prijs. Zo zal binnen de branche vanzelfsprekend worden gekeken naar het niveau van specialisatie; ervaring en kennis zullen uw scoringspercentage zeker omhoog helpen. U moet zich daarom richten op het presenteren van uw bedrijf op meerdere manieren.

Kies het juiste bedrijf om u te helpen bij uw inschrijving

Indien u hulp inschakelt bij uw aanbesteding, is het belangrijk om een bedrijf te kiezen dat op dit gebied over de nodige ervaring beschikt en een goede reputatie heeft. Immers, vele handen maken licht werk. Als u alle benodigde informatie over de uit te voeren diensten zelf probeert te verzamelen, zult u veel kostbare tijd verliezen. U kunt er dus voor kiezen om een gespecialiseerd bedrijf in te huren dat u helpt bij de planning van uw offerte of bij een succesvolle inschrijving bij de overheid. Deze specialisten zullen bovenal de focus leggen op de onderdelen die uw scoringspercentage omhoog helpen.

Vraag om feedback

Als uw offerte niet wordt geselecteerd, kunt u meestal te weten komen waarom deze niet is geselecteerd. Dit doet u door contact op te nemen met de aanbestedende dienst en feedback op uw offerte te vragen. Deze feedback kan zeer nuttig zijn om uw kansen op succes bij een volgende inschrijving te vergroten. Wees daarom vooral niet bang om contact op te nemen en iets na te vragen! We leren van onze fouten. Zie het als een investering: hoe meer kennis, hoe beter uw kansen.

Ziet u door de bomen het bos niet meer? Weet dan dat er veel verschillende deskundigen zijn die u tijdens dit proces kunnen én willen ondersteunen. Zo kunt u bij House of Tenders tekstschrijvers inschakelen om een winnend EMVI-plan voor u te schrijven, of een tenderspecialist die controleert of u zich als inschrijver aan de door u gedane beloften uit het ingediende plan houdt.

Als u ergens niet zeker van bent, is advies vragen altijd het beste. Hulp bij aanbestedingen is vaak niet ver te zoeken. De website TenderNed van de overheid bevat veel nuttige informatie en ook bij House of Tenders beschikken wij over veel kennis van het aanbestedingsproces om u inzicht te geven in alles wat de aanbestedende dienst van u verlangt. Aarzel vooral niet om contact met ons op te nemen via info@houseoftenders.nl. House of Tenders heeft meer dan 15 jaar ervaring met hulp bij aanbestedingen. Wij helpen u graag!

Inmiddels benieuwd geworden wat wij voor u kunnen betekenen? Of hee u hulp nodig bij uw aanbesteding? Voorkom dat uw opdrachtgever voor de concurrent kiest. Wij helpen u op alle mogelijke manieren met een winnende inschrijving. Voor iedere aanbesteding hebben wij de geschikte oplossing.

Wacht niet langer! Bel 085-0487484 of vul onderstaand contactformulier in.