| Dit artikel is onderdeel van onze PMM-reeks. In deze reeks zoomen we elke week in op één pijler van het Proposal Maturity Model (PMM). Met dit model beoordeelt House of Tenders de volwassenheid van tenderorganisaties aan de hand van vijf pijlers: Team, Proces, Plan, Data en Efficiëntie. Voor extra context kun je ook onze eerdere artikelen lezen over Team, Proces en Proposal. |
Een tender win je uiteindelijk met een plan dat overtuigt. Je kunt een sterke strategie hebben, een goed team en een strak proces, maar op papier telt vooral één vraag: hoe kun je aantonen dat je beloftes kloppen?
Opdrachtgevers lezen steeds kritischer. Ze willen geen mooie woorden, maar bewijs. Daarom is Data de vierde pijler binnen het Proposal Maturity Model (PMM). Data onderbouwt wat je in je plan beweert. Het laat zien wat werkt, waar je ervaring ligt en waarom jouw aanpak geloofwaardig is. Zonder data blijft een plan beschrijvend. Met data wordt het overtuigend.
Maar data gaat verder dan onderbouwing alleen. Het gaat over inzicht in prestaties, maatregelen, processen en resultaten. Over kennis van aanbestedende diensten. Over begrijpen waarom je de ene tender wint en de andere verliest. Organisaties die hun data structureel vastleggen en analyseren, sturen gerichter, verbeteren sneller en bouwen aan voorspelbaar succes. In dit artikel leggen we je daar meer over uit.
Data laat zien wat werkt (en wat niet)
Professionele tenderorganisaties sturen op feiten. Ze weten waar ze eerder hebben gewonnen, welke maatregelen effectief zijn en waar verbeterpunten liggen. Die kennis leggen zij vast in een database. Hiermee is informatie makkelijk terug te vinden en is er direct overzicht in de prestaties van de organisatie.
Wanneer zo’n database ontbreekt, moet je elke tender waar je aan meedoet ‘opnieuw’ beginnen. Argumenten worden opnieuw bedacht, voorbeelden worden uit het hoofd gehaald en bewijs wordt soms pas last minute verzameld. Dat kost tijd en gaat ten koste van kwaliteit.
Met een goed ingerichte database ontstaat een andere situatie. Informatie ligt klaar, prestaties zijn vastgelegd en bewezen aanpakken zijn herbruikbaar. Daardoor kun je sneller schrijven en inhoudelijk scherper zijn.
Wat bedoelen we met een database?
Met een database bedoelen we een gestructureerde verzameling van informatie die laat zien wat jouw organisatie heeft bereikt en hoe die resultaten tot stand zijn gekomen.
Denk bijvoorbeeld aan gegevens over:
- klanttevredenheid, evaluaties en referenties
- duurzaamheid, zoals CO₂-reductie, certificeringen en meetbare resultaten
- veiligheidscijfers, incidentregistraties en preventieve maatregelen
- expertise van medewerkers, ervaringsjaren en sleutelrollen
- bewezen werkwijzen en maatregelen, onderbouwd met lessons learned uit projecten
Deze informatie vormt het bewijs onder je verhaal. Het maakt claims concreet en voorkomt dat plannen vaag of algemeen blijven.
Waarom data steeds belangrijker wordt in aanbestedingen
De bewijsdruk in aanbestedingen neemt toe. Opdrachtgevers vragen steeds explicieter om aantoonbare resultaten. “Laat zien wat u doet” is vervangen door “bewijs dat u het kunt”.
Daarnaast neemt de concurrentie toe. In een veld waar oplossingen inhoudelijk steeds dichter bij elkaar liggen, maakt onderbouwing het verschil. Organisaties die hun aanpak kunnen staven met cijfers en voorbeelden, komen betrouwbaarder over.
Ook de inzet van AI versterkt dit effect. Bij House of Tenders werken we steeds vaker met AI om plannen slimmer en consistenter te schrijven. De kwaliteit van die output hangt direct samen met de kwaliteit van de input. Een goed gestructureerde, rijke database vormt daarmee de voedingsbodem voor sterke prompts en overtuigende plannen.
Een goed ingerichte database bespaart bovendien veel tijd. Certificaten, referenties en eerdere antwoorden liggen direct klaar. Daardoor voorkom je eindeloos zoekwerk onder tijdsdruk.
Wat er gebeurt als je database niet op orde is
Wanneer een database ontbreekt of informatie versnipperd is, zie je vrijwel altijd dezelfde knelpunten terug. Plannen blijven algemeen, onderbouwing ontbreekt en het kost veel tijd om informatie bij elkaar te zoeken.
In de praktijk herken je dit aan:
- claims die niet concreet onderbouwd zijn
- veel tijdverlies door zoekwerk naar cijfers en documenten
- wisselende kwaliteit tussen tenders
- kennis die verdwijnt wanneer werknemers vertrekken
- herhaling van fouten doordat lessons learned niet worden vastgelegd
Zonder data wordt overtuigen een stuk lastiger. Het wordt zwaarder, trager en minder voorspelbaar: winnen blijft toeval.
Klein beginnen werkt het best
Om een database opbouwen kan je met een aantal kleine stappen beginnen. Start met categorieën die vaak terugkomen in aanbestedingen, verzamel bestaande rapportages en leg bewijsstukken direct gestructureerd vast.
Een paar praktische stappen:
- bepaal welke thema’s voor jouw organisatie het meest gevraagd worden
- verzamel bewijs, zoals certificaten, evaluaties en resultaten over deze thema’s
- wijs iemand aan die de informatie actueel houdt
Wie dit goed organiseert, bouwt een voorsprong op die elk tendertraject makkelijker maakt.
Data en tooling: samenwerking met Altura
Steeds meer organisaties werken met platforms die tenderinformatie structureren en toegankelijk maken. House of Tenders werkt samen met Altura om kennis en kunde over aanbestedingen en data uit te wisselen. Altura ontwikkelt tooling voor het tenderproces en helpt teams met oplossingen zoals BidCompanion en BidBook om documenten te ordenen, analyses te structureren en informatie beter toegankelijk te maken.
Daarnaast kan je Altura inzetten om kansen tussen de gepubliceerde aanbestedingen te spotten en op basis van data je winkans te bepalen. Onze praktijkervaring met EMVI-plannen en datagedreven schrijven sluit hierop aan. Zo werken we samen aan workflows die tenderteams helpen om slimmer met data, structuur en AI om te gaan.
Data maakt kwaliteit herhaalbaar
Voor House of Tenders is een goed ingerichte database van grote waarde. Wanneer klanten hun prestaties en resultaten overzichtelijk vastleggen, kunnen wij sneller schakelen, gerichter schrijven en daardoor betere teksten opleveren.
Cijfers, rapporten en praktijkvoorbeelden geven plannen meer gewicht. Ze maken argumenten geloofwaardig en zorgen voor consistentie tussen verschillende aanbestedingen. Daardoor ontstaat herkenbare kwaliteit, ongeacht de tender of deadline. Daarnaast maakt data het mogelijk om je eigen plannen steeds te verbeteren. Door vast te leggen wat werkt en wat niet, leer je van eerdere trajecten en verhoog je stap voor stap je slagingskans.
Conclusie
Kortom: data maakt zichtbaar wat werkt en wat niet. Het geeft houvast, versnelt processen en versterkt overtuigingskracht. Binnen het PMM vormt het daarom de vierde pijler voor een volwassen tenderorganisatie. (1) Team en (2) Proces zorgen voor de juiste organisatie, (3) Plan zorgt voor inhoudelijke scherpte, en (4) Data zorgt voor bewijs, herhaalbaarheid en versnelling. (5) Efficiëntie, lichten we in het volgende artikel uit.
Pas wanneer prestaties zijn vastgelegd en bewijs paraat is, kunnen plannen echt overtuigen. Toch blijft succes soms uit, ook als alles op orde lijkt. Wil je weten waar dat aan kan liggen? Wij denken daar graag over mee.