In dit nieuwe interview spreken Isabelle en Cristian met Rik Seignette, operationeel manager en verantwoordelijk voor de tenders bij More Than Gifts. More Than Gifts is een toonaangevend, snelgroeiend en creatief bedrijf in (eindejaars)geschenken en evenementen. In de afgelopen jaren hebben we samen zo’n 42 projecten afgerond. Deze samenwerking hebben we wederzijds altijd als erg positief ervaren! Daarom laten we Rik aan het woord, die ons meer gaat vertellen over deze samenwerking, wat voor soort projecten we deden en wat zij geleerd hebben van House of Tenders.
Isabelle: Welkom Rik, zou je ons kunnen meenemen in hoe de samenwerking tussen More Than Gifts en House of Tenders is begonnen?
Rik: “Onze samenwerking is ontstaan in 2022, waar we House of Tenders benaderden voor ondersteuning bij een aanbesteding voor eindejaarsgeschenken van een MBO-onderwijsinstelling. Voor die tijd werden aanbestedingen binnen More Than Gifts meer “erbij gedaan”. Maar we merkten dat de resultaten van onze eigen inschrijvingen op tenders wisselend waren. Om dit te voorkomen en de kwaliteit van de inschrijvingen naar een hoger niveau te tillen, ben ik zelf gaan zoeken naar aanbestedingspartners.
House of Tenders kwam toen al snel naar voren, en we hadden na wat onderzoek eigenlijk vanaf het begin het beste gevoel bij House of Tenders, met name door de manier waarop jullie jezelf presenteerde op jullie website. Wij zagen geen stoffige, maar juist frisse uitstraling! Deze positieve indruk leidde tot het leggen van contact en na een prettige kennismaking tot de start van onze samenwerking. Het eerste project was een tender in mei 2022, die we zelf al hadden geschreven, maar waarbij we voor de vormgeving en kwaliteitsreview House of Tenders hebben ingeschakeld. Dat is eigenlijk waar onze samenwerking is begonnen en ook waarom we drie jaar later hier nu zitten.”
Isabelle: Ja, en in die 3 jaren hebben we op veel projecten samengewerkt. Hoe hebben jullie die samenwerking ervaren?
Rik: “De samenwerking bevalt gewoon heel goed. In de eerste plaats omdat we meteen succes hadden bij onze eerste gezamenlijke tender, dat legt natuurlijk een stevige basis voor verdere samenwerking. Wat het vooral prettig maakt, is dat jullie bedrijfscultuur heel goed past bij die van ons. Jullie zijn net als wij dynamisch, flexibel en benaderbaar. Dat maakt het verschil, zeker vergeleken met andere partijen die wat formeler en ‘stoffiger’ aanvoelden. Ook op praktisch vlak werkt het fijn: afspraken worden nagekomen – iets wat vanzelfsprekend zou moeten zijn, maar dat lang niet altijd is.
Daarnaast is er ook op persoonlijk vlak een klik. Ik kan het bijvoorbeeld erg goed vinden met Cristian Kleijweg. We spreken elkaar soms ook buiten het werk, en dat persoonlijke contact past bij hoe wij samenwerken: je wilt weten met wie je te maken hebt. Voor ons is dat de basis van langdurige relaties en dat is precies wat we met House of Tenders hebben opgebouwd.”
Isabelle: Klinkt goed, en je had het net over dat voorheen More Than Gifts minder structureel met tenders bezig was, maar met de start van de samenwerking met House of Tenders de aanbestedingen geleidelijk erbij zijn gekomen?
Rik: “Ja, ik denk dat House of Tenders ons echt heeft laten inzien hoe serieus het vak van tenderen eigenlijk is en hoeveel erbij komt kijken. Zoals ik al zei: voor onze samenwerking begon deden we het er een beetje bij, het was niet iets waar we structureel mee bezig waren. Nu is dat anders. Tenderen is inmiddels helemaal ingebed in onze organisatie. En eerlijk is eerlijk: toen het tweede project dat we samendeden meteen werd gegund, gaf dat natuurlijk een enorme boost. Dat succes smaakt naar meer – je wil dan blijven doorgaan en groeien.”
Isabelle: En wat maakt het dat House of Tenders dat inzicht gaf bij jullie? Is er iets specifieks waarin House of Tenders een verschil heeft gemaakt?
Rik: “Ja, zeker. Eigenlijk zijn het twee dingen waarin jullie echt het verschil hebben gemaakt. De belangrijkste is de grafische vormgeving. House of Tenders heeft ons laten zien hoe belangrijk het is hoe een plan eruitziet. Dat horen we ook terug van inkopers en beoordelingsteams, ze vinden onze documenten prettig om te lezen.
Daarnaast hebben jullie ons echt geholpen in het trainen van begrijpend lezen van aanbestedingsstukken. Jullie hebben ons geleerd om beter te zien wat een inkoper nou écht vraagt en wat ze tussen de regels door willen horen in een inschrijving. Dat heeft onze hele aanpak veranderd. Analyseren en begrijpend lezen staat nu bovenaan bij alles wat we met tenders doen.
Daarnaast kan ik wel zeggen dat we House of Tenders ook zien als een soort interne opleider. Door de feedback en reviews die we krijgen, leren onze mensen steeds beter tenderplannen schrijven en tillen we onze stukken steeds naar een hoger niveau. Zelfs nu we de plannen zelf schrijven, blijven we vertrouwen op jullie voor de review en vormgeving. Dat werkt heel prettig en je ziet ook echt dat medewerkers daardoor groeien.”
Cristian: “Ja, ik zie echt dat jullie de afgelopen jaren enorme stappen hebben gezet in hoe jullie aanbestedingen aanpakken. In het begin – ik noem maar even 2022 – kregen we wel eens plannen binnen waarvan we dachten: oké, hier is nog veel werk aan. Maar nu hebben we soms het idee dat een van onze eigen collega’s het geschreven heeft. We geven eigenlijk alleen nog maar feedback op detailniveau. Dat laat wel zien hoeveel groei jullie hebben doorgemaakt. En met succes, want jullie winnen nu aanbestedingen voor opdrachtgevers met tienduizenden medewerkers.”
Isabelle: Waren er tijdens het schrijven specifieke dingen die je van ons hebt geleerd die jullie konden toepassen?
Rik: “Absoluut. Eén van de belangrijkste dingen die we van jullie hebben geleerd – en die we nu standaard toepassen – is hoe je je plannen structureert en dus zorgt dat de structuur van je plan aansluit op de gunningscriteria. Die criteria vormen bij ons eigenlijk direct de inhoudsopgave van het document. Dat klinkt simpel, maar het is echt een gamechanger. Je schrijft dan precies in de lijn van hoe een inkoper de stukken beoordeelt, en dat maakt het voor hen ook veel makkelijker om punten toe te kennen.
Tegenwoordig schrijven we de plannen zelf, en doen jullie vooral de review. Maar zelfs dan voegen jullie nog steeds waarde toe met scherpe details. Vooral als het gaat om het echt SMART maken van teksten. Dat blijft iets waar we steeds bewust mee bezig zijn: is wat we opschrijven nu écht concreet en toetsbaar? Daar zijn jullie heel sterk in, en jullie suggesties helpen ons daarin elke keer weer verder.
Wat ik hier ook vaak tegen collega’s zeg: als je even niet weet hoe je iets het beste kunt formuleren of opbouwen, zet dan in je concept gewoon “@HoT – kunnen jullie hier een voorstel voor doen?” Dan krijgen we altijd iets terug waar we mee verder kunnen. Dat werkt superhandig.”
Isabelle: Is er een project dat jullie hebben uitgevoerd dat er echt uitspringt?
Rik: Gek genoeg ben ik erg trots op de tender voor een grote veiligheidsregio in Midden-Nederland. Die hebben we helemaal zelf gedaan, zonder hulp van House of Tenders, omdat we verplicht waren om het in een vast format aan te leveren, zonder vormgeving. Alles moest in een soort tabel. Maar we hebben daar uiteindelijk wel een 10 voor gekregen. En dat voelt als een enorme bevestiging van de kwaliteit die we in de afgelopen jaren, mede door jullie begeleiding, hebben opgebouwd. Dat niveau hadden we eerder echt niet gehaald.”
Isabelle: Wat goed om te horen. Ik ben nog wel benieuwd naar hoe je de communicatie tijdens projecten hebt ervaren?
Rik: “De communicatie verloopt eigenlijk altijd heel goed. Wat wij prettig vinden, is dat er gewerkt wordt met een template waarin we vooraf aangeven waar een tender precies over gaat, inclusief aantal pagina’s en andere belangrijke zaken. Dat helpt om verwachtingen aan beide kanten helder te hebben.
De bereikbaarheid van Cris of een andere collega is altijd uitstekend. Korte lijntjes, snelle reacties en telefonisch goed bereikbaar. Daar hebben we eigenlijk nooit iets op aan te merken gehad.
Wat ook fijn is, zijn de duidelijke financiële afspraken. Als een project dreigt uit te lopen qua uren, dan wordt dat altijd op tijd gesignaleerd en besproken. Jullie trekken dan even aan de bel: “We gaan extra uren maken – willen jullie daarmee akkoord gaan?” Dat zorgt ervoor dat we niet voor verrassingen komen te staan en zelf kunnen beslissen wat we wel of niet doen.”
Cristian: “En als ik nog mag vragen, hoe zie je de toekomst van onze samenwerking? Ook in het licht van de groei die jullie hebben doorgemaakt en de veranderingen in de aanbestedingswereld, bijvoorbeeld door de komst van AI?”
Rik: “Goede vraag. Wat wij vooral zien is dat we jullie ook in de toekomst nodig hebben, maar misschien wel op een andere manier dan nu. Bijvoorbeeld bij het slim en verantwoord toepassen van AI in onze plannen. Dat zou per project kunnen verschillen: soms doen we het grotendeels zelf, soms met review, en soms zoeken we juist samen met jullie naar hoe AI een rol kan spelen in het proces.
AI helpt ons nu al om tijd te besparen in het schrijfproces, waardoor we met meer projecten mee kunnen doen. Tegelijk betekent dat ook dat we kritischer worden: waar zetten we onze tijd op in, wat gaan we wel en niet doen? Dat strategisch kiezen wordt steeds belangrijker.
Voor de toekomst ligt onze grootste uitdaging in het nóg beter onderbouwen van wat we zeggen. Iedereen kan tegenwoordig via AI een tekst laten genereren over bijvoorbeeld innovatie, maar hoe maak je dat aantoonbaar? Hoe zorg je ervoor dat uitspraken echt meetbaar en geloofwaardig zijn, met goede referenties, data en voorbeelden? En hoe blijven we onderscheidend in onze propositie? Daar willen we samen met jullie verder in groeien.”
