Onlangs gingen we in gesprek met Gerry Baljet van de Baljet Groep. Samen blikten we terug op onze samenwerking tijdens de tender ‘Evenementen en audiovisuele middelen’ voor de gemeente Almere. Wat maakte dat Baljet deze opdracht wist te winnen? En hoe versterkten we elkaar in het proces? In dit artikel nemen we je mee in het proces en hoe onze samenwerking tot dit mooie resultaat leidde.
Baljet Groep: specialist in evenementen en audiovisuele ondersteuning
Het verhaal van Baljet Groep begint in 1991, toen Gerry Baljet – destijds uitgeroepen tot jongste ondernemer van Flevoland – met slechts 5.000 gulden startte onder de naam Baljet Audio Video TV. Wat begon als de verkoop van tweedehands televisies in Almere groeide al snel uit tot een volledige technische dienst. In 1995 volgde uitbreiding met een groter pand en de verkoop van nieuwe apparatuur.
Vanaf het begin vervult Baljet een sterke sociale rol in de wijk. Het bedrijf draait op persoonlijke aandacht en heeft een hecht team met weinig verloop. Eind 2025 is de Baljet Groep uitgegroeid tot een gevestigde naam in audiovisuele ondersteuning, ICT en de organisatie van evenementen, waarbij zij projecten verzorgen tot circa 150.000 bezoekers. Ook werken ze al jarenlang nauw samen met gemeenten zoals Almere, Lelystad, Heiloo, Volendam en Amstelveen en Aalsmeer.
Baljet werkt procesmatig en professioneel: van heldere draaiboeken en vaste aanspreekpunten tot zorgvuldige voorbereiding, uitvoering en evaluatie. Daarbij is er aandacht voor duurzaamheid en verantwoord materiaalgebruik, passend bij de eisen die overheden vandaag de dag stellen.
Onder de groep vallen meerdere gespecialiseerde labels, waaronder:
- Events & Facility Management
- Audiovisuele en ICT-dienstverlening voor overheden en organisaties
- Verhuur van evenementbenodigdheden
- Logistieke en facilitaire ondersteuning bij verkiezingen
Hoe de samenwerking met House of Tenders begon
Vorig jaar publiceerde de gemeente Almere een nieuwe aanbesteding voor de huur van evenementengoederen, audiovisuele apparatuur en de inhuur van audiovisuele dienstverlening. Met meer dan 300 evenementen per jaar zocht de gemeente een betrouwbare partner die levert, meedenkt en ondersteunt bij de organisatie van uiteenlopende en vaak complexe evenementen. Voor Baljet Groep was dit een belangrijke aanbesteding, aangezien zij de zittende partij waren en de tender hun volledige expertise en dienstverlening omvatte.
De samenwerking tussen House of Tenders en Baljet ontstond via Johan Troelstra, hoofd tendermanagement bij House of Tenders. Samen met Johan had Gerry Baljet al eerder aanbestedingen gewonnen. Toen de zeer belangrijke tender voor de gemeente Almere op de markt kwam, kwamen Gerry en Johan weer met elkaar in contact. Dat voelde direct vertrouwd: “Johan zei: komt goed. En dus voelde het gelijk goed.” Vanuit House of Tenders werd een sterk team ingezet, onder aanvoering van projectleider Joop de Haan en planschrijver Amarins Boerkamp.
Hoewel Baljet al zittende partij was bij de gemeente Almere, was dit geen garantie voor succes. De beoordelingscommissie was volledig nieuw, de eisen anders en een ‘komt-wel-goed’-mindset kon zomaar een risico worden. In de strategiefase hebben we daarom goed nagedacht over wat er goed gaat en waar juist verbetering haalbaar is.
De verwachtingen waren helder: Baljet wilde dat hun persoonlijke aanpak, menselijke toon en praktische manier van werken ook op papier zouden landen. En precies dat wist House of Tenders treffend te verwoorden. Samen met Joop de Haan, interview- en presentatietrainer bij House of Tenders, werd ook de pitch voorbereid. Dankzij zijn strategische insteek en ervaring in presentatiecoaching werden verdiepende vragen vooraf al scherp uitgewerkt. Dat bleek later van grote waarde.
Een creatief tenderproces met lef
In het tenderproces werd bewust gekozen voor een persoonlijke, creatieve en gedetailleerde aanpak, gericht op het volledig ontzorgen van de klant. Die persoonlijke benadering is precies waar Baljet zich in wil onderscheiden. We kozen daarom een andere strategie dan gebruikelijk. Eentje die risico’s met zich meebracht, maar wel volledig past bij wie Baljet is.
Deze aanpak werd vertaald naar een sterk verhalend plan met een diep begrip van de opdrachtgever. In plaats van een traditionele zakelijke tender werd een casus beschreven vanuit de uitvoering, alsof de lezer stap voor stap wordt meegenomen. Tot in de kleinste details werd inzichtelijk gemaakt wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van complexe en kritische evenementen. Door ons volledig te verplaatsen in de gemeente konden we overtuigend laten zien dat we hun wereld en bijbehorende uitdagingen door en door begrijpen.
Deze aanpak was gedurfd, want niemand wist zeker hoe de gemeente het zou ontvangen. Maar voor Gerry voelde het authentiek. “Dit is wie wij zijn,” vertelt hij. “Persoonlijk, gedetailleerd, meedenkend. Dat wilden we laten zien.”
De samenwerking met House of Tenders speelde hierin een sleutelrol. “De teamsessies voelden natuurlijk; iedereen opereerde op gelijk niveau met elkaar, met respect voor elkaar maar ook met ruimte voor goede, scherpe discussies. Dat zorgde echt voor een wij-gevoel. In het plan, maar eigenlijk gedurende het hele traject.”
Presentatietraining: een goede voorbereiding die leidde tot een maximale score
De presentatie was een belangrijk onderdeel van de aanbesteding. Hiervoor verzorgde Joop twee intensieve sessies waarbij:
- mogelijke vragen werden geanalyseerd;
- onduidelijkheden uit het plan vooraf werden weggewerkt;
- een strakke, eenvoudige presentatie in begrijpelijke taal werd opgebouwd;
- werd gekeken hoe de vaste aanspreekpunten en Baljets persoonlijke manier van samenwerken het beste konden worden benadrukt.
Gerry: “We hebben kritisch gekeken naar ons plan en welke elementen nog extra aandacht behoefden. Daardoor hebben we tijdens de echte presentatie alles kunnen vertellen wat we wilden zeggen. Het schriftelijke plan scoorde al goed, maar dankzij de pitch konden we het nog beter overbrengen.”
Wat maakte dit project een succes?
Volgens Gerry was het succes te danken aan een combinatie van factoren. Zo was er een fijne aanvulling van kennis en expertise: “We zaten echt op één niveau. Jullie begrepen ons, vulden ons aan en zetten precies op papier wat ik in mijn hoofd had.” Hierin speelde de procesbegeleiding ook een belangrijke rol. Gerry: “De regelmatige check-ins en proactieve communicatie zorgden voor rust en vertrouwen.”
Ook de brede ervaring van House of Tenders vormde een stevige basis waarop telkens goed kon worden voortgebouwd. En misschien wel het belangrijkste: we waren met één doel bezig, namelijk winnen. En dat voelde je. Gerry beoordeelt de samenwerking met een 9,5: “Jullie waren precies wat wij nodig hadden.”
Een overwinning die past bij wie Baljet is
Het succes van deze aanbesteding is het resultaat van een sterke, persoonlijke werkwijze, waarbij lef werd getoond om anders te schrijven dan de rest. Daarbij kwam een doordachte pitch die goed aansloot op het geschreven plan. Maar boven alles was het de samenwerking, die voelde als één team, die dit project tot een succes maakte.
Baljet Groep is trots dat zij ook de komende jaren de gemeente Almere mag blijven ondersteunen met hun audiovisuele dienstverlening en evenementenorganisatie. House of Tenders kijkt met veel enthousiasme terug op de samenwerking en is blij hieraan te hebben mogen bijdragen.