Het Internationaal Monetair Fonds (IMF) heeft onlangs voorspeld dat kunstmatige intelligentie wereldwijd zo’n 40% van de banen zal vervangen. Dit percentage varieert uiteraard per vakgebied, en hoewel veel banen zullen blijven bestaan, zullen ze in toenemende mate ondersteund worden door AI. In de aanbestedingswereld – waar het schrijven van EMVI- en BPKV-plannen een centrale rol speelt – mogen we de impact van AI niet onderschatten. Ook House of Tenders erkent dit en speelt hierop in.
Het afgelopen jaar hebben we intensief onderzocht wat AI voor ons kan betekenen, met als kernvraag: als AI onvermijdelijk is, hoe kunnen we het dan optimaal benutten? Als evaluatiemoment hebben we een interne AI-dag georganiseerd, gericht op inspiratie, kennisdeling en het bespreken van de toekomstige strategie. In dit artikel geven we je een kijkje in de AI-reis van House of Tenders en delen we enkele inzichten, obstakels die we zijn tegengekomen en kansen die we in de toekomst voor ogen hebben.
De voordelen van AI in het tenderproces
Sinds de lancering van ChatGPT hebben we veel veranderingen gezien, met talloze updates die de mogelijkheden keer op keer hebben uitgebreid. In februari 2023 zijn we begonnen met experimenteren met de tool, en in februari 2024 startte House of Tenders een pilotprogramma, met als doel in drie dagen een plan te schrijven met ChatGPT. Dit initiatief is snel gegroeid: inmiddels hebben we al 13 AI-plannen opgeleverd, en zijn AI-tenders een onderdeel geworden van de diensten die House of Tenders aanbiedt.
Door ons te verdiepen in de inzet van AI in ons vakgebied, de uitdagingen te analyseren en oplossingen te ontwikkelen, hebben we waardevolle inzichten opgedaan. Enkele concrete voordelen die wij ervaren zijn:
- Consistentie in schrijfkwaliteit. Met gebruik van de juiste prompts blijft de kwaliteit van het schrijfwerk consistent, ongeacht de senioriteit van de schrijvers.
- Verhoogde focus op inhoud en meerwaarde. Voorheen besteedden we veel tijd aan formuleringen en andere schrijftechnische zaken. Nu, met een betrouwbare consistentie in kwaliteit, hebben we meer tijd om EMVI-plannen inhoudelijk te versterken en zo meerwaarde te creëren, dankzij de uren die ChatGPT ons bespaart. Door deze urenbesparing biedt House of Tenders AI-diensten aan die 10 tot 20% goedkoper zijn dan reguliere plannen.
- Energiebesparing onder medewerkers. Door AI effectief in te zetten, vereisen projecten minder energie, wat resulteert in meer energie voor medewerkers aan het einde van de dag.
De knelpunten van AI in het tenderproces
Een misstap bij het gebruik van AI is het blindelings vertrouwen en omarmen van alle mogelijkheden die de tool biedt. Er schuilen namelijk risico’s die, als ze niet goed worden begrepen door de schrijver, problemen kunnen veroorzaken. Voorbeelden van knelpunten die we niet moeten onderschatten zijn:
- Specifieke analyse in enkele dagen. Het uitvoeren van een specifieke, gestructureerde analyse binnen enkele dagen is lastig. De eisen van de aanbestedende dienst zijn vaak erg uiteenlopend, waardoor maatwerk fundamenteel blijft. Dit zal altijd tijd blijven kosten.
- Verwachtingsmanagement van klanten. Net zoals bij de aanbestedende dienst, verschillen klantverwachtingen sterk. Sommigen zijn experimenteel met AI, anderen verwachten reguliere kwaliteit. AI kan het verwachtingsmanagement niet vervangen, omdat het verzamelen van informatie bij de klant ook maatwerk vereist. Zonder tijdige informatie moeten er achteraf vaak veel correcties worden doorgevoerd.
- Blinde vlekken. Door veelvuldig gebruik van AI en de mogelijke afhankelijkheid van de tool kunnen blinde vlekken bij de schrijver ontstaan. Dit leidt tot het ontbreken van cruciale informatie, waardoor de inhoudelijke kwaliteit van een plan sterk vermindert.
De toekomst van AI: kansen voor de tenderwereld
Bij House of Tenders gaan we altijd vooruit. Naast het begrijpen van de voordelen en risico’s van AI, onderzoeken we kritisch welke kansen er in de toekomst voor de tenderwereld liggen. Twee richtingen waarin wij kansen zien:
- Efficiëntie en snelheid. House of Tenders richt zich op efficiëntie en snelheid, zodat we de prijs-kwaliteitsverhouding van onze diensten optimaal kunnen waarborgen. Door ChatGPT zo slim mogelijk te integreren in het tenderproces, zonder volledig afhankelijk te worden, kan het niet alleen tijd besparen, maar ook nieuwe mogelijkheden bieden voor innovatie en optimalisatie van het gehele tenderproces. Wij verwachten al in 2025 een kwalitatief gelijkwaardig plan te schrijven als nu met ons reguliere schrijfproces, met 50% minder uren en 70% minder doorlooptijd.
- Een nieuwe collega. AI beperkt zich niet alleen tot schrijven, maar kan ook inhoudelijk aanvullen. Momenteel wordt ChatGPT vooral gebruikt voor het opstellen van teksten en minder voor het leveren van inhoud. Maar: AI wordt met de dag slimmer. Wij verwachten dat AI in de toekomst een rol zal spelen in zowel het schrijfproces als het meedenken en analyseren van tenderplannen.
Het beste EMVI-plan
Als we de voordelen en knelpunten naast elkaar leggen, zou in principe iedereen in de toekomst een ‘voldoende’ EMVI-plan kunnen maken. Een voldoende plan is alleen niet genoeg om een opdracht te winnen. Het schrijven van het beste plan is pas wat de deuren opent. Hoewel AI hierbij kan ondersteunen, blijft het in de concurrerende aanbestedingswereld essentieel om het EMVI-plan te laten opvallen ten opzichte van de andere inschrijvers. Zolang een schrijver geen inhoudelijke kennis heeft om een verhaal passend en overtuigend voor de opdrachtgever te maken, zal AI de kwaliteit van een plan niet naar een hoger niveau tillen. Daarnaast variëren de eisen van opdrachtgevers sterk: elke aanbesteding is uniek. Daarom blijft maatwerk cruciaal, een gebied waarin ChatGPT momenteel minder waardevolle bijdragen kan leveren.
House of Tenders zit niet stil: gezien onze visie om het meest vooruitstrevende tenderbureau van Nederland te zijn en te blijven, bewegen wij mee met de tijd en erkennen wij dat AI een integrale rol zal spelen in de tenderwereld. Daarom blijven we kritisch onderzoeken hoe AI ons werk kan optimaliseren en ons juist kan helpen inhoudelijk nog betere plannen voor onze klanten te schrijven. Zo blijven we niet alleen in lijn met de technologische vooruitgang, maar behouden we ook de hoge standaarden die klanten van ons verwachten.
