Even voorstellen, wie ben jij en wat is je achtergrond?
Ik ben Jorrit, 32 jaar, en werk nu al bijna zes jaar bij House of Tenders, waar het ook allemaal begon. Ik was als een van de eerste twee medewerkers door Arjan van Leest aangenomen. We begonnen letterlijk aan de keukentafel, omdat we nog geen kantoor hadden. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een team van vijftien medewerkers en heb ik geholpen met het opzetten van verschillende aspecten van het bedrijf. In mijn beginperiode was ik vooral bezig met het schrijven van plannen voor aanbestedingen. Tegenwoordig ben ik veel meer betrokken bij projectleiding en het ontwikkelen van nieuwe diensten, met name op het gebied van consultancy en AI binnen aanbestedingen. Samen met Arjan focus ik nu op de uitbreiding van onze dienstverlening. Hoewel ik niet meer zo intensief betrokken ben bij het daadwerkelijke schrijven van aanbestedingsplannen, word ik vaak geraadpleegd door mijn collega’s. Ik word als een soort wandelende bibliotheek gezien.
Mijn achtergrond ligt in de bestuurskunde en politiek. Ik heb bestuurskunde gestudeerd en na mijn studie gewerkt bij een stichting waar ik verantwoordelijk was voor subsidie-aanvragen en beleidsontwikkeling. Tijdens mijn studietijd was ik ook politiek actief en dat ben ik nog lange tijd gebleven. Tot maart 2023 was ik vier jaar lang lid van de Provinciale Staten van Noord-Holland en daarvoor heb ik ook bij de Tweede Kamer gewerkt. Deze politieke ervaring heeft me veel inzicht gegeven in hoe de overheid werkt en wat hun doelstellingen zijn. Dat inzicht is zeer waardevol bij aanbestedingen, omdat je je moet kunnen verplaatsen in de hoofden van het beoordelingsteam die de aanvragen beoordelen. Deze achtergrond heeft me goed voorbereid op mijn werk bij House of Tenders en heeft bijgedragen aan mijn begrip van zowel de politieke als de administratieve processen die betrokken zijn bij aanbestedingen. Hierdoor kan ik onze klanten beter adviseren en helpen bij het navigeren door complexe aanbestedingsprocedures.
Je bent gaandeweg binnen House of Tenders betrokken geraakt bij AI. Was dat iets waar je altijd al interesse in had?
Het was niet per se voor de hand liggend dat ik me met AI zou gaan bezighouden, hoewel ik altijd affiniteit heb gehad met techniek en technische zaken. In het verleden heb ik ook geprobeerd te leren programmeren. Hoewel ik nu slechts een basiskennis heb, begrijp ik hoe een softwareontwikkelaar moet denken om uiteindelijk software te maken. Die kennis helpt me wel wanneer ik met AI bezig ben. Een carrière als softwareontwikkelaar was uiteindelijk niet voor mij weggelegd, maar de vaardigheden die ik heb opgedaan, zijn wel nuttig gebleken.
Mijn interesse in techniek en nieuwe ontwikkelingen heeft me ertoe gebracht om me in AI te verdiepen. Vanaf het begin, toen ik samen met Arjan aan de keukentafel zat, was ik altijd al bezig met vernieuwen en het verbeteren van onze processen. Die vernieuwingsdrang heb ik sindsdien altijd behouden. Ik heb steeds nagedacht over hoe we dingen beter kunnen doen en hoe we efficiënter kunnen werken. De technologische ontwikkelingen en de mogelijkheden van AI trokken mijn aandacht, en ik zag potentieel in het toepassen van AI binnen onze aanbestedingsprocessen. Door mijn technische achtergrond en mijn voortdurende zoektocht naar vernieuwing, ben ik gaandeweg steeds meer betrokken geraakt bij AI-projecten binnen House of Tenders, om te ontdekken hoe we dingen slimmer en efficiënter kunnen doen met behulp van AI.
Hoe verhoudt House of Tenders zich momenteel tot de ontwikkelingen van AI?
In het licht van onze missie om het meest vooruitstrevende tenderbureau van Nederland te zijn, heeft House of Tenders altijd gestreefd naar vernieuwing en innovatie. Deze missie heeft ons gedreven om voortdurend te zoeken naar manieren om ons werk te verbeteren en slimmer in te richten. De opkomst van AI bood ons een nieuwe mogelijkheid om dit te realiseren.
Voordat de opkomst van AI plaatsvond, waren we al bezig met het gebruik van data om ons werk te optimaliseren. We analyseerden gegevens van eerdere projecten om inzichten te verkrijgen en onze aanpak te verbeteren. Dit leidde tot de ontwikkeling van slimme data-overzichten, maar het bracht ons slechts tot een bepaald punt. De komst van AI, met name door platforms als ChatGPT, opende een wereld van mogelijkheden voor ons. Aanvankelijk begon mijn persoonlijke ontdekkingstocht met het aanmaken van een ChatGPT-account en het verkennen van de mogelijkheden ervan. Ik was verbaasd over hoe laagdrempelig AI-toepassingen werden, dankzij het gebruik van geavanceerde taalmodellen.
Ik begon met het testen van de mogelijkheden van ChatGPT en ontdekte al snel dat het platform mijn ideeën kon ondersteunen en soms zelfs op weg kon helpen. Echter, ik merkte ook de beperkingen op, vooral op het gebied van de outputkwaliteit en het begrip van de context. Maar met elke update en elke nieuwe functionaliteit leerde ik meer en begon ik beter te begrijpen hoe ik AI effectief kon gebruiken. Een belangrijke doorbraak kwam toen ik ontdekte dat het opstellen van een goede prompt cruciaal was voor het verkrijgen van betere output van ChatGPT. Dit inzicht leidde tot het ontwikkelen van effectievere prompts, wat weer leidde tot betere resultaten. Vervolgens deelde ik mijn bevindingen met Arjan, en samen begonnen we na te denken over hoe we AI breder konden inzetten binnen House of Tenders. Dit leidde tot initiatieven om AI bedrijfsbreed te testen, samen met onze klanten. Door te experimenteren en te leren van de praktijk, hopen we nieuwe diensten te kunnen ontwikkelen die ons in staat stellen om sneller, goedkoper en met nog meer kwaliteit te werken.
Kortom, de opkomst van AI heeft ons gedwongen om anders te gaan denken en heeft ons aangemoedigd om nieuwe wegen van innovatie te verkennen. We zijn nu vastberaden om de mogelijkheden van AI volledig te benutten en te integreren in onze dagelijkse werkzaamheden, met als doel om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn.
Zijn er al concrete toepassingen van AI binnen het tenderproces, of bevinden we ons nog voornamelijk in de fase van initiatieven en ideeën, waarbij bijvoorbeeld ChatGPT wordt onderzocht maar nog niet volledig geïmplementeerd?
Momenteel zijn we actief bezig met het verkennen en experimenteren met AI, maar het gebruik ervan binnen het tenderproces is nog niet op grote schaal geïmplementeerd. We zijn betrokken bij initiatieven zoals de ontwikkeling van tools door tenderplatform Altura, die zich richten op het gebruik van data voor inschrijvingen en het verbeteren van schrijfprocessen. Mijn rol is om mijn kennis van het tenderproces te delen, zodat zij hun tools kunnen verbeteren en optimaliseren voor onze specifieke behoeften.
Aan de andere kant maken collega’s gebruik van ChatGPT of vergelijkbare tools. Ze zijn bezig met het verkennen en experimenteren met deze technologieën. Ik heb veel prompts opgezet in ons systeem, zodat mijn collega’s ermee kunnen oefenen en experimenteren. Op dit moment wordt AI binnen projecten gebruikt voor kleine taken, zoals het genereren van inspiratie, het inkorten van teksten, het samenvatten van informatie of het extraheren van gegevens uit documenten. Hoewel dit nog in de beginfase is, zien we veel potentieel en zijn we enthousiast over de mogelijkheden die AI ons in de toekomst kan bieden binnen het tenderproces.
Daarnaast hebben Arjan en ik recentelijk een experiment opgezet waarbij we het normale proces van een aanbesteding, dat normaal gesproken 4 tot 5 weken in beslag neemt, hebben teruggebracht naar slechts 3 dagen. We zijn begonnen met de vraag: wat zou er veranderen in onze werkwijze als we alles in 3 dagen zouden moeten doen, met als uitgangspunt dat ChatGPT alles voor ons zou schrijven? Deze denkoefening bracht allerlei uitdagingen met zich mee, zoals hoe om te gaan met privacy en de data van onze klanten, of hoe we de output van ChatGPT zouden controleren voordat we deze naar de klant sturen.
Het resultaat was een nieuw proces dat we hebben getest bij een project voor een installatiebedrijf. In slechts één middag hebben we ongeveer 12 pagina’s geschreven, die qua kwaliteit vergelijkbaar waren met wat een junior planschrijver zou produceren. Dit toont aan dat we al behoorlijk ver zijn gekomen in het gebruik van AI binnen ons werkproces. De rest van de dagen hebben we gebruikt om samen met de klant kleine aanpassingen te maken en te zien hoe we het proces verder konden verbeteren.
Dat klinkt wel als een geslaagd experiment, welke lessen hebben jullie hieruit getrokken?
We hebben veel geleerd en zijn tot een aantal verbeteringen gekomen. Een van de uitdagingen waar we tegenaan liepen, was dat op de eerste dag de klant input gaf voor bepaalde vragen en informatie die nodig was om het proces voort te zetten. Met deze input ging ik vol vertrouwen aan de slag om alles met de AI uit te werken, maar ik kwam er al snel achter dat ik veel meer informatie nodig had van de klant. Helaas was de eerste dag al voorbij voordat ik deze aanvullende informatie kon krijgen. Op de tweede dag moesten we dus deze ontbrekende informatie verzamelen en het hele plan opnieuw opstellen, inclusief de aanvullingen en de nieuwe input, wat resulteerde in een herziene versie van het plan die ik vervolgens moest controleren voordat deze naar de klant kon worden gestuurd. Dus eigenlijk heb ik het plan in twee dagen twee keer moeten schrijven: een keer in een haastige eerste versie en vervolgens nog een keer in een meer gedetailleerde en verbeterde versie.
Een belangrijke verbetering die Arjan en ik uit dit experiment hebben gehaald, is om op de eerste dag alleen te focussen op het verzamelen van zo gedetailleerd mogelijke informatie van de klant. Op die manier hebben we op zijn minst alle benodigde gegevens om mee te werken op de tweede dag. De tweede helft van die tweede dag kunnen we dan gebruiken om alles nogmaals te controleren, aan te passen en te verbeteren. Hopelijk zal dit resulteren in een betere kwaliteit van het plan.
Inmiddels hebben we de zesde Ai-tender afgerond en zijn de volgende twee al gepland. Voor het eerste project (die van de installatietechniek) hebben we de uitslag terug. Uit de beoordeling blijkt dat we het beste plan hebben geschreven en hiermee ook de aanbesteding hebben gewonnen.
We hebben nu al een tweede project gepland staan en ik ben heel benieuwd of deze nieuwe aanpak inderdaad beter zal werken. Met dit soort kleine aanpassingen zijn we nu aan het experimenteren, waar we waarschijnlijk veel van zullen leren en waarbij we tegen verschillende uitdagingen zullen aanlopen.
Arjan en ik hebben samen veel ervaring binnen aanbestedingen. We weten dus hoe we de tender moeten aanvliegen en welke informatie nodig is. Op basis hiervan hebben we onze werkwijze aangepast. Ook laten we andere collega’s nu meedoen met de AI-projecten en leiden we hen op in het nieuwe manier van werken. We willen dat meer mensen ervaren wat de voordelen en beperkingen zijn en hoe wij dit voor al onze projecten kunnen gebruiken. Het heeft veel impact op ons werk en collega’s daarom testen we er nu ook uitgebreid mee en laten we collega’s nu ook actief meedoen om ook te weten hoe zij naar deze ontwikkelingen kijken en welke verbeteringen zij nog zien.
We zijn ons ervan bewust dat werken met AI veel impact kan hebben op het werk van onze collega’s. Dus we willen eerst goed testen, kijken waar we tegenaan lopen en bepalen of deze aanpak daadwerkelijk werkt. Misschien komen we erachter dat 5 dagen of zelfs een week beter werkt, en dat is prima. Het belangrijkste is dat we nu kijken naar hoe we slimmer en efficiënter kunnen werken, en hoe we AI daarbij kunnen gebruiken.
Samengevat lijkt het erop dat House of Tenders op dit moment een open houding heeft ten opzichte van AI. Zijn er ethische overwegingen waar we rekening mee moeten houden, met name op het gebied van privacy en afhankelijkheid van AI?
Ja, zeker. Privacy en eigenaarschap over data is een belangrijk aandachtspunt, vooral als het gaat om gevoelige informatie van klanten of bedrijven. We hebben duidelijke richtlijnen voor onze collega’s opgesteld om geen persoonlijke of bedrijfsgevoelige gegevens te gebruiken bij het werken met AI-modellen zoals ChatGPT. We hebben er ook voor gekozen om ChatGPT niet te koppelen aan onze database met alle eerder geschreven plannen. Bij gebruik en implementatie van (nieuwe) tools letten we hier dan ook op of beperken het gebruik hiervan.
Daarnaast zijn we ons bewust van het risico dat we te afhankelijk worden van AI. Het idee dat AI alles voor ons doet en dat we onze eigen vaardigheden verliezen, kan zorgwekkend zijn. Maar in de praktijk denk ik dat het wel zal meevallen. Hoewel AI ons veel tijd kan besparen bij schrijftaken, zullen we die tijd waarschijnlijk besteden aan andere aspecten van ons werk, zoals het verzamelen van informatie, het afstemmen met klanten, brainstormen en het opzetten van nieuwe projecten. Onze werkwijze zal verschuiven van puur schrijven naar meer focus op strategie en communicatie.
Hoewel we enthousiast zijn over de mogelijkheden die AI biedt, zijn we ons ook bewust van de ethische en praktische overwegingen die ermee gepaard gaan, en we streven ernaar om deze in evenwicht te houden terwijl we onze processen verbeteren en optimaliseren.
Veel mensen beweren dat technologische vooruitgang ons leven gemakkelijker maakt, terwijl anderen zeggen dat het de wereld juist complexer en ingewikkelder maakt. Hoe zie jij de toekomstige ontwikkeling van AI binnen House of Tenders en welke impact verwacht je op de markt en concurrentie?
Dat is inderdaad een belangrijk vraagstuk waar ik regelmatig over nadenk. Mijn voornaamste zorg is dat de voortdurende technologische ontwikkelingen een ingrijpende verandering in ons werk teweeg zullen brengen. Ik ben daar eerlijk over tegen mijn collega’s. Hoewel sommigen wellicht enthousiast zijn over deze veranderingen en er gemakkelijk mee kunnen omgaan, vrees ik dat anderen misschien wat van hun werkplezier zullen verliezen. Het is mogelijk dat we op een gegeven moment verschillende methoden moeten hanteren, een combinatie van oude en nieuwe manieren van werken. Hoe dit precies zal verlopen, is nog onzeker.
Desondanks ben ik hoopvol gestemd over de potentiële voordelen die deze veranderingen met zich mee kunnen brengen. Ik geloof dat het uiteindelijk kan bijdragen aan het verminderen van de werkgerelateerde stress bij onze collega’s. We worden immers vaak geconfronteerd met strakke deadlines en een overvloed aan informatie die verwerkt moet worden. Ik hoop oprecht dat deze nieuwe technologieën helpen om de stress te verminderen en het risico op overwerk te minimaliseren. We streven er al naar om zorgvuldiger met deze aspecten om te gaan, maar ik hoop dat we door verdere ontwikkelingen nog beter in staat zullen zijn om dit te voorkomen.
Maar het gaat ons ook een hele hoop opleveren. Ik laat altijd dit plaatje zien die weergeeft hoe AI kan worden gebruikt. Uit een onderzoek naar het werk van consultants en de invloed van AI bleek al dat mensen 40% hogere kwaliteit kunnen leveren, 12% meer gedaan kunnen krijgen en 25% sneller kunnen werken met behulp van AI. Dit plaatje laat zien hoe we voortdurend moeten streven naar het optimale samenspel tussen mens en AI.
Op deze grafiek is een stippellijn te zien die alle taken aangeeft die AI goed kan uitvoeren, en een oranje lijn die staat voor de taken die wij als mensen goed kunnen of al uitvoeren. Soms overlappen deze lijnen, wat betekent dat we AI kunnen vragen om bepaalde taken uit te voeren waar het bijzonder goed in is, zoals het schrijven van een inleiding. Maar er zijn ook taken, zoals het contact met klanten en brainstormsessies, besluitsvorming en controle over bepaalde zaken die buiten het bereik van AI vallen. Dit zal in de toekomst wel veranderen naarmate AI slimmer wordt en in staat is om meer diverse taken uit te voeren.
Als we kijken naar het analyseren van bijlagen voor een aanbesteding, kan AI mij helpen om snel de kernpunten te identificeren. Echter, ik wil zelf ook nadenken over wat ik heb gelezen en een analyse maken, die ik vervolgens met de klant kan bespreken. Op die manier is AI een waardevol hulpmiddel dat met mij meedenkt. Er zijn dus taken die AI kan overnemen, taken die het helemaal niet kan uitvoeren, en taken waarbij we een samenwerking tussen mens en AI zien.
Verwacht je dat er nog nieuwe aspecten van AI ontwikkeld worden waar we momenteel misschien nog geen kennis van hebben, maar die mogelijk wel in de toekomst gebruikt zullen worden?
Ja, ik geloof dat voortdurende dataverzameling AI in staat stelt om nieuwe toepassingen te ontwikkelen waar we misschien nog niet bekend mee zijn. Eerst konden we alleen documenten in de AI laden en de AI de informatie eruit laten halen. Nu kunnen we echter specifieke instructies geven om informatie te verwerken en direct naar tekst om te zetten.
Wat ik vooral zie gebeuren, is dat verschillende AI-modellen worden gecombineerd. Er zijn AI’s die stemmen kunnen kopiëren, automatisch kunnen schrijven, of zelfs virtuele klonen van mensen kunnen maken. Door deze modellen te combineren, is het uiteindelijk mogelijk om een digitale versie van jezelf te maken. Je zou deze digitale versie dan instructies kunnen geven, en het zou taken voor je kunnen uitvoeren. Natuurlijk brengt dit ook risico’s met zich mee, vooral als deze technologie in verkeerde handen valt.
Uiteindelijk denk ik dat er nog veel slimmere AI-systemen zullen worden ontwikkeld, die een combinatie van verschillende modellen en tools gebruiken. Deze geavanceerde AI’s zouden zelfs kunnen functioneren als een soort virtuele collega’s, die ons helpen met complexe taken en ons werk verlichten.
Hoe denk je dat de concurrentie op de markt tussen verschillende partijen zal verlopen met betrekking tot AI? Wordt het een soort wapenwedloop van AI?
Ja, dat is een treffende vraag. Ik denk dat we momenteel al een soort wapenwedloop zien ontstaan, omdat steeds meer tenderbureaus bezig zijn met AI, op zijn minst met ChatGPT. Sommige bureaus gaan zelfs nog verder door samenwerkingen aan te gaan met platforms zoals Altura of andere opkomende start-ups op dit gebied. Op dit moment bevinden wij ons bij House of Tenders nog redelijk vooraan in deze ontwikkeling, maar dat kan snel veranderen als een concurrent met een slimme oplossing komt die direct aanslaat. We moeten dus voortdurend blijven vernieuwen en nadenken over hoe we AI kunnen inzetten en tot welk niveau we dit willen doen.
Stel je voor dat elk tenderbureau beschikt over een AI-tool waarmee ze hoogwaardige plannen kunnen schrijven voor aanbestedingen. Dat zou waarschijnlijk betekenen dat het totale aantal facturabele uren omlaag gaat, omdat hetzelfde werk in minder tijd kan worden gedaan. Een deel van deze vrijgekomen uren kan dan weer worden besteed aan andere activiteiten. Echter, op de lange termijn denk ik dat we als geheel steeds sneller zullen gaan werken en dat de kwaliteit van het werk omhoog zal gaan. Als iedereen met dezelfde AI-tool werkt, zullen de geschreven plannen consistent van hoge kwaliteit zijn. Het verschil zit dan vooral in de ervaring en de vaardigheid om informatie van klanten te verzamelen, dus in de soft skills. Daarnaast verwacht ik dat aanbestedende diensten anders zullen gaan beoordelen. Ze zullen meer gaan letten op aantoonbare ervaring en vertrouwen hebben in de capaciteit van een partij om de opdracht goed uit te voeren. Dit kan betekenen dat de manier waarop tenderbureaus zoals wij functioneren, aanzienlijk zal veranderen.
Ik denk dat we wel nog steeds betrokken zullen zijn bij het schrijven en inschrijven op aanbestedingen, omdat we onze klanten hiermee kunnen ondersteunen. Onze kennis stelt ons in staat om met hen te brainstormen en te begrijpen wat de beoordelaars belangrijk vinden. We kunnen hen dus helpen bij het maken van keuzes en uiteindelijk hebben we de tools om deze ideeën op papier te zetten. Er zal echter altijd iemand zijn die dit naleest, omdat we willen zorgen voor controle en zekerheid dat er geen fouten in staan. Dus, er zal altijd een schrijfelement aanwezig zijn, wat wellicht meer gericht is op controleren dan op actief schrijven.
Ik denk dat andere diensten rondom ons kernwerk belangrijker zullen worden. Bijvoorbeeld, we kunnen met klanten meedenken om hun eigen bedrijfsvoering en dienstverlening te verbeteren. Als zij sterke diensten leveren, hebben ze ook een grotere kans om aanbestedingen te winnen. Dus, ons werk zou in de toekomst misschien op een andere manier kunnen veranderen. Het is een proces waarop we ons aanpassen aan de ontwikkelingen, waarop we zelf niet altijd evenveel invloed hebben. Op korte termijn zal ons werk waarschijnlijk niet veel veranderen, maar op de lange termijn zal het absoluut anders zijn.
