In dit dubbelinterview blikken Arjan van Leest en Cristian Kleijweg terug op zeven jaar House of Tenders, van de eerste uitdagingen tot hun groei als partners. Ze geven een inkijkje in de obstakels die ze overwonnen, de successen die hen vormden, en de persoonlijke groei die ze doormaakten. Van het opzetten van efficiënte processen tot het bouwen van een sterk team – lees over de ervaringen die House of Tenders hebben gemaakt tot wat het nu is.
Wat was jullie oorspronkelijke visie toen jullie House of Tenders oprichtten? Is die visie in de loop der tijd veranderd?
Arjan: Toen ik House of Tenders oprichtte, was de visie simpelweg het beste tenderbureau van Nederland te worden. Een duidelijke ambitie, maar naarmate we groeiden, merkten we dat die visie meer verfijning nodig had. In eerste instantie verschoven we de focus naar zaken als tevredenheid, stabiliteit, kwaliteit en klantgerichtheid, wat zou leiden tot groei van het bedrijf. Later zagen we echter dat je met alleen kwaliteit niet per se de juiste mensen aantrekt. Dus besloten we om ons te profileren als het leukste tenderbedrijf van Nederland. Dat werkte, maar op een gegeven moment kwamen we tot de conclusie dat ‘leuk zijn’ niet genoeg is om talent vast te houden en echt impact te maken. Zo’n anderhalf tot twee jaar geleden hebben we daarom onze visie opnieuw aangepast: nu willen we het meest vooruitstrevende tenderbureau van Nederland zijn. Innovatief, vernieuwend, met een blik op de toekomst. ‘Leuk’ is daarbij geen missie meer, maar gewoon een randvoorwaarde.
En Cristian, toen ben jij erbij gekomen. Hoe was dat voor jou? Waar begon je aan?
Cristian: Ik sloot me ongeveer negen maanden na de oprichting aan bij Arjan. Wat me meteen opviel, was dat er veel ruimte was voor verbetering, vooral als het ging om de interne processen. Mijn eerste prioriteit was het bouwen van structuren binnen de organisatie om de groei die we nastreefden ook echt mogelijk te maken. Zo ben ik begonnen met het implementeren van systemen, zoals Exact, die we vandaag de dag nog steeds gebruiken. Ook heb ik gespreksstructuren ontwikkeld, zoals voortgangsgesprekken en onze wekelijkse teamstarts. Een ander punt was het professionaliseren van hele basale, maar essentiële zaken, zoals de facturering. Die werd destijds nog handmatig in Word gedaan – dat kon natuurlijk veel efficiënter. Maar dit soort verbeteringen zijn nooit ‘af’. Processen blijven natuurlijk continu in ontwikkeling, en dat is ook wat we vandaag de dag nog steeds doen: blijven optimaliseren, zodat we klaar zijn voor de toekomst.
Zijn er bijzondere momenten of mijlpalen geweest in de beginperiode van House of Tenders?
Arjan: Ja, zeker. De komst van Cristian bijvoorbeeld, viel samen met een vrij unieke situatie. In 2015, toen mijn kinderen werden geboren, had ik mijn vrouw beloofd dat we nog een grote reis zouden maken voordat ze naar de kleuterschool zouden gaan. In 2018 richtte ik opnieuw een eigen bedrijf op; House of Tenders. Maar die belofte om op reis te gaan bleef altijd in mijn achterhoofd zitten.
Het was natuurlijk niet bepaald een ideale timing. Een bedrijf net starten en dan een paar maanden weggaan is normaal gesproken een recept voor chaos. Maar ik wist dat als ik iemand zou vinden die niet alleen het bedrijf kon beheren, maar ook verder kon laten groeien, het misschien toch haalbaar zou zijn. En toen kwam Cristian op mijn pad. Dat was een perfecte match. Omdat mijn reis eraan kwam, moesten we versneld allerlei processen opzetten. Dit gaf Cristian meteen veel verantwoordelijkheid en zorgde ervoor dat zaken zoals systemen, structuren en operationele processen veel sneller werden geïmplementeerd dan we waarschijnlijk normaal hadden gedaan. Het mooiste was dat tijdens mijn afwezigheid de omzet en winst bleven stijgen. Dat gaf me niet alleen vertrouwen in de richting die we opgingen, maar vooral ook in Cristian en zijn capaciteiten. Het voelde echt als een vliegende start.
Cristian, hoe heb jij die beginperiode ervaren?
Cristian: Voor mij was dit destijds natuurlijk een spannende, maar ook ontzettend mooie kans. En gelukkig is het allemaal goed gegaan, al ging het zeker niet zonder uitdagingen. Zo werd in de eerste week van Arjans reis een dierbaar familielid van mij opgenomen op de intensive care. Dit was echt een spannende tijd, wat natuurlijk extra stress met zich meebrengt. Toch hebben we juist in die periode ook belangrijke successen geboekt. Vlak voordat Arjan vertrok, wisten we een raamovereenkomst binnen te halen met A.Hak, een grote speler in de infrastructuursector. Die overeenkomst was een echte mijlpaal voor House of Tenders. Het zorgde voor een constante stroom aan opdrachten en legde daarmee een stevige basis voor onze groei.
Arjan: Ja, Cristian is ontzettend belangrijk geweest in die beginfase. Hij bracht structuur en professionaliteit naar het bedrijf, iets waar we toen echt behoefte aan hadden. Wat me vooral bijblijft, is zijn enorme veerkracht. Hij wist zowel de zakelijke als persoonlijke uitdagingen te trotseren en heeft daarmee een cruciale rol gespeeld in de ontwikkeling van House of Tenders.
En toen begon het balletje te rollen?
Cristian: Eigenlijk wel. Die samenwerking met A.Hak heeft ons destijds echt geholpen om een groeifase door te maken. Daar zijn we nog steeds heel blij mee en dankbaar voor. Dankzij die boost konden we intern sterker worden, meer bedrijven ondersteunen en steeds meer tenders winnen. Gaandeweg konden we ook het team uitbreiden. We namen meer mensen aan en begonnen ze op te leiden tot planschrijvers. Dat was een belangrijke stap, omdat het ons in staat stelde om steeds meer werkzaamheden los te laten. Hierdoor werd het bedrijf steeds minder afhankelijk van ons als oprichters en kon het op eigen kracht doorgroeien.
Wat waren de grootste uitdagingen die jullie in de eerste jaren tegenkwamen?
Arjan: Bij het leiden van een bedrijf heb je altijd een aantal constante uitdagingen, ongeacht het type onderneming. Denk aan een gezonde balans in cashflow, het vinden en behouden van goede medewerkers, het zorgen voor tevreden klanten en een constante stroom van opdrachten. Dit alles moet je in evenwicht houden, terwijl je ook nog de kwaliteit van je product of dienst bewaakt.
In ons eerste jaar lag de grootste uitdaging bij het vinden van voldoende aanvragen om ons team aan het werk te houden. Zonder klanten kun je natuurlijk niet groeien. Het was een kwestie van veel proberen en leren, maar uiteindelijk wisten we deze uitdaging te overwinnen. Tegelijkertijd hadden we een relatief jong team, vol met junioren die intern opgeleid moesten worden. Het bewaken van de kwaliteit van ons werk was dus ook een continu punt van aandacht.
Tijdens het tweede jaar, toen ik op reis was en het bedrijf flink aan het groeien was, kregen we te maken met een heel andere uitdaging: een tekort aan cashflow. De snelle groei, gecombineerd met late betalingen van een aantal klanten tijdens de zomerperiode, zorgde ervoor dat het soms lastig was om rekeningen en salarissen op tijd te betalen. Dit losten we op door met klanten te onderhandelen over snellere betalingen in ruil voor een korting, maar ook door onze eigen salarissen tijdelijk uit te stellen zodat onze medewerkers niks ervan merkten. Hier zijn we gelukkig weer uitgekomen.
Later, in ons derde jaar, begon de krapte op de arbeidsmarkt ons parten te spelen. Het vinden van goede mensen werd een enorme uitdaging. En in het vierde jaar verschoof de uitdaging naar het behouden van medewerkers, met name na het onverwachte vertrek van een ervaren kracht. Dit zorgde voor extra werkdruk en in die periode ervoeren we helaas ook een daling in medewerkerstevredenheid.
Maar ook deze obstakels hebben we overwonnen. Sindsdien hebben we veel meer stabiliteit gekregen, wat ons in staat stelt om ons te richten op waar we echt goed in willen zijn: kwaliteit. Natuurlijk blijven er externe factoren waar je als ondernemer rekening mee moet houden, maar we hebben nu de ruimte om vooruit te denken en plannen te maken voor de toekomst. Dat maakt het ondernemen niet alleen uitdagend, maar ook ontzettend leuk.
Hoe hebben jullie deze uitdagingen overwonnen?
Arjan: Door verschillende stappen te zetten, vooral op het gebied van recruitment, opleiding en medewerkerstevredenheid. Zo hebben we strengere recruitmentprocessen geïmplementeerd, waarbij we ons specifiek richtten op het aantrekken van mensen met de juiste mentaliteit en vaardigheden. Daarbij hoort ook dat we eerlijk en duidelijk zijn in onze communicatie met kandidaten, vooral over de werkdruk en de dynamiek van het werk. Tenderen kan stressvol zijn, dus het is belangrijk dat sollicitanten vanaf het begin weten waar ze aan beginnen.
Een andere belangrijke stap was het professionaliseren van onze onboarding. De interne opleiding tot planschrijver is daarin een grote rol gaan spelen. Tenderen is geen werk dat je zomaar even doet; het vereist kennis van heel veel stappen en details. Hoewel je veel kunt leren ‘on the job’, vonden we het belangrijk om een gestructureerd opleidingsprogramma te ontwikkelen. Dit helpt nieuwe medewerkers om snel up-to-speed te komen, waardoor het team sneller weer stabiliteit en zekerheid heeft. Ook besloten we een correctiefactor te gebruiken voor nieuwe schrijvers, om hen tijd en ruimte te geven om efficiënter te worden.
Daarnaast zijn we actief aan de slag gegaan met medewerkerstevredenheid. We voeren nu regelmatig tevredenheidsonderzoeken uit om vroegtijdig signalen van ontevredenheid op te pikken. Om dit verder te versterken, hebben we ook een Hoofd Tendermanagement aangesteld. Johan Troelstra, die we voor deze rol hebben gevonden, is echt een mensen-mens. Hij brengt rust en aandacht voor het team, en dat heeft een enorm positieve impact gehad. Samen met onze HR-officemanager Wendy vormen zij een belangrijk duo als leidinggevenden en aanspreekpunt. Wendy wordt gekscherend al kantoormama genoemd. We zijn ontzettend blij met hen!
Cristian: Ja, en als laatste punt en aanvullend hierop: voor mij draait het uiteindelijk om één ding en dat is hard werken en doorzetten, ook als het tegenzit. Wanneer anderen misschien de handdoek in de ring gooien of even stilvallen, is het juist het moment om zelf die extra stap te zetten. Punt. Soms zit het niet mee, maar juist dan maak je het verschil door vol te houden en niet op te geven. Dat is wat mij betreft de sleutel tot succes.
En dan nu over de positieve kant: de successen en prestaties van House of Tenders. Welke tenders beschouwen jullie als de belangrijkste successen tot nu toe?
Arjan: Als ik terugdenk aan onze grootste successen, moet ik toch altijd meteen aan de tender Warmtelinq denken. Dit project hebben we gewonnen in 2021. Het betreft een warmtetransportleiding die restwarmte vanuit de Rotterdamse havens naar woonwijken en bedrijven in de regio transporteert. Wat deze tender zo bijzonder maakte, was dat we drie van de vijf percelen wonnen. En niet zomaar drie, maar precies de drie die we het liefst wilden winnen. Het was dus niet alleen een overwinning, maar een enorme ‘win’ op precies de juiste plekken. Dit was ook een belangrijk omkeerpunt voor ons bedrijf, omdat we met deze tender onze expertise in de energiesector konden laten zien. We konden bewijzen dat we in staat zijn om echte ‘Champions League’-projecten binnen te halen.
Cristian: Warmtelinq was zeker een mijlpaal voor ons, en het heeft ons geholpen om ook andere grote tenders te winnen, zoals Hytransport. Die gingen vaak over de energietransitie, en dat heeft ons profiel in de sector verder versterkt. Wat ik ook bijzonder vind, is onze bijdrage aan aanbestedingen in andere branches, zoals bij omvangrijke projecten op Schiphol. Het is echt mooi om te zien dat we nu hier als een belangrijke partij worden gezien – dat was een paar jaar geleden nog wel anders. Het laat zien van hoever we zijn gekomen en hoe we ons als bedrijf blijven ontwikkelen in verschillende sectoren.
Arjan: Ja, inderdaad. Wat me ook altijd bijblijft, is de Berkelapp, waaraan we hebben meegewerkt. Dit was een project waarbij we een app ontwikkelden met wandelroutes en kaartlagen voor de gemeente Berkelland. Tijdens de coronatijd gingen veel gemeentes nadenken over hoe ze de tijd van de lockdown konden benutten, en de vraag kwam op: kunnen we een app maken met leuke wandelroutes en bezienswaardigheden in de stad? Patrick, een appontwikkelaar, had eigenlijk al zo’n soort app in de maak, maar nog niet helemaal af.
Cristian: Ja, en toen kwam gemeente Berkelland met de aanbesteding. Patrick benaderde ons twee weken voor de deadline voor onze hulp om deze tender te winnen. Uiteindelijk hebben we in anderhalve week tijd, vaak ’s avonds en ’s nachts, hard gewerkt om het plan af te ronden. En we wonnen! Patrick mocht de app dus uitbouwen voor de gemeente. Ik herinner me nog goed dat Patrick in die weken steeds vroeg: “Komt het goed, jongens?” En ik zei steeds: “Ja, geen zorgen, komt goed. Ga maar lekker slapen, wij regelen het voor je.” En toen we daadwerkelijk wonnen, kregen we van hem een kristallen bokaal met de tekst: “Don’t worry, we got this.” Dit blijft een van de leukste en mooiste herinneringen voor ons.
Wat mooi. En naast aanbestedingen, zijn er nog andere projecten of initiatieven waar jullie trots op zijn?
Arjan: Ja, zeker. Wat nu als eerste in me opkomt, is onze score als Great Place to Work. We hechten enorm veel waarde aan medewerkerstevredenheid, en daarom hebben we deelgenomen aan het Great Place to Work-onderzoek. Dit jaar hebben we onze hoogste score ooit behaald, en daar ben ik ontzettend trots op. Het laat zien dat we niet alleen groeien als bedrijf, maar ook dat we goed voor ons team zorgen. Een ander succes waar ik echt trots op ben, is dat House of Tenders twee jaar op rij is erkend als een Financieel Dagblad Gazelle, een prijs voor snelgroeiende bedrijven. Dat zijn prestaties die laten zien hoe hard we als team hebben gewerkt en hoe ver we zijn gekomen. Dat hebben we met z’n allen bereikt, en dat is gewoon ontzettend gaaf.
Welke trends of ontwikkelingen in de tendersector zijn jullie momenteel het meest enthousiast over of zien jullie het meest voorbij komen?
Cristian: Ja, er gebeurt momenteel ontzettend veel interessants in de tendersector. Een van de grootste ontwikkelingen is de opkomst van AI. Dit biedt veelbelovende mogelijkheden om tenderprocessen te optimaliseren, zoals het sneller analyseren van eisen of het opstellen van voorstellen. Daarnaast zien we dat data-analyse steeds belangrijker wordt. Het gebruik van KPI’s en andere meetmethoden helpt om de effectiviteit van tenders te onderbouwen en om jezelf tijdens een traject sterker te positioneren.
Een ander opvallend punt is hoe opdrachtgevers steeds creatievere methoden toepassen om aanbieders te beoordelen. Denk aan interviews en presentaties, waar niet alleen de inhoud, maar ook het gevoel dat een bedrijf weet over te brengen steeds zwaarder weegt. Dit vraagt van ons én onze klanten om veel breder te kijken dan alleen het geschreven plan.
Tot slot zien we dat er minder ruimte wordt geboden voor uitgebreide plannen. De eisen zijn vaak korter en strakker geformuleerd, en dat betekent dat wij als schrijvers creatiever en efficiënter moeten zijn om een overtuigend verhaal in minder woorden te vertellen. Hierin moeten wij natuurlijk ook in meebewegen. Het is een uitdaging, maar ook een mooie kans om onze expertise naar een hoger niveau te tillen.
Als we nu een stukje vooruitkijken: hoe zien jullie de toekomst van House of Tenders? Wat zijn jullie plannen voor de komende jaren?
Arjan: Onze visie voor de toekomst is een mix van gerichte groei en diversificatie. Binnen de tendersector zien we ruimte voor beperkte groei, bijvoorbeeld door het aantal tendermedewerkers iets uit te breiden. Maar de echte focus ligt op het verder ontwikkelen van onze expertise en het opzetten van nieuwe business units. Een belangrijke pijler is House of Graphic Design. We willen deze tak een flinke boost geven en meer inzetten op grafisch ontwerp, omdat we daar veel potentie zien. Daarnaast speelt AI een steeds grotere rol binnen ons werk. We zijn volop bezig met het uitbreiden van AI-toepassingen in tenderprocessen en willen blijven verkennen welke nieuwe mogelijkheden AI biedt. Een derde focuspunt is business consultancy. We willen bedrijven gaan ondersteunen met adviesdiensten die verder gaan dan alleen tenders. Bovendien denken we ook aan uitbreidingen naar aanpalende sectoren, zoals subsidies. Subsidietrajecten lijken op bepaalde manieren op tenderprocessen, en daar liggen kansen die we verder willen onderzoeken.
En als we kijken naar House of Tenders intern, bijvoorbeeld de bedrijfscultuur, zijn er daarop nog dingen waar jullie ideeën over hebben?
Cristian: Dat is een hele goede vraag. Een positieve en sterke bedrijfscultuur vinden we enorm belangrijk, zeker nu we steeds verder groeien. Wat we wel merken, is dat Arjan en ik, als je het hiërarchisch bekijkt, steeds verder van de werkvloer af komen te staan. We horen in de wandelgangen soms dat mensen het lastig vinden om ons aan te spreken. Daar proberen we iets aan te doen. Zo zijn we aanwezig bij de weekstart, waar we niet alleen de projecten bespreken, maar ook persoonlijk kijken hoe iedereen erbij zit. Daarnaast blijven we zelf actief betrokken bij lopende projecten. Dat helpt ons om dichter bij het team te staan en beter te begrijpen wat er speelt. Ook zetten we in op open communicatie, omdat dat de drempel verlaagt om dingen bespreekbaar te maken. We organiseren trainingen over feedback geven en ontvangen, zodat iedereen daar comfortabeler mee wordt. Het doel is dat we een cultuur behouden waarin mensen zich vrij voelen om hun ideeën of zorgen te delen, ongeacht hun functie.
Arjan: We willen ook voortbouwen op de successen van het Great Place to Work-programma en blijven werken aan continue verbeteringen om een fijne werkomgeving te behouden. Wat daarbij helpt, is het versterken van de sociale cohesie binnen het team. We merkten dat veel collega’s de wens hadden om allemaal op één plek samen te werken, en dat geluid hebben we serieus genomen. Mede daardoor hebben we besloten om ons tweede kantoor in Amsterdam op te geven en ons volledig te concentreren op onze locatie in Utrecht. Dat voorkomt een eilandcultuur en bevordert natuurlijk de samenwerking.
Een ander mooi voorbeeld om een positieve werkomgeving te behouden is ons nieuwe Workation-programma. Dit jaar zijn de eerste collega’s begonnen met het werken vanaf externe locaties, bijvoorbeeld tijdens een reis. Het idee is dat medewerkers op een andere plek kunnen werken en tegelijkertijd nieuwe energie en inspiratie opdoen. Dit initiatief willen we graag verder stimuleren en uitbreiden in de toekomst!
Hoe is eigenlijk jullie samenwerking? En hoe heeft die zich ontwikkeld?
Arjan: Onze samenwerking is zeker veranderd door de jaren heen. Toen we begonnen, was het meer een traditionele eigenaar-medewerkerrelatie. Cristian kwam erbij om mij te vervangen tijdens mijn reis, maar al snel bleek dat hij niet alleen de zaken draaiende hield, maar ook echt stappen zette in het professionaliseren van de organisatie. Hij groeide erg snel in zijn rol en verantwoordelijkheden. Na mijn terugkeer van een lange reis, werd Cris aandeelhouder en mede-eigenaar, waarmee ook een gelijkwaardige samenwerking ontstond.
Cristian: Ja, de kans die ik destijds kreeg, was echt een bijzondere en waardevolle kans. Het heeft gelukkig goed uitgepakt, maar het was zeker ook een leerproces. Het gaf me al heel snel de mogelijkheid om te groeien, zowel professioneel als persoonlijk. Ik leerde omgaan met grote verantwoordelijkheden en had meteen de taak om een bedrijf met meerdere medewerkers draaiende te houden. Dat heeft me ontzettend veel gebracht.
Arjan: Onze samenwerking heeft zich toen verder ontwikkeld door duidelijke afspraken te maken over verantwoordelijkheden. In het begin liepen sommige taken nog wel eens door elkaar, maar om overlap te voorkomen hebben we een systeem met portefeuilles ingevoerd. Ieder van ons heeft nu zijn eigen verantwoordelijkheidsgebied, en dat zorgt voor meer structuur en efficiëntie in hoe we werken. Daarnaast hebben we op een gegeven moment een externe coach ingeschakeld om onze samenwerking verder te verbeteren. Dat was een goede stap, want het hielp ons niet alleen om taken en verantwoordelijkheden beter te verdelen, maar ook om elkaars sterke punten nog beter in te zetten. Dat heeft onze samenwerking naar een hoger niveau gebracht.
Wat is de belangrijkste persoonlijke les die jullie hebben geleerd tijdens jullie tijd bij House of Tenders? En waar willen jullie je persoonlijk nog op richten in de toekomst?
Arjan: Een van de belangrijkste lessen voor mij is het belang van vinger aan de pols houden bij onze medewerkers. Medewerkerstevredenheid moet je continu monitoren, zowel op individueel als op teamniveau. Dat werd voor mij heel duidelijk na een periode waarin we minder aandacht besteedden aan tevredenheidsonderzoeken. Dat leidde tot een onverwacht vertrek van een ervaren kracht en zette me aan het denken. Daarnaast heb ik geleerd hoe essentieel het is om afspraken en processen te standaardiseren. Het zorgt niet alleen voor structuur en duidelijkheid voor de medewerkers, maar voorkomt ook dat je achteraf brandjes moet blussen. Voor de toekomst wil ik mezelf meer richten op de lange termijnstrategie van House of Tenders. Ik wil minder betrokken zijn bij operationele taken en meer bezig zijn met de visie en richting van het bedrijf op de lange termijn.
Cristian: De afgelopen zeven jaar heb ik geleerd een bedrijf te leiden én te helpen groeien. Daar hoort een flinke portie doorzettingsvermogen bij, ook tijdens een pittige periode. Wanneer anderen stoppen of het moeilijk wordt, geloof ik erin dat die extra inspanning uiteindelijk leidt tot positieve resultaten. Maar ik zie ook nog genoeg dingen waar ik in wil groeien. Het continu reflecteren op mezelf helpt mij daarin. Fouten maken is menselijk en hoort erbij, maar het is belangrijk om daar open naar te kijken en van te leren. Daarnaast wil ik blijven werken aan mijn benaderbaarheid. Ik wil ervoor zorgen dat medewerkers zich vrij voelen om naar me toe te komen, of dat nu voor ideeën, feedback, of vragen is. Ik zie dat open communicatie en betrokkenheid bijdragen aan een sterker team en meer draagvlak. Op deze manier helpen we elkaar, beetje bij beetje, toch naar een hele mooie toekomst bij House of Tenders.
