| Dit artikel is onderdeel van onze PMM-reeks. In deze reeks zoomen we in elk artikel in op één pijler van het Proposal Maturity Model (PMM). Met dit model beoordeelt House of Tenders de volwassenheid van tenderorganisaties aan de hand van vijf pijlers: Team, Proces, Plan, Data en Efficiëntie. Voor extra context kun je ook onze eerdere artikelen lezen over Team, Proces, Proposal en Data. |
Veel tenderteams werken op volle toeren. Deadlines volgen elkaar op, het team schakelt continu en de druk loopt snel op. Soms wordt er gewonnen, maar vaak tegen een hoge prijs: avonden doorwerken, stress in het team en weinig ruimte om echt beter te worden.
Dan komt vanzelf de vraag op tafel: hoe winnen we meer tenders, zonder dat het de organisatie uitput?
Dat is precies waar efficiëntie over gaat. Binnen het PMM is Efficiëntie de vijfde en laatste pijler. Dit is bewust de laatste pijler, omdat efficiëntie pas werkt wanneer de andere onderdelen staan. Zoals Arjan van Leest het zegt: “Als je team, proces, plan en data niet op orde zijn, kun je überhaupt niet efficiënt zijn.”
Efficiëntie is hiermee een ‘versterker’ van een volwassen tenderorganisatie. Het bepaalt hoeveel je aankunt, hoe voorspelbaar je presteert en hoeveel ruimte je overhoudt om beter te worden in wat je doet.
Efficiëntie gaat niet over harder werken
Veel mensen koppelen efficiëntie aan sneller leveren. Logisch, want efficiëntie raakt ook aan de vraag hoeveel werk je kunt verrichten in een bepaalde tijd. Maar: in veel tenderteams verschuift de aandacht daardoor naar tempo en sneller werken, terwijl dat niet per se efficiënter werkt.
Arjan legt uit: “Je kunt prima een tender winnen als de inhoud van je plan op orde is, of als je een sterk team van tenderprofessionals hebt. Maar zonder grip op efficiëntie gaat dat vaak gepaard met avonduren en overwerken. Dan ontstaat er druk aan het einde van het traject, lopen keuzes door elkaar en blijft er weinig ruimte over om na te denken hoe je je plan kan verbeteren. Op de lange termijn verwaarloos je dan je team. Dat werkt niet.”
In tenderteams draait efficiëntie om een proces waarin je op tijd keuzes maakt, fases bewust indeelt en voorkomt dat strategie, beslissingen en inhoud pas aan het einde onder tijdsdruk worden bepaald. Het gaat daarom over een manier van tenderen die vol te houden is. Dat kan alleen met een structuur die rust geeft en ruimte creëert om prestaties schaalbaar te maken. Efficiëntie betekent dus niet harder werken, maar slimmer organiseren.
Efficiëntie = de versterker van je hele tenderorganisatie
In het PMM bepalen Team, Proces, Plan, Data en Efficiëntie hoe volwassen jouw tenderorganisatie is. Efficiëntie staat hierbij bewust op plek 5. Je kunt pas verbeteren wanneer de eerdere onderdelen stevig genoeg staan. Een team zonder duidelijke rollen of een proces zonder structuur leidt automatisch tot extra werk, onnodige correctierondes en stress.
Wanneer Team, Proces, Plan en Data staan, ontstaat ruimte om het tenderproces schaalbaar te maken. Dat betekent dat je meerdere aanbestedingen tegelijk kan draaien, zonder kwaliteitsverlies. Arjan: “Stel je hebt 400 uur. Als je één tender je 200 uur kost, kun je 2 tenders schrijven. Als je door een efficiënter proces 3 tenders kunt doen in dezelfde tijd, draai je simpelweg meer omzet.” Dat maakt efficiëntie natuurlijk ook bedrijfseconomisch interessant.
Waar tenderteams tijd verliezen zonder het door te hebben
In veel organisaties zit het tijdverlies niet in het schrijven zelf, maar in alles eromheen. De planning verschuift telkens, belangrijke informatie komt te laat binnen, reviews worden last minute gedaan of strategie blijft te lang openstaan.
Arjan ziet dit vaak terug: “Sommige tenderteams hebben geen strakke tenderplanning. Of ze houden zich er niet aan. Reviews worden niet ingepland. Inputmomenten schuiven steeds op. Maar een deadline schuift niet mee.” Zonder sturing ontstaat een patroon waarin teams pas echt in beweging komen wanneer de eindstreep zichtbaar wordt. Dan volgt haastwerk, veel bijsturen en weinig ruimte voor kwaliteit.
Efficiënt werken vraagt om commitment binnen het team. Wijs iemand aan die de regie bewaakt en actief stuurt op tussenmijlpalen, maar zorg dat iedereen zich eigenaar voelt van de planning. Alleen dan wordt het vanzelfsprekend om elkaar aan te spreken wanneer deadlines onder druk komen te staan.
Efficiënt tenderen vraagt ook om durven kiezen. Strategie kan niet tot de laatste week openblijven. Arjan benadrukt dat: “Beslissingen tijdig nemen is belangrijk. Je moet op een gegeven moment door. Ook met strategie. Daar moet je vooraf al over nadenken, liefst al voordat een tender is gepubliceerd.”
Werken in fases met tussenmijlpalen
Bij House of Tenders werken we in duidelijke fases: analyseren, structureren, schrijven en opmaken. Elke fase heeft tussenmijlpalen, zodat een tender schrijven niet één grote sprint naar het einde wordt. Die tussenmijlpalen vormen het sturingsmechanisme. Ze zorgen dat teams op tijd keuzes maken, op tijd reviewen en op tijd doorpakken.
Efficiëntie betekent dus ook: de tijd slim verdelen over het traject. Reviews zijn hierin van groot belang. Niet pas aan het einde, maar al in het begin van het traject. Dat voorkomt dat je later moet herschrijven en dat je tijd verliest aan bijsturen. In dit artikel lees je meer over onze reviewmomenten in het tenderproces.
5 tips om efficiënter te tenderen
Efficiënt tenderen begint bij een aantal duidelijke keuzes in hoe je het werk organiseert. Hierbij 5 tips die jouw meer rust opleveren:
- Maak een strakke tenderplanning
- Wijs iemand aan die op de tenderplanning stuurt
- Leg commitment vast binnen het team; spreek elkaar aan als afspraken niet worden nagekomen
- Plan reviews vroeg in en neem ze serieus
- Werk met duidelijke fases en tussenmijlpalen
AI als versneller, mits goed ingezet
AI speelt hierin ook een rol. Bij House of Tenders gebruiken we AI vooral als versneller in het schrijfproces. Voor brainstormen werkt het nu nog minder efficiënt, maar voor het uitwerken van teksten kan het veel tijd besparen. Dat is wel wanneer de basis op orde is: complete informatie, gestructureerde data en een strak proces met heldere keuzes.
Efficiëntie levert rust en ruimte op
Kortom: veel mensen denken bij efficiëntie aan hard werken en overwerken. Maar je proces efficiënter inrichten is er juist voor bedoeld dat je minder stress krijgt en meer ademruimte. Die ademruimte heb je nodig. Om even afstand te nemen van het plan, kritischer te kijken en creatiever na te denken. Daar ontstaat verbetering.
In plaats van je af te vragen of je de deadline überhaupt haalt, verschuift de focus dan naar vragen als: wat kan ik doen om deze aanbesteding nog beter te schrijven? Welke andere aanbestedingen komen eraan? En wat is binnen mijn organisatie nog niet op orde, waar we nu aan moeten werken om de volgende tender te winnen?
Waar sta jij?
Efficiëntie vormt de laatste pijler van het PMM, omdat hier alles samenkomt. Team, Proces, Plan en Data leggen de basis voor kwaliteit. Efficiëntie zorgt ervoor dat je die kwaliteit kunt herhalen en opschalen. Op deze manier kun je meerdere aanbestedingen tegelijk draaien. En als alles in orde is, win je zo meer tenders, met minder stress voor je team.
Wij helpen tenderorganisaties graag om stap voor stap verder te groeien. Benieuwd waar binnen jouw organisatie de grootste winst te behalen valt? Vanuit onze tenderconsultancy denken we graag met je mee.