ClickCease

Hoe schrijf ik een winnend EMVI-plan in 7 stappen?

Een blog van Anna Poulssen, planschrijver bij House of Tenders 

 

“Wauw, wat een gaaf project! Dit is echt iets voor ons,” denk je terwijl je een tenderpublicatie bekijkt. Je weet het meteen: hier willen jullie op inschrijven. Dat betekent dat jullie een plan van aanpak moeten indienen. Hmm. Je weet zeker dat jullie deze opdracht beter uitvoeren dan de concurrent, maar hoe krijg je dat eigenlijk op papier?

Om de aanbesteding te winnen, moet een EMVI-plan meerwaarde bieden. Oftewel: jouw plan moet duidelijk onderscheidend zijn van wat de concurrent aanbiedt. Maar zo’n winnend plan komt niet zomaar uit de lucht vallen. En helaas, je kan het ook niet in één dag schrijven. Jouw meerwaarde op papier zetten, vraagt om een goede voorbereiding en een slim tenderproces.

Als planschrijver bij House of Tenders houd ik me dagelijks bezig met overtuigen op papier. De passie van de klant vertalen naar een winnend plan vind ik het leukste wat er is. Hoe ik dat aanpak? Dat vertel ik je in deze blog. In 7 stappen naar de winst!

 

Stap 1: De opdrachtgever heeft een probleem. Doorgronden maar!

De opdrachtgever brengt de aanbesteding niet zomaar op de markt. Daar is altijd een aanleiding voor. Die gaat soms verder dan je in eerste instantie denkt. Je begint natuurlijk met het grondig doorlezen van de leidraad en het bestek. Stel jezelf tijdens het lezen de volgende vragen:

  • Staat er iets over de voorgeschiedenis van dit project of contract? Denk daarbij aan participatietrajecten of eerdere samenwerkingen met andere partijen.
  • Welke gunningscriteria vraagt de opdrachtgever en waarom? De criteria zeggen iets over waar de behoefte en/of zorg van de opdrachtgever ligt.
  • Hoeveel wegen de criteria mee in de beoordeling? De weging geeft aan welke criteria de opdrachtgever het belangrijkst vindt.
  • Welke sleutelwoorden zie je vaak terugkomen? Deze woorden kan je terug laten komen in het plan. Het is dan wel belangrijk dat je hier ook betekenis aan geeft.
  • Wat zijn de doelstellingen van de opdrachtgever? Soms staan deze letterlijk in de leidraad. Maar je kan ze ook zelf formuleren op basis van de analyse.

Om de probleemanalyse compleet te maken, is het belangrijk om ook buiten de contractstukken te zoeken. Ga eens googelen en kijk wat je over het project kunt vinden. Misschien is er al over geschreven in (regionale) kranten. Zulke artikelen geven vaak een goed beeld van de zorgen of wensen die spelen.

Het resultaat: een probleemanalyse die focus biedt, zodat je hierna alleen tijd besteedt aan oplossingen die er écht toe doen.

 

Stap 2: Probeer de beoordelingstafel voor je te zien. Wie zitten daar?

Het plan gaat straks bij de opdrachtgever langs een beoordelingscommissie. Dit is de doelgroep voor wie je schrijft. Als je weet wie de beoordelaars zijn, kan je hier je plan op afstemmen.

  • Staat er in de leidraad wie er in het beoordelingsteam zitten? Handig! Misschien zie je wel een duurzaamheidscoördinator staan. Die wil natuurlijk duurzame beloften lezen. Maar een projectmanager ziet liever dat jullie alle processen op orde hebben en sturen op KPI’s. Het is goed om voor elke functie te bepalen wat hij wil lezen en hier een slimme combinatie van te maken.
  • Heeft de opdrachtgever niet bekendgemaakt wie er in het beoordelingsteam zitten? Jammer, maar ook niet erg. Misschien hebben jullie al eerder voor deze opdrachtgever gewerkt en weten jullie zelf al waar zij warm voor lopen. Of je vraagt of de opdrachtgever het team wil toelichten in de Nota van Inlichtingen.

Het resultaat: je past je strategie én schrijfstijl aan op de behoefte van de beoordelaar.

 

Stap 3: De winstrategie bepalen. Hoe gaan jullie de concurrentie verslaan?

Inmiddels ken je de behoefte van de opdrachtgever. Ga bij jezelf na hoe jullie daarin het verschil kunnen maken. Is dat bijvoorbeeld met kennis of ervaring uit soortgelijke projecten? Denk daarbij ook aan de concurrenten. Waar zijn zij goed in en waarmee zullen zij proberen de opdrachtgever te overtuigen? Zorg dat jullie strategie verrassend is en de sterke punten van de concurrent tackelt.

Het resultaat: een overtuigende rode draad.

 

Stap 4: De structuur bepalen

Voordat je begint met schrijven, denk je na over de opbouw van het plan. Blijf dicht bij de leidraad: de opdrachtgever heeft criteria met onderliggende deelvragen opgesteld, die willen ze natuurlijk terugzien. De gunningscriteria vormen de hoofdstukken en voor de deelvragen maak je tussenkoppen. Je hebt dan een globale structuur staan. Je vult ‘m alvast met de volgende dingen:

  • Een pakkende inleiding. Met de inleiding wil je de aandacht van de lezer pakken. Focus daarom op het ‘waarom’ achter de uitvraag (oftewel, de probleemanalyse). Koppel hieraan jullie winstrategie. Beschrijf bijvoorbeeld jullie visie op het project.
  • Variatie in de tekst. Bij ellenlange paragrafen dwaalt de lezer dwaalt af. Zorg daarom dat je de tekst gevarieerd presenteert. Denk aan opsommingen, tabellen en uitgelichte tekstkaders.
  • Soms zegt een beeld meer dan duizend woorden. Bedenk daarom of je stukken tekst kunt visualiseren, bijvoorbeeld in een procesflow of infographic.

Het resultaat: een raamwerk dat richting geeft aan de input die je nodig hebt.

Tip: met de juiste mensen aan tafel. Je weet nu welke input je nodig hebt, maar wie kan die het best geven? Is dat bijvoorbeeld een uitvoerder, veiligheidscoördinator, ecoloog? Zorg dan dat je die spreekt!

 

Stap 5: Input ophalen en schrijven maar!

Het raamwerk staat en je hebt de juiste experts aangehaakt. Nu is het belangrijk om tijdens inputsessies gericht de nodige informatie op te vragen. Houd daarbij de analyse altijd in je achterhoofd. Geven jullie met deze input een gewenst antwoord op de vraag? En ook belangrijk: kan je deze input SMART opschrijven? Als je aanpak niet concreet is maar ‘zweeft’, geeft dat de opdrachtgever weinig vertrouwen dat je het ook écht gaat doen.

Met de input die je ophaalt, vul je de structuur die je eerder hebt opgezet. Dit vind ik zelf altijd een leuk moment: je ideeën groeien in korte tijd uit tot een doordacht en volwaardig EMVI-plan.

Het resultaat: de inhoud van het plan sluit aan op de behoefte van de opdrachtgever. 

Tip: een leesbaar plan. De input aantrekkelijk opschrijven is een kunst. Aan (visuele) variatie heb je in je raamwerk al gedacht. Daarnaast is het belangrijk om actief te schrijven en zinnen kort te houden. Gebruik ook ‘gewone mensentaal’, zeker als de beoordelaars niet bekend zijn met de technische details van het project. Dat houdt het leesbaar.

 

Stap 6: Gooi het plan over de schutting

Niet letterlijk natuurlijk. En je trekt ook niet volledig je handen ervan af. Maar het is wel belangrijk om tussendoor afstand te nemen van het plan. Je bent er intensief mee bezig geweest en daardoor zie je misschien door de bomen het bos niet meer. Het is dan goed als een ander even kritisch naar het plan kijkt. Wij noemen dit een review. De reviewer is het liefst iemand die buiten het tenderteam staat en dus objectief beoordeelt. Aan de hand van de leidraad kijkt hij of zij of je goed aansluit op de vraag. De reviewer geeft feedback waarmee je het plan kan optimaliseren.

Het resultaat: het plan wordt beter én je gaat weer met een frisse blik aan de slag.

 

Stap 7: De tekst staat, tijd voor een extra grafisch zetje

Je hebt een goed EMVI-plan geschreven, maar hoe val je nou écht op in die flinke stapel papier die bij de beoordelaars op tafel ligt? Dat bereik je met een goede grafische opmaak. Hiermee wordt het plan aantrekkelijker. Ook onthoudt de opdrachtgever het plan zo beter. Zeker bij complexe onderwerpen zorgt helder vormgegeven informatie dat de boodschap goed overkomt.

Het resultaat: het plan valt visueel op en is nóg leesbaarder.

Tip: resultaatzinnen. Zie je de resultaatzinnen die ik aan het eind van elke stap heb toegevoegd? Dat is stiekem nog een extra tip. Door deze zinnen, die er visueel uitspringen, zie jij als lezer in één oogopslag wat het effect van deze stap is. Dat is fijn, want het vat de meerwaarde van de stap samen en hierdoor onthoud je het extra goed.

 

Ook winnen?

Wil je een winnend plan schrijven, maar heb je te weinig tijd of is het te complex? Neem dan gerust contact met ons op. Ons enthousiaste team helpt je graag!

 

Ook interessant: Wat is EMVI?