ClickCease

Kennisbank

Begrippenlijst

Hulp bij aanbestedingen

Aanbestedingen kunnen online worden gevonden via een aantal verschillende bronnen. De website van Tenderned is een goede plek om te beginnen omdat u daar informatie kunt vinden over de verschillende soorten aanbestedingen die beschikbaar zijn en hoe u zich daarvoor kunt aanmelden. Op deze pagina vindt u meer informatie over Tenderned. Er zijn ook een aantal particuliere bedrijven die hulp bieden bij aanbestedingen, dus u kunt overwegen een van deze bedrijven te gebruiken.

Soorten aanbestedingen

Over het algemeen zijn er twee hoofdtypes van aanbestedingen; je hebt de openbare aanbestedingen en de onderhandse aanbestedingen. Openbare aanbestedingen zijn open voor iedere, in aanmerking komende, inschrijver die voldoet aan de gestelde voorwaarden bij de opdracht. Onderhandse aanbestedingen staan alleen open voor bepaalde inschrijvers, meestal omdat zij door de aanbestedende dienst zijn uitgenodigd.

Openbare aanbestedingen

Als u zich wilt inschrijven op een openbare aanbesteding, moet u zich eerst inschrijven op de website van de overheid. Daarna kunt u zoeken naar aanbestedingen die openstaan voor het publiek. Wanneer u een aanbesteding vindt waarin u geïnteresseerd bent, kunt u een aanmelding indienen. U hoeft niet te wachten op een uitnodiging, u kunt gewoon een aanmelding indienen als u de aanbesteding interessant vindt en kunt voldoen aan de geschiktheidseisen.

Particuliere of onderhandse aanbestedingen

Onderhandse aanbestedingen worden niet vermeld op de website van de overheid. U kunt er alleen kennis van nemen als u op de lijst van potentiële inschrijvers staat die de aanbestedende dienst heeft opgesteld. De aanbestedende dienst verstuurt uitnodigingen naar een geselecteerd aantal bedrijven. Als u zich wilt inschrijven op een particuliere aanbesteding moet u dus eerst uw belangstelling kenbaar maken bij de aanbestedende dienst.

Het aanbesteden van diensten

Het aanbesteden van diensten is het proces waarbij de aanbestedende dienst een bedrijf selecteert om een dienst te verlenen. Een voorbeeld van een aanbesteding voordiensten is de selectie van een IT-dienstverlener.

De selectie van een dienstverlener gebeurt gewoonlijk via een aanbestedingsprocedure. Hierbij dienen de inschrijvende partijen een voorstel in aarin zij gedetailleerd antwoord geven op de door de opdrachtgever gestelde gunningscriteria. De aanbestedende dienst beoordeelt vervolgens welke inschrijver het beste past bij de opdracht.

Aanbestedingsrecht

Als u overweegt zich op een aanbesteding in te schrijven is het belangrijk dat u de aanbestedingswetgeving begrijpt. Deze wet regelt hoe overheidsopdrachten worden gegund en stelt de regels vast die de aanbestedende diensten moeten volgen. Zij is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle inschrijvers een eerlijke kans hebben om een opdracht in de wacht te slepen.

De Europese Unie heeft haar eigen aanbestedingsregels welke ook praktisch zijn om te weten als je met jouw jarenlange ervaring Europese aanbestedingen gaat realiseren.

Aanbestedingsproces

De eerste stap in het aanbestedingsproces is vaak een vooraankondiging van een opdracht en/of een marktconsultatie. Hierna volgt een publicatie van een aankondiging van opdracht en start de offertefase. In deze aankondiging worden de eisen en wensen van de aanbestedende dienst uiteengezet en wordt belangstellende bedrijven verzocht een offerte in te dienen. Vaak wordt hier ook al gevraagd om een aanpak te delen.

Zodra de offerte is ingediend begint de evaluatie. De aanbestedende dienst zal alle ontvangen offertes beoordelen en de opdracht gunnen aan de voordeligste inschrijving. Binnen de branche zal natuurlijk gekeken worden naar wie er het meest gespecialiseerd is; ervaring en kennis zullen jouw scoringspercentage omhoog helpen!

Indienen van uw offerte

Als u een offerte wilt indienen moet u zich eerst registreren op de website van de overheid. U moet een account aanmaken en een aantal basisgegevens over uw bedrijf verstrekken. Zodra u zich heeft geregistreerd krijgt u toegang tot het online aanbestedingssysteem van de overheid.

Dit systeem wordt door alle aanbestedende diensten gebruikt om hun opdrachten bekend te maken. Het is een handig portaal waar allerlei zaken gedeeld zullen worden. Zo wordt er hulp bij aanbestedingen geboden in de verschillende fasen, zodat u contact kunt opnemen en kunt zien of uw bedrijf een goede match is.

Begeleiding

Als u ergens niet zeker van bent is advies vragen altijd het beste. De website van de overheid bevat veel nuttige informatie en er zijn ook veel particuliere bedrijven die hulp bieden bij aanbestedingen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen via info@houseoftenders.nl. Wij helpen u graag!

Dienstverlening

Zoals eerder benoemd zijn er gespecialiseerde bedrijven die hulp bieden bij aanbestedingen. Zij kunnen u met raad en daad bijstaan en u helpen bij de voorbereiding van uw offerte. Deze bedrijven hebben doorgaans veel kennis van het aanbestedingsproces en kunnen u inzicht geven in wat aanbestedende diensten zoeken.

Presentatie

Bij de evaluatie van de offertes zijn de aanbestedende diensten op zoek naar het bedrijf dat het best aan hun behoeften kan voldoen. Zij zullen een aantal factoren in aanmerking nemen, zoals uw ervaring, uw prijs en uw vermogen om de dienst te leveren.

Het is belangrijk te onthouden dat het selectieproces vaak op meer is gebaseerd dan alleen de laagste prijs. U moet zich daarom richten op het presenteren van uw bedrijf op meerdere manieren.

Jarenlange ervaring

Het is belangrijk dat u een bedrijf kiest dat ervaren is en een goede reputatie heeft. Vele handen maken licht werk. Als u alle informatie zelf probeert te verzamelen over de diensten die gedaan moeten worden zult u lang bezig zijn. U kunt hiervoor een team van specialisten inhuren die u helpen bij de planning. Ook kunnen zij u helpen succesvol in te schrijven bij de overheid.

Tenders

Aanbestedingen worden ook wel tenders genoemd. Er zijn specifieke deskundigen die focussen op het verhogen van de kwaliteit van jouw inschrijvingen opdat jouw scoringspercentage kan stijgen. Zo kunt u overal succesvol inschrijven. Een aanbestedingsspecialist kan op maat werken; van lichte begeleiding tot een volledige uitvoering van uw tendermanagement.

Aanbestedende dienst

Een aanbestedende dienst is een organisatie die van de overheid toestemming heeft gekregen om opdrachten te plaatsen. In de meeste gevallen gaat het om een overheidsdepartement of -instelling, maar het kan ook gaan om een (de)centrale overheid, rijkswaterstaat, waterschap, een ziekenhuis of een universiteit.

Er zijn verschillende soorten aanbestedende diensten, elk met zijn eigen regels en procedures. Een tender van de ene aanbesteder kan volledig anders zijn in wensen, eisen en voorwaarden dan een tender van een andere aanbesteder.

Europese aanbestedingen

In de Europese Unie moeten alle overheidsopdrachten boven een bepaalde waarde worden bekendgemaakt in de EU-mededeling. Dit is om ervoor te zorgen dat bedrijven uit heel Europa een eerlijke kans hebben om mee te dingen naar het contract.

De regels voor aanbestedingen verschillen van land tot land. In sommige landen kunnen alleen bedrijven uit dat land aan de aanbesteding deelnemen terwijl in andere bedrijven uit alle EU-landen kunnen deelnemen.

Het belangrijkste verschil tussen een Europese en een nationale aanbesteding is de vereiste documentatie. Voor een Europese aanbesteding moet u de standaard aanbestedingsdocumenten (TED) invullen, welke in alle EU-talen beschikbaar zijn. Voor een nationale aanbesteding moet u meestal de aanbestedingsdocumenten van de aanbestedende dienst zelf invullen.

Aanbestedingsdocumenten

De aanbestedingsdocumenten zijn de instructies van de aanbestedende dienst over hoe een offerte moet worden ingediend. Ze bevatten informatie over de vereiste vorm, inhoud en structuur van de offerte, evenals eventuele specifieke voorwaarden die op de offerte van toepassing zijn.

Het is belangrijk dat u alle instructies in de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig doorleest voordat u aan uw offerte begint te werken. Als u vragen hebt kunt u voor verduidelijking contact opnemen met de aanbestedende dienst.

Producten en diensten

De producten en diensten die u aanbiedt moeten voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten worden gesteld. Zorg ervoor dat u begrijpt waar de aanbestedende dienst naar op zoek is en pas uw aanbieding daarop aan.

Voorbereiding

Zodra u hebt besloten aan een aanbesteding deel te nemen moet u beginnen met de voorbereiding van uw offerte. Dit houdt in dat u de eisen van de aanbestedende dienst moet begrijpen, uw voorstel moet uitwerken en ervoor moet zorgen dat uw bedrijf aan alle noodzakelijke voorwaarden voldoet. Het is hierbij van groot belang om de aanbestedingsleidraad volledig te doorgronden en te beoordelen of u kunt voldoen aan de geschiktheidseisen.

De tweede stap is om vertrouwd te raken met de aanbestedende dienst en hun specifieke behoeften. U kunt dit doen door hun website te lezen, interviews te lezen of veel informatie te vergaren over hun branche.

De vervolgstappen

Stap drie is het uitwerken van uw voorstel. Hier moet u alle informatie over uw bedrijf en wat u kunt aanbieden samenbrengen. Vergeet niet u te concentreren op wat de aanbestedende dienst zoekt en hoe uw bedrijf het best aan hun behoeften kan voldoen. Stap 1 helpt hierbij ontzettend zodat u goed kunt inspelen op de specifieke behoeftes van de aanbestedende dienst.

De vierde stap is ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan alle noodzakelijke eisen voldoet. In de aanbestedingsleidraad leest u terug welke eisen dit zijn. Vaak zijn dit eisen op gebied van financiele en/of beroepsbekwaamheid, bijvoorbeeld: het hebben van adequate verzekeringen, het kunnen aantonen van financiele gezondheid en het kunnen aantonen van relevante referentieprojecten. Ook dient u meestal te beschikken over een recent KvK Uittreksel, een Gedragsverklaring Aanbesteden en een correct ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument..

Wanneer u al deze stappen hebt doorlopen, bent u klaar om uw offerte in te dienen.

Indienen van uw offerte

De laatste stap is het indienen van uw offerte. Dit gebeurt meestal online via de website van de aanbestedende dienst maar het kan ook gedaan worden per post of e-mail. Het is belangrijk dat u uw offerte op tijd indient. Als u te laat bent wordt uw offerte meestal niet aanvaard.

Nadat u uw offerte hebt ingediend zal de aanbestedende dienst alle ontvangen offertes bekijken en de offerte kiezen die hij het beste vindt. De beslissing wordt meestal genomen op basis van de prijs maar andere factoren zoals ervaring of kennis kunnen ook meegenomen worden bij het maken van deze keuze.

Contact

U krijgt bericht van de aanbestedende dienst als uw offerte is geselecteerd. Als uw offerte niet wordt geselecteerd kunt u meestal te weten komen waarom deze niet is geselecteerd. Dit doet u door contact op te nemen met de aanbestedende dienst en om feedback over uw offerte te vragen.

Deze feedback kan zeer nuttig zijn om uw kansen op succes de volgende keer te verbeteren. Wees daarom ook niet bang om contact op te nemen en iets na te vragen! Hoe meer kennis, hoe beter uw kansen.

Ingewikkeld

Aanbesteden is een ingewikkeld proces. Met de juiste voorbereiding kunt u echter uw kansen op succes enorm vergroten. Hulp bij aanbestedingen kan dit proces een stuk eenvoudiger maken en u helpen meer opdrachten binnen te halen. Er zijn veel verschillende deskundigen die u zouden kunnen ondersteunen. Zo kunt u bijvoorbeeld tekstschrijvers inschakelen of een tenderspecialist. Ook kunt u uw management uit laten besteden of zelfs iemand vragen om uw inschrijvingen voor u bij te houden.

Als u hulp nodig heeft bij uw aanbestedingen, neem dan contact met ons op. Voor iedere tender, hebben wij een geschikte oplossing. Wij helpen u graag op alle mogelijke manieren!

Nieuwsbrief

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? Krijg maandelijks updates over onze projecten en ons team.