Hulp bij aanbestedingen

Een tender win je niet zomaar. De ene aanbesteding is de andere niet en datzelfde geldt ook voor de opdrachtgevers die de aanbestedingen in de markt zetten. Iedere opdrachtgever heeft zijn eigen prioriteiten, beoordelingsmethodes en verwachtingen. Toch zijn er in de basis twee zaken die grofweg de winst van een aanbesteding bepalen.

De inschrijfsom. Hoe lager je prijs, hoe aantrekkelijker je bent voor de opdrachtgever.

Het Plan van Aanpak. Hiermee laat je zien hoe je de opdracht gaat uitvoeren en vertel je waarom de opdrachtgever voor jouw organisatie moet kiezen.

Deze twee factoren vormen samen de prijs-kwaliteitverhouding waarop aanbestedingen vaak worden beoordeeld. Een realistische prijs zonder een goed plan is meestal niet voldoende. Andersom geldt hetzelfde. Een uitstekend plan van aanpak kan een hogere prijs soms compenseren, zeker wanneer je goed inspeelt op de gunningscriteria en laat zien dat je de opdracht beter begrijpt dan je concurrenten.

als inschrijver die prijs bepalen. Je gaat bij jezelf en of collega’s te rade voor welke prijs je de opdracht wil uitvoeren. Vaak wordt hiervoor intern gecalculeerd, waarbij kosten, risico’s en marges worden meegenomen.

Maar pas op. Je concurreert met andere inschrijvers, dus het is de kunst om scherp in te schrijven. Je wilt er weliswaar aan verdienen, maar als je prijs onrealistisch hoog is kan je de opdracht meestal op je buik schrijven. Opdrachtgevers vergelijken immers meerdere aanbiedingen.

Datzelfde geldt voor een te lage inschrijfsom. De prijs moet in verhouding staan tot de werkzaamheden en de kwaliteit die verwacht wordt. Het bepalen van een goede inschrijfsom vraagt daarom vaak om ervaring, marktkennis en een goed inzicht in de opdracht.

Als er een enorm gat zit tussen jouw organisatie en andere organisaties en in alle redelijkheid wordt aangenomen dat je de opdracht voor jouw inschrijfsom kwalitatief gezien gewoonweg niet kán uitvoeren, dan word je ook niet gekozen. Aanbestedende diensten zijn verplicht om hier kritisch naar te kijken.

Wanneer een prijs extreem laag lijkt, kan een opdrachtgever vermoeden dat er sprake is van een fout in de calculatie of dat de kwaliteit van de uitvoering onder druk komt te staan. In sommige gevallen moet een inschrijver zelfs toelichten hoe de prijs tot stand is gekomen.

Je moet daarom de prijsvorming niet onderschatten. Niet te hoog, niet te laag. De kunst is om een realistische prijs te bieden die concurrerend is en tegelijkertijd ruimte laat voor een kwalitatieve uitvoering van de opdracht.

Je kan je inschrijfsom vervolgens ook nog op papier verlagen als je goed scoort met je Plan van Aanpak, maar daarover lees je hieronder meer.

In het Plan van Aanpak schrijf je helder op hoe jij de opdracht goed gaat uitvoeren. Je probeert de opdrachtgever in dit plan te overtuigen dat jij de best geschikte kandidaat bent om deze opdracht uit te voeren. Het plan laat zien dat je de opdracht begrijpt, dat je de risico’s kent en dat je weet hoe je de gewenste resultaten gaat bereiken.

Dat doe je niet door je mogelijke concurrenten zwart te maken, maar door je op je eigen verhaal te focussen en zo goed mogelijk in te spelen op wat er in de aanbestedingsleidraad wordt gevraagd. De leidraad bevat vaak specifieke vragen, eisen en gunningscriteria waarop je moet reageren.

Een goed Plan van Aanpak laat niet alleen zien wat je gaat doen, maar ook waarom jouw aanpak beter werkt. Het doel is om vertrouwen te creëren bij de opdrachtgever en duidelijk te maken dat jouw organisatie de opdracht zorgvuldig, professioneel en efficiënt kan uitvoeren.

Een aanbestedingsleidraad, of kort gezegd leidraad, is een meer gedetailleerde uitwerking van de opdracht. In dit document staat beschreven wat de opdrachtgever precies verwacht van inschrijvers en hoe de aanbestedingsprocedure verloopt.

De leidraad bevat vaak informatie over de achtergrond van de opdracht, de planning, de beoordelingsmethodiek en de eisen waaraan inschrijvers moeten voldoen. Ook staan hierin de gunningscriteria beschreven waarop je beoordeeld wordt.

Het is het meest belangrijke handvat wat je hebt tijdens het schrijven van je plan. Daarom is het belangrijk om te beginnen met het aandachtig lezen van de leidraad. Hoe beter je begrijpt wat de opdrachtgever vraagt, hoe beter je daarop kunt inspelen in je inschrijving.

Lees de leidraad om te beginnen integraal door. Voor je gevoel staat er misschien een hoop blabla in. Dat klopt, lang niet alles in de leidraad is van belang om je plan te schrijven. Maar om dat te bepalen moet je de leidraad wel eerst helemaal lezen.

Print hem uit en markeer belangrijke zaken voor jezelf. Zo haal je belangrijke data en deadlines eruit zoals de indieningsdatum en wanneer de Nota van Inlichtingen komt. Dit zijn momenten waarop je vragen kunt stellen aan de opdrachtgever.

Ook lees je hier belangrijke informatie over de opdrachtgever zelf en waarom deze aanbesteding in de markt wordt gezet. Dat kan waardevolle context geven voor je inschrijving.

Omdat het doel is om de aanbesteding te winnen, is het verstandig om je vooral te focussen op de opdrachtomschrijving en de gunningscriteria. Daar liggen vaak de grootste kansen om je te onderscheiden van andere inschrijvers.

De opdrachtgever gaat ervan uit dat je de opdracht naar behoren kan uitvoeren, anders schrijf je je natuurlijk niet in. Gunningscriteria zijn aanvullende aspecten die de opdrachtgever extra belangrijk vindt binnen het kader van de opdracht en waar jij je als opdrachtnemer mee kan onderscheiden van je concurrenten.

Als je bijvoorbeeld midden in het centrum van de stad een kerk gaat renoveren, is het voor een opdrachtgever belangrijk dat dit veilig gebeurt voor de omgeving en dat de overlast tot een minimum wordt beperkt. Daarbijhorende gunningscriteria zijn bijvoorbeeld veiligheid en overlastbeperking.

Als jij in je plan van aanpak goed laat zien hoe je deze aspecten beheerst en daarin uitblinkt, kan de opdrachtgever per criterium fictieve kortingen toekennen. Op deze manier worden niet alleen de prijs, maar ook de kwaliteit en aanpak van inschrijvers meegewogen in de beoordeling.

Met de gunningscriteria die de opdrachtgever belangrijk vindt kan je kortingen scoren op je eigen inschrijfsom, waardoor je op papier goedkoper wordt.

Stel, je hebt berekend dat je de opdracht voor €1.500.000 wilt uitvoeren. Er zijn drie gunningscriteria en met elk van deze criteria valt een maximale korting te halen van €100.000. Je schrijft vervolgens een plan van aanpak waarbij je perfect uitlegt hoe je de opdracht uit gaat voeren en waarbij je inzicht toont in hoe je omgaat met deze gunningscriteria.

De opdrachtgever vindt je aanpak zeer onderscheidend en kent jouw bedrijf de maximale waarde per criterium toe. Hoe hoger de score, hoe hoger de fictieve korting. Onderaan de streep op papier wordt jouw inschrijfsom dan niet €1.500.000, maar €1.200.000.

Begrijp het niet verkeerd, je krijgt nog steeds anderhalf miljoen voor je werkzaamheden, maar door jouw goede plan ben je ineens €300.000 goedkoper geworden op papier. Zo kan een bedrijf met een hogere prijs alsnog winnen doordat de kwaliteit van het plan beter wordt beoordeeld.

Een goed Plan van Aanpak, ook wel EMVI plan genoemd, schrijven is een vak apart. Niet voor niets hebben grotere bedrijven vaak een eigen tenderafdeling die zich met niets anders bezighoudt dan het inschrijven op aanbestedingen en het schrijven van EMVI plannen.

Je moet niet alleen goed en correct kunnen schrijven, maar ook een goede commerciële antenne hebben. Met je EMVI plan kan je je namelijk onderscheiden van de rest. Je moet begrijpen wat de opdrachtgever belangrijk vindt en daar slim op inspelen.

Zie het als een reclamebrochure, maar met het verschil dat je het in je plan niet alleen maar over jouw organisatie hebt en hoe goed je bent, maar hoe jouw organisatie de opdrachtgever tegemoetkomt in het uitvoeren van de opdracht. Je slaat een brug tussen wat de opdrachtgever graag wil horen en wat jij als organisatie graag wil vertellen.

Aan de hand van de gunningscriteria in de aanbestedingsleidraad lees je wat de opdrachtgever echt belangrijk vindt bij de opdracht. Bij bouw en infraprojecten wordt het beperken van omgevingshinder en het creëren van draagvlak bijvoorbeeld steeds belangrijker.

Als je je op dit onderdeel wil onderscheiden van je concurrenten, is het belangrijk om een stapje meer te doen dan je concurrenten. Dat kan bijvoorbeeld het gebruik van de Omgevingsapp of Bouwapp zijn, waarmee je als aannemer in nauw contact met de omgeving staat.

Hierdoor krijgt de opdrachtgever sneller een gerust gevoel dat jij als opdrachtnemer de boel onder controle hebt en er geen of weinig escalaties zullen plaatsvinden. Zulke extra maatregelen laten zien dat je verder denkt dan alleen de uitvoering van de opdracht. Een Beloften Check is een andere optie om je meer in de kijker te spelen van de opdrachtgever.

Te vaak moppert een opdrachtgever dat alle mooie beloften die een opdrachtnemer in zijn EMVI plan heeft gezet, in de praktijk niet of nauwelijks worden uitgevoerd. Dit kan uiteindelijk zorgen voor een verstoorde relatie of conflicten tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.

Stel je maar eens voor dat een opdrachtnemer de aanbesteding wint dankzij een sterk Plan van Aanpak en hoge fictieve kortingen op de gunningscriteria. Wanneer vervolgens tijdens de uitvoering blijkt dat deze beloften niet worden nagekomen, kan dat leiden tot teleurstelling en wantrouwen bij de opdrachtgever.

Daarom hebben wij de Beloften Check in het leven geroepen. Hiermee wordt gecontroleerd of de beloften uit het plan daadwerkelijk worden uitgevoerd tijdens de opdracht.

Als een inschrijvende partij bij ons een Beloften Check afneemt, worden alle maatregelen en toezeggingen in het Plan van Aanpak in een apart document opgeslagen. Hierdoor ontstaat een duidelijk overzicht van wat er precies is beloofd in de aanbesteding.

Na gunning controleren we of een inschrijver zich aan de gedane EMVI of BPKV beloften uit het ingediende plan houdt. We zetten de beloften in een lijst en gaan daarna naar buiten om te checken of de beloften al zijn ingelost.

Een rapportage hiervan sturen we naar onze klant en naar zijn opdrachtgever. We zetten hier ook verbeterpunten in en spreken deze door met onze klant. Na een bepaalde periode voeren we daarna nog een keer een Beloften Check uit en controleren we of de prestaties verbeterd zijn.

Zo weet de aanbestedende dienst zeker dat de inschrijver zijn beloften nakomt en dat de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk aansluit bij wat er in het plan is beloofd.

Een aanbesteding winnen draait in de basis om twee dingen: een realistische inschrijfsom en een sterk Plan van Aanpak. De prijs moet concurrerend zijn, maar tegelijkertijd geloofwaardig blijven. Wanneer een prijs te hoog is, verlies je vaak op concurrentie. Is de prijs te laag, dan kan een opdrachtgever twijfelen of de opdracht wel kwalitatief uitgevoerd kan worden. Het vinden van de juiste balans is daarom essentieel.

Daarnaast speelt het Plan van Aanpak een grote rol. Hierin laat je zien hoe je de opdracht gaat uitvoeren en waarom jouw organisatie hiervoor de beste keuze is. Door goed in te spelen op de gunningscriteria uit de aanbestedingsleidraad kun je je onderscheiden van andere inschrijvers. In veel aanbestedingen worden kwaliteit en aanpak namelijk meegewogen via fictieve kortingen of beoordelingsscores.

Een sterke inschrijving laat zien dat je de opdracht begrijpt, dat je de risico’s kent en dat je praktische oplossingen biedt die aansluiten bij de wensen van de opdrachtgever. Door prijs en kwaliteit op de juiste manier te combineren, goed te reageren op de gunningscriteria en overtuigend te laten zien hoe je de opdracht uitvoert, vergroot je de kans dat jouw organisatie uiteindelijk als beste uit de beoordeling komt. Uiteindelijk wint niet altijd de goedkoopste partij, maar vaak degene met de beste prijs kwaliteitverhouding.