Veel organisaties investeren fors in tenderplannen. Ze huren extra schrijfcapaciteit in, werken met vaste formats en sturen scherp op deadlines. Vervolgens hopen ze dat de volgende aanbesteding wél raak is. Toch blijft structureel succes vaak uit. Dat roept wellicht de vraag op: doen mijn mensen hun werk dan niet goed? In de praktijk ligt het probleem zelden bij inzet. Vaker zit het in de manier waarop het team achter de plannen is ingericht.
Met het Proposal Maturity Model (PMM) beoordeelt House of Tenders tenderorganisaties op vijf samenhangende pijlers: Team, Proces, Plan, Data en Efficiëntie. Zoals we in een eerder artikel uitlegden, bepalen deze pijlers samen of een organisatie incidenteel scoort of structureel wint. In dit artikel zoomen we in op de eerste pijler: het team.
Die volgorde is bewust gekozen. Binnen het PMM staat Team op nummer 1 en zijn de pijlers gerangschikt naar belang. Als de voorgaande pijler niet staat, kunnen de volgende stappen simpelweg niet worden gezet. Zonder een sterk tenderteam heeft geen enkele andere verbetering langdurig effect. Pas wanneer het team staat, kun je tenderprestaties opschalen en voorspelbaar verbeteren.
Waarom team het verschil maakt
Tenderen is teamwork. Een winnend plan ontstaat nooit op zichzelf. Het vraagt om strategisch inzicht, inhoudelijke kennis en ervaring, schrijfvaardigheid, regie en besluitvorming. Maar minstens zo belangrijk is hoe mensen met elkaar samenwerken. Als die elementen niet samenkomen in een team met duidelijke rollen, mandaat en onderling vertrouwen, ontstaat ruis. En ruis kost helaas punten.
In volwassen tenderorganisaties vervult het tenderteam een duidelijke rol binnen de organisatie. Het team neemt eigenaarschap over de tenderstrategie, krijgt ruimte om keuzes te maken en werkt in een setting waarin samenwerking vanzelfsprekend is. Dat vraagt dus om sociale cohesie. Een team dat zich veilig voelt om keuzes te maken en elkaar aan te spreken, durft scherper te sturen. Ontbreekt dat mandaat of vertrouwen, dan zie je die onzekerheid terug in het plan.
Wat er gebeurt als je team niet op orde is
Organisaties die laag scoren op de pijler ‘Team’ herkennen vaak hetzelfde beeld. Tenderen voelt hectisch, de druk is hoog en de kwaliteit van plannen wisselt sterk.
Veelvoorkomende signalen:
- Tenderen is ‘iets wat erbij komt’ naast een andere functie
- Rollen zijn onduidelijk of overlappen elkaar
- Besluiten worden laat genomen of weer teruggedraaid
- Senioriteit ontbreekt op belangrijke momenten
- Het team reageert vooral, in plaats van stuurt
In zo’n setting blust het team vooral brandjes. Reflectie, evaluatie en verbetering verdwijnen naar de achtergrond. Dat maakt winnen onvoorspelbaar en zorgt voor hoge werkdruk.
Het vakmanschap van een bidprofessional
Belangrijk om rekening mee te houden is het onderscheid tussen een enthousiaste collega die van schrijven houdt en een echte bidprofessional. Enthousiasme is natuurlijk waardevol, maar helaas niet voldoende. Tenderen vraagt om vakmanschap: mensen die begrijpen hoe aanbestedingen worden beoordeeld, weten waar punten worden gewonnen of verloren en durven kiezen voor een duidelijke koers.
Een volwassen tenderteam bestaat daarom uit bidprofessionals met ervaring en strategisch inzicht, die verschillende belangen kunnen samenbrengen tot één overtuigend verhaal. Zonder die professionaliteit blijft het resultaat afhankelijk van toeval, of van de individuele inzet van ‘die ene collega die toevallig goed kan schrijven’. Met een volwassen team ontstaat consistentie in je resultaten.
De positie van het tenderteam in de organisatie
Een tenderteam functioneert nooit los van de organisatie. De mate waarin het team is ingebed, bepaalt grotendeels hoe het team functioneert. Krijgt het team tijdig toegang tot informatie? Worden keuzes gedragen door management en directie? Is duidelijk wie waarover gaat?
Bedrijven die structureel winnen organiseren dit concreet. Zij zorgen ervoor dat het tenderteam vroeg in het proces wordt aangehaakt en rechtstreeks kan schakelen met besluitvormers. Ook zorgen zij voor duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en steunen zij de tenderschrijvers wanneer strategische keuzes nodig zijn. Dat geeft rust. En rust vertaalt zich vrijwel altijd naar betere plannen en hogere scores.
Kleine stappen met grote impact
Een tenderteam naar een hoger niveau tillen hoeft geen groot veranderprogramma te zijn. Juist kleine, gerichte ingrepen maken soms al een groot verschil.
Enkele aandachtspunten:
- Maak rollen expliciet. Wie stuurt, wie schrijft, wie beslist?
- Borg senioriteit op strategische momenten. Niet pas bij de eindcontrole van je plan.
- Creëer ruimte voor evaluatie. Wat werkte, wat niet, en waarom?
Deze stappen vergroten het eigenaarschap en verhogen de kwaliteit zonder extra druk. Wanneer tenderen wordt gezien als vak en niet als bijzaak, ontstaat ruimte voor kwaliteit.
Meten waar je staat
Veel organisaties denken dat hun team ‘best goed functioneert’. Totdat ze het objectief meten. Binnen het PMM analyseren we deze pijler aan de hand van gerichte vragen over onder andere mandaat, rolduidelijkheid en de motivatie en competenties van teamleden. De uitkomst laat zien waar het team staat en waar verbetering het meeste oplevert. Pas als het team staat, heeft investeren in de andere pijlers (proces, plan, data en efficiëntie) echt zin.
De basis voor winnen
Kortom: team is geen zachte factor. Het is de motor van elke volwassen tenderorganisatie. Zonder sterk team blijft winnen toeval. Met een volwassen team wordt winnen voorspelbaar.
| Wil je weten hoe volwassen jouw tenderteam is? Dan zou een objectieve quick scan jou meer kunnen vertellen. Hiermee wordt zichtbaar waar je staat en welke verbeteringen structureel verschil maken. We helpen je hier graag bij. Neem gerust contact met ons op. |