Om een aanbesteding te winnen, moet je het vertrouwen winnen van de beoordelaar. Toch staan veel plannen vol met woorden die precies het tegenovergestelde doen: ze maken je verhaal vager. Woorden zoals kunnen, streven, mogelijk, flexibel of regelmatig klinken netjes en professioneel. Je komt ze ook overal tegen: in nieuwsartikelen, beleidsstukken, websitepagina’s en blogs. In dat soort teksten werken ze prima, omdat ze ruimte laten voor nuance en interpretatie.
In een tenderplan werkt dat anders. Een beoordelaar leest een plan namelijk met een andere bril. Die zoekt geen nuance, maar duidelijkheid. Woorden die ruimte laten voor interpretatie zorgen voor onduidelijkheid over wat er werkelijk gaat gebeuren.
Beoordelaars lezen plannen met één centrale vraag in hun hoofd: kan deze partij waarmaken wat ze beloven? Wanneer een tekst vol staat met vage formuleringen, ontstaat twijfel. Dat betekent niet per se dat jouw aanpak slecht is. Het betekent dat je onvoldoende laat zien hoe jouw aanpak concreet wordt uitgevoerd.
In dit artikel kijken we naar woorden die vaak in tenderplannen voorkomen, maar eigenlijk weinig zeggen. En belangrijker: hoe je ze vervangt door formuleringen die wél overtuigen.
Vage woorden = onbetrouwbaar
Veel van deze woorden ontstaan niet bewust. Ze sluipen een tekst binnen omdat ze veilig voelen. Ze houden opties open of ze voorkomen dat je iets te hard belooft. En ze maken een zin makkelijk te schrijven of een tekst ‘lekker leesbaar’. Vergelijk deze twee zinnen:
“Wij zullen altijd de communicatie zo spoedig mogelijk oppakken.”
of
“Binnen 1 werkdag ontvangt de opdrachtgever een reactie van de omgevingsmanager.”
De eerste zin klinkt vriendelijk, maar de tweede zin klinkt betrouwbaar. Het verschil zit dus niet in de intentie, maar in het expliciet maken van je beloftes.
Werkwoorden die onzekerheid verraden
Werkwoorden zoals kunnen, willen, zullen, streven, pogen, proberen, inzetten op, richten op en worden komen veel voor in EMVI-plannen. Ze laten zien wat een organisatie van plan is, maar vertellen niet wat er daadwerkelijk gebeurt.
Een paar voorbeelden:
“Wij streven naar minimale hinder voor de omgeving.”
Voor een beoordelaar blijft hierbij de vraag: wat betekent dat écht? Een sterkere formulering maakt duidelijk wat je doet:
“Wij beperken hinder voor de omgeving door werkzaamheden buiten schooltijden uit te voeren en wekelijks een omgevingsupdate te versturen naar omwonenden.”
Hetzelfde geldt voor formuleringen zoals:
“Ons bedrijf schakelt snel. In geval van spoed zetten we een tandje erbij.”
Maar wat betekent snel? Voor de één is dat een uur, voor de ander een dag. Stel jezelf daarom bij elke zin een extra vraag: is duidelijk wat dit concreet betekent voor de opdrachtgever? Met andere woorden: wordt zichtbaar wat het oplevert en hoe het wordt uitgevoerd?
Je maakt je zin sterker door een algemene formulering te vervangen door een maatregel, proces of KPI. Daarmee wordt je plan controleerbaar. Bijvoorbeeld:
“Onze projectleider reageert binnen 4 uur op meldingen van de opdrachtgever. Spoedmeldingen worden binnen 2 uur opgepakt. Omgevingsvragen beantwoorden wij binnen 1 werkdag.”
Met explicatie reactietijden, verantwoordelijkheden en duidelijke afspraken verdwijnt de vaagheid en wordt voor de beoordelaar zichtbaar wat hij van jou kan verwachten.
Bijwoorden die alles en niets zeggen
Naast werkwoorden staan tenderplannen vaak vol met bijwoorden zoals:
- eigenlijk
- mogelijk
- vrijwel
- bijna
- meestal
- regelmatig
- snel
- spoedig
- direct
- ruim
- behoorlijk
- voldoende
Dit zijn woorden die iets proberen te nuanceren. In aanbestedingen werkt dit averechts. Een zin als:
“Wij willen stakeholders goed meenemen in onze aanpak en communiceren regelmatig met de omgeving.”
klinkt positief, maar laat veel ruimte voor interpretatie. Wederom dezelfde vraag: wat betekent regelmatig? Eén keer per maand? Eén keer per week? En hoe worden stakeholders precies betrokken?
Deze formulering werkt beter:
“Wij organiseren elke 2 weken een omgevingsupdate voor direct omwonenden en versturen na elke projectfase een digitale nieuwsbrief met planning, werkzaamheden en contactgegevens.”
Hier is een frequentie, maatregel en duidelijke werkwijze toegevoegd, waardoor de vaagheid verdwijnt en zichtbaar is hoe je de omgeving betrekt. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld duurzaamheid, een veelvoorkomend gunningcriterium:
“Duurzaamheid staat centraal in onze aanpak. Tijdens de uitvoering besteden wij ruime aandacht aan groene keuzes en streven wij ernaar onze impact op de omgeving zo veel mogelijk te beperken.”
Deze zin klinkt ambitieus, maar blijft algemeen. Om duidelijk te laten zien wat je voor duurzaamheid doet en wat dat oplevert, werkt de volgende formulering beter:
“Tijdens de uitvoering reduceren wij transportbewegingen met 20 procent door leveringen te bundelen en materiaalstromen vooraf te plannen. Hiermee beperken wij de uitstoot en verminderen wij de belasting voor de omgeving.”
Ook voor aanbestedingen buiten de bouw of infrastructuur geldt: laat zien welke maatregel je neemt en wat dat precies oplevert.
Managementwoorden die niets bewijzen
Naast vage werkwoorden en bijwoorden zijn er ook woorden die professioneel klinken, maar in tenderplannen weinig inhoud hebben. Omdat deze woorden toch vaak in tenderplannen voorkomen, onderscheiden ze niet meer.
Denk aan formuleringen zoals:
- korte lijnen
- transparant
- proactief
- afspraak is afspraak
- we doen wat we beloven
- maatwerk
- intentie
- de klant staat centraal
Wanneer een organisatie schrijft:
“Wij werken met korte lijnen en zijn transparant naar alle betrokken partijen.”
blijft onduidelijk hoe dat er in de praktijk uitziet.
Een beoordelaar juist zoekt naar het antwoord op vragen zoals:
- wie communiceert met wie
- hoe vaak en via welk kanaal
- en wanneer er geëscaleerd wordt
Bijvoorbeeld:
“De projectleider en contractmanager stemmen wekelijks af met de opdrachtgever. Bij operationele vragen is de omgevingsmanager dagelijks bereikbaar via een direct telefoonnummer.”
Dat maakt het begrip korte lijnen ineens concreet.
Concreet schrijven is beter scoren
Beoordelaars moeten plannen beoordelen op kwaliteit, risico’s en uitvoerbaarheid. Een plan dat vaag blijft, geeft weinig houvast en wordt slecht beoordeeld. Een duidelijk plan laat daarom zien:
- welke maatregelen je neemt
- hoe processen zijn ingericht
- welke prestaties je levert
En het allerbelangrijkste: hoe je dit allemaal borgt.
Daarom scoren plannen hoger wanneer ze woorden vervangen door bewijs.
Dat bewijs bestaat uit cijfers, prestaties uit eerdere projecten, concrete maatregelen, duidelijke verantwoordelijkheden of meetbare KPI’s.
Een simpele check voor je tenderplan
Een praktische manier om je plan scherper te maken, is een simpele controle.
Zoek in je tekst naar woorden zoals: kunnen, streven, mogelijk, flexibel, regelmatig en professioneel. Stel jezelf steeds dezelfde vraag: kan ik dit concreter maken?
In veel gevallen verbeter je vervolgens je zinnen door een maatregel, een proces of een meetbare prestatie toe te voegen. Het plan verandert dan van een beschrijving naar een belofte die betrouwbaar en controleerbaar is.
Concreet schrijven is overtuigend schrijven
Een tenderplan is alleen overtuigend als de beoordelaar gelooft dat je je beloftes daadwerkelijk waar kan maken. Woorden die ruimte laten voor interpretatie helpen daar niet bij, concreet schrijven wél. Wanneer plannen duidelijke maatregelen, cijfers en afspraken bevatten, ontstaat vertrouwen bij de opdrachtgever. En dat vertrouwen heb je nodig om die belangrijke tender te winnen.