Een aanbesteding winnen doe je in de eerste instantie met een sterk BPKV-plan. Alleen willen opdrachtgevers steeds vaker méér zien dan een goed geschreven inschrijving. Ze willen de mensen spreken die straks verantwoordelijk zijn voor de uitvoering.
De behoefte om de mensen achter het plan te spreken, komt steeds vaker terug in aanbestedingen. Joop de Haan, presentatie- en interviewtrainer bij House of Tenders ziet die ontwikkeling ook gebeuren. “Wij hebben sterk het idee dat presentaties steeds meer gevraagd worden. Vooral de afgelopen twee jaar zien we steeds vaker leidraden waar een onderdeel presenteren in zit.”
In dit artikel gaan we met Joop in gesprek over deze ontwikkeling. Waar komt de groei van presentaties en interviews vandaan? Wat wil een aanbestedende dienst ermee toetsen? En hoe bereid je een team goed voor op het moment dat het plan niet alleen op papier moet overtuigen, maar ook aan tafel moet worden toegelicht?
Interactieve vormen bij de aanbestedingsprocedure
Waar presentaties drie jaar geleden nog minder vaak voorkwamen, zag Joop toen vooral interviews als onderdeel van de procedure terugkomen. Dat vraagt om een andere voorbereiding. Bij een interview stelt de aanbestedende dienst de vragen en moet het team direct kunnen reageren. Bij een presentatie werkt het team vooraf aan een verhaal, vaak met een PowerPoint, toegespitst op wat in de leidraad gevraagd wordt. Vrijwel altijd volgt daarna een kwartier tot een half uur waarin de beoordelingscommissie vragen stelt.
Soms maakt ook een casus deel uit van de beoordeling. Daarbij moet het team ter plekke laten zien hoe het een vraagstuk aanpakt. De beoordelingscommissie kijkt niet alleen naar de oplossing, maar ook naar de samenwerking: wie neemt het initiatief, hoe verloopt de onderlinge afstemming en hoe worden beslissingen genomen? Dat geeft een indruk van hoe het team straks tijdens de uitvoering van de opdracht zal samenwerken.
Waar komt die vraag naar presentaties vandaan?
Volgens Joop hangt de opkomst van presentaties en interviews vooral samen met de aard van de opdrachten. Zeker bij langdurige contracten willen opdrachtgevers meer vertrouwen krijgen in de mensen die het werk straks uitvoeren. “Ze lezen veel plannen, maar bij een contract dat langer loopt wil je gewoon weten met wie je te maken hebt,” zegt Joop. “Wie zijn de mensen achter het plan?”
Die vraag wordt belangrijker nu contracten in veel sectoren (met name in de bouw, infrastructuur en techniek) langer worden. Volgens Joop hangt dat deels samen met personeelsgebrek bij inschrijvers. Opdrachtgevers willen voor langere tijd capaciteit borgen en maken opdrachten daardoor interessanter voor marktpartijen. Een groter, langer lopend contract vraagt om meer vertrouwen in de samenwerking. Dan wil een opdrachtgever meer zien dan een zorgvuldig geformuleerd plan.
Daarom worden vaak de mensen uitgevraagd die de opdracht straks daadwerkelijk uitvoeren. Niet de tendermanager, maar projectmanagers, uitvoerders en andere sleutelfunctionarissen worden gevraagd te komen presenteren. De aanbestedende dienst wil zien of het team de opdracht begrijpt en of zij de aanpak uit het plan echt kunnen dragen.
Waarom is een geschreven plan soms niet meer genoeg?
Een plan van aanpak blijft de basis van een inschrijving. Maar opdrachtgevers hebben vaker behoefte aan aanvullende indrukken. Een geschreven BPKV-plan kan vlijmscherp en overtuigend zijn, maar de aanbestedende dienst wil graag weten of de uitvoerende mensen dat verhaal zelf ook kunnen uitleggen.
Joop noemt daarbij de mogelijke rol van AI en tenderadviseurs. Plannen kunnen steeds professioneler worden geschreven. “Daardoor ontstaat voor opdrachtgevers de behoefte om meer gevoel te krijgen bij de mensen achter de inschrijving”.
Dat betekent niet dat een presentatie draait om een show waarmee je de beoordelaars kan inpakken. Het gaat volgens Joop vooral om het vermogen om goed uit te leggen wat er in het plan staat. Een presentatie kan helpen om onderdelen toe te lichten die op papier nog vragen oproepen. Soms vraagt de leidraad om specifieke onderdelen uit te lichten. Soms gaat het juist om een algemene toelichting op het plan. In alle gevallen geldt: introduceer geen nieuwe inhoud die niet in de inschrijving staat.
Het spanningsveld: objectiviteit versus de menselijke factor
De opkomst van presentaties en interviews roept een fundamentele vraag op. Aanbestedingen draaien om gelijke behandeling en een strakke beoordeling. Tegelijkertijd brengt presenteren altijd menselijke indrukken met zich mee.
“Aanbestedingen gaan wettelijk gezien over het gelijkheidsbeginsel. Iedereen moet objectief en gelijk beoordeeld worden,” zegt Joop. “Maar presenteren brengt inherent subjectiviteit met zich mee. Die subjectiviteit krijg je niet helemaal weg.”
Soms is de presentatie een zelfstandig subgunningscriterium met een vooraf bepaalde puntentoekenning. Daarnaast zijn er situaties waarin de presentatie formeel geen apart subgunningscriterium is, maar wel beoordeeld wordt en de commissie kan doen besluiten de score op de ‘echte’ gunningscriteria naar boven of beneden bij te stellen. Dat kan betekenen dat een fantastisch plan minder sterk kan overkomen als het team het niet goed kan uitleggen. Andersom kan een minder sterk plan beter landen wanneer de toelichting helder en overtuigend is.
Dat maakt het volgens Joop vaak extra lastig voor inschrijvers. Opdrachtgevers verlangen namelijk regelmatig dat de mensen die de opdracht straks gaan uitvoeren, zoals de uitvoerder of voorman, ook de presentatie verzorgen. Terwijl presenteren voor hen meestal geen vanzelfsprekend onderdeel van het vak is. Ze hebben daar vaak niet voor gekozen en zien er regelmatig tegenop. Toch kan juist hun presentatie doorslaggevend zijn voor de indruk die de beoordelingscommissie van het team krijgt.
Oplossingen aan opdrachtgeverskant kunnen helpen om subjectiviteit te beheersen. Denk aan een zorgvuldig ingericht beoordelingsproces, een deskundige en onafhankelijke beoordelingscommissie en vooraf vastgelegde beoordelingscriteria. Zo voorkom je zoveel mogelijk dat de beoordeling draait om persoonlijke voorkeur, gevoel of de klik met een team.
Hoe bereid je je dan goed voor?
Een sterke voorbereiding volgens het House of Tenders-model dat Joop ontwikkelde draait om drie elementen: story, design en performance. Hij noemt dat de driehoek die een presentatie kan maken of breken.
Story gaat over de essentie en inhoud van de presentatie. Wat is het verhaal? Welke onderdelen uit het plan verdienen toelichting? Waar zit het onderscheidend vermogen? Welke boodschap moet blijven hangen? Hoeveel vertellen we, of hoe weinig?
Design gaat over de inzet van visuele hulpmiddelen, zoals PowerPoint. Een slidedeck moet het verhaal ondersteunen en de spreker helpen. Het mag geen tweede plan van aanpak worden, vol tekst en details.
Performance gaat over hoe iemand voor de groep staat. Stemgebruik, houding, rust, interactie en overtuiging bepalen mede hoe het verhaal binnenkomt. “Het gaat er hierbij niet per se om dat je een kei bent in presenteren,” zegt Joop. “Het gaat erom dat je goed en met voldoende vertrouwen een toelichting of verdieping op het plan kunt geven.”
Hierbij kan een presentatietraining je helpen om je verhaal nog scherper te maken en spanning te verminderen. Tijdens zo’n voorbereiding kan ook blijken dat het plan zelf nog vragen oproept. Als iets op papier vaag is, komt dat tijdens het oefenen vaak snel naar boven.
Welke inhoud kies je voor de presentatie? Dat is een belangrijke strategische vraag voor inschrijvers. Volgens Joop kun je kijken naar onderdelen waar je plan kwetsbaar is en waar toelichting nodig is. Je kunt ook juist kiezen voor onderdelen waarin je echt onderscheidend bent. De presentatie is dan het moment om scherpte aan te brengen, zonder het plan opnieuw op te dreunen.
Wat is een tenderpresentatie vooral niet?
Waar inschrijvers regelmatig mis gaan is hun presentatie als een verkoopverhaal opstellen. “Een tenderpresentatie is geen bedrijfspresentatie waarin je uitgebreid gaat vertellen hoe goed jouw organisatie is,” zegt hij.
“Het moet aansluiten op wat zij vragen. Je moet zien als een moment om je plan van aanpak toe te lichten. Dat is wezenlijk anders dan een bedrijfspresentatie. Net zoals een plan van aanpak geen brochure hoort te zijn, is een tenderpresentatie dus geen algemene pitch, samenvatting van je website of opsomming van successen. Alles moet teruggaan naar de specifieke vraag van de opdrachtgever, de beoordelingscriteria en de gekozen aanpak.”
Wie dat vergeet, loopt het risico langs de beoordelingscriteria heen te praten. De presentatie kan dan energiek zijn, visueel sterk en goed gebracht, terwijl de kern ontbreekt. De opdrachtgever wil begrijpen hoe het team deze opdracht gaat uitvoeren. Daar hoort een concreet verhaal bij, gericht op de opgave en onderbouwd vanuit het plan. Alles wat daarvan afleidt, werkt tegen je.
Wat betekent deze trend voor inschrijvers?
De groei van presentaties en interviews vraagt dat organisaties eerder nadenken over de mensen achter de inschrijving. Als de aanbestedende dienst straks de projectmanager, uitvoerder of andere sleutelfunctionaris wil spreken, moeten die mensen het plan kennen en begrijpen. Dat lukt niet als zij pas aan het einde van het tenderproces worden aangehaakt.
De trend vraagt dus om verbinding tussen schrijven en uitvoeren. Het plan moet kloppen op papier en in de praktijk uitlegbaar zijn door de mensen die het werk gaan doen. Daarmee worden presentaties en interviews ook een test van de tenderstrategie. Als het team de aanpak niet helder kan uitleggen, kan dat een signaal zijn dat het verhaal nog niet scherp genoeg is. Wie daar ondersteuning bij kan gebruiken, kan met Joop werken aan een scherper verhaal en een goede voorbereiding op presentaties en interviews.
Voor organisaties die binnenkort een tenderpresentatie of interview hebben, blijft volgens Joop één uitgangspunt centraal: zorg dat story, design en performance met elkaar in balans zijn. Pas dan versterkt de presentatie het plan, in plaats van dat zij ervan afleidt.