Een aanbesteding winnen voelt voor veel bedrijven nog steeds als iets onvoorspelbaars. De ene keer lukt het, de andere keer niet. Soms loopt het traject soepel, soms juist heel stroef. Dat terwijl tenderen juist een proces is dat je kunt organiseren, herhalen en verbeteren. De oorzaak van een tender verliezen wordt vaak gezocht in de inhoud van het plan, of in de inzet van mensen. Maar het proces achter het plan, dat wordt nog wel eens over het hoofd gezien.
Met het Proposal Maturity Model (PMM) beoordelen we de volwassenheid van tenderorganisaties op vijf samenhangende pijlers: Team, Proces, Plan, Data en Efficiëntie. De volgorde van dit model is belangrijk: pas wanneer het team staat, kun je werken aan het verbeteren van het proces. Over de pijler Team schreven we al eerder een artikel.
Natuurlijk is de inhoud van je plan bepalend of je wint of niet. Maar zonder een consistente werkwijze blijft de kwaliteit van je plan (dus ook of je de tender wint of niet), puur toeval. In dit artikel zoomen we daarom in op de tweede pijler: het proces. We leggen je uit waarom je tenderproces zo belangrijk is, wat er gebeurt als dit niet op orde is en waar je aan kan werken om tot een consistente werkwijze te komen.
Zorg voor een gedeelde manier van werken
Een goed tenderproces zorgt voor rust, overzicht en focus. Het maakt tenderen minder afhankelijk van individuele collega’s die toevallig goed kunnen schrijven, en meer afhankelijk van een gedeelde manier van werken.
Organisaties met een volwassen tenderproces hoeven niet elke keer opnieuw het wiel uit te vinden. Ze weten wat er wanneer moet gebeuren, wie waarvoor verantwoordelijk is en op welke momenten keuzes worden gemaakt. Daardoor ontstaat ruimte om inhoudelijk scherper te zijn, in plaats van energie te verliezen aan afstemming en bijsturing.
Wat er gebeurt als je proces niet op orde is
Wanneer een tenderproces ontbreekt of onvoldoende wordt gevolgd, zie je vrijwel altijd dezelfde patronen terug. Het traject start laat, schrijven begint te snel en strategische keuzes worden onderweg gemaakt in plaats van vooraf. Dat leidt tot onrust en inefficiëntie.
In de praktijk ziet dat er vaak als volgt uit:
- Het plan ontstaat terwijl de inhoud nog niet scherp is
- Belangrijke besluiten verschuiven richting het einde van het traject
- Reviews leiden tot herschrijven in plaats van aanscherpen
- De kwaliteit wisselt sterk per tender
- Teams zijn te veel tijd kwijt aan afstemming en bijsturen
In zo’n situatie wordt tenderen afhankelijk van wie er op dat moment aan tafel zit. Dat kan een paar keer goed uitpakken. Maar het is helaas geen basis voor structureel succes.
Het echte werk begint vóór het schrijven
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, start een volwassen tenderproces niet met schrijven, maar met begrijpen. Bij House of Tenders begint elk tendertraject met orde scheppen en lezen. Heel veel lezen. De leidraad, gunningscriteria en achtergrondinformatie nemen we zorgvuldig door, vaak meerdere keren. Dit is om een volledig begrip te krijgen van wat er écht gevraagd wordt.
Daarna volgt de eerste analyse: wat is het onderliggende probleem dat de aanbestedende dienst wil oplossen? Deze stap, die wij ook wel ‘de vraag achter de vraag’ noemen, is bepalend voor de strategie van het plan. Door bijvoorbeeld de techniek van de 5 Why’s toe te passen, wordt duidelijk waarom bepaalde criteria zijn opgenomen en wat de opdrachtgever wil voorkomen of bereiken.
Dit voorwerk vormt de basis voor alles wat volgt. Zonder deze verdieping blijft een plan beschrijvend. Met deze stappen in je proces wordt je plan overtuigender.
Structuur, strategie en samenwerking
Wanneer de analyse scherp is, volgt de kick-off met het projectteam. Rollen worden verdeeld, deadlines vastgesteld en verwachtingen uitgesproken. Kort daarna vindt de strategiesessie plaats. Hier wordt bepaald welke strategische pijlers centraal komen te staan in het plan. Deze strategie wordt ook wel een winstrategie genoemd: welke stappen moeten er gezet worden om te winnen?
Die stap geeft meer richting in je proces. Hierdoor kan uiteindelijk alle input, van verschillende mensen en disciplines, samenkomen in één verhaal. Hierna volgen al je inputsessies. Deze informatie gaat de inhoud van je plan opvullen. Uiteindelijk zorg je ervoor dat je de precies de informatie hebt verzameld die nodig is om te scoren op de gunningscriteria.
Pas als deze input compleet is, begint het schrijven. Hoe beter het voorwerk, hoe minder correctierondes nodig zijn.
Consistent reviewen
Reviewen is een belangrijk onderdeel van een volwassen tenderproces. In een ideale situatie is dit een vast en terugkerend onderdeel van de werkwijze, niet alleen een losse eindcontrole. Bij House of Tenders wordt een plan meerdere keren gereviewd op vaste momenten in ons proces. Daar lees je hier meer over.
Elk reviewmoment heeft een ander doel, andere centrale vragen en wordt uitgevoerd door mensen met de juiste senioriteit. Die structuur voorkomt dat de inhoud van een plan alle kanten opgaat en je aan het einde onnodig moet herschrijven. In plaats van grote correcties aan het einde, wordt het plan dus stap voor stap aangescherpt. Dat bespaart tijd, verhoogt de kwaliteit en zorgt voor consistentie, ongeacht wie er aan het plan werkt.
Kritisch durven zijn, ook als het spannend wordt
Een goed proces biedt ook ruimte om af te wijken wanneer dat nodig is. Juist omdat de basis staat, is er ruimte voor verdieping en dus ook meer ruimte om kritischer te zijn. Zo kan het zijn dat een standaardaanpak niet werkt voor een specifieke aanbesteding. Dan vraagt het proces om out of the box denken.
Een voorbeeld hiervan dat wij meemaakten was een tender waarin de klant al de zittende partij was, maar toch een implementatieplan moest indienen. In plaats van herhalen wat al goed ging, werd gekozen voor een andere insteek: concrete optimalisaties benoemen. Dat voelde risicovol, maar paste beter bij de vraag achter de vraag. Die keuze leidde uiteindelijk tot de hoogste score op dat onderdeel.
Kleine verbeteringen die je kan toepassen
Je werkwijze binnen een tenderproces professionaliseren, waar kan je beginnen? Een aantal tips:
- Begin later met schrijven en eerder met analyseren.
- Borg vaste momenten voor strategie en review binnen je tenderproces.
- Zorg dat iedereen in je team hetzelfde proces volgt.
Deze stappen verminderen stress en vergroten de voorspelbaarheid om te winnen.
Een strak proces versnelt je succes
Kortom: door een consistent proces til je de kwaliteit van je plan naar een hoger niveau. Organisaties die hun tenderproces op orde hebben, winnen vaker met juist minder ruis. Binnen het PMM vormt Proces daarom de logische volgende stap na Team. Pas als mensen goed samenwerken binnen een duidelijke werkwijze, ontstaat ruimte om je tenderplannen beter te maken.
| De komende weken lichten we meer pijlers van het PMM-model uit. Ben je benieuwd waar binnen jouw tenderorganisatie de grootste verbeterslagen liggen? Een objectieve quick scan geeft daar inzicht in. |