Kermisorganisatie Hilversum: hoe Buro de Kermisgids werkt aan een toekomstbestendige Gooise kermis
Opdrachtgever: Gemeente Hilversum
Aannemer: Buro de Kermisgids
Type opdracht: Aanbesteding kermisorganisatie (Koningskermis en Kinderkermis)
Rol van House of Tenders: EMVI‑strategie en plancoördinatie
De uitvraag
Gemeente Hilversum zocht een kermisorganisator voor de Koningskermis en Kinderkermis in de binnenstad. Niet alleen om een aantrekkelijk attractieaanbod neer te zetten, maar om van de kermis een toekomstbestendige Gooise parel te maken: een familiekermis voor jong en oud, toegankelijk voor iedereen, financieel interessant voor exploitanten en goed ingebed in de stad.
De uitvraag legde de nadruk op drie gunningscriteria:
- Organisatie: een veelzijdig programma dat past bij de structuur van de binnenstad en verschillende doelgroepen bedient;
- Toekomstbestendigheid: concrete, haalbare stappen in verduurzaming, samenwerking met lokale ondernemers en zorg voor omgeving en omwonenden;
- Communicatie & publiciteit: transparante samenwerking met de gemeente en effectieve communicatie richting bewoners en bezoekers.
Daarnaast zocht Hilversum expliciet een onafhankelijke kermisorganisator, die geen eigen attracties exploiteert, transparant gunt via een geautomatiseerd systeem en exploitanten stimuleert om zelf verder te verduurzamen.
Onze aanpak
House of Tenders combineert aanbestedingskennis met inhoudelijke scherpte. In dit project betekende dat: de offerteaanvraag en beoordelingskaders vertalen naar één duidelijke EMVI‑strategie. Welke accenten leveren de meeste punten op binnen organisatie, toekomstbestendigheid en communicatie? Hoe sluit Buro de Kermisgids aan op Hilversumse ambities rond inclusie, duurzaamheid en leefbaarheid? En waar ligt de onderscheidende kracht ten opzichte van andere kermisorganisatoren?
Vervolgens is het plan opgebouwd rond een heldere verhaallijn. Bij organisatie staat de inclusieve familiekermis centraal, geïllustreerd met het verhaal van Luca in een rolstoel die dankzij prikkelarme tijdsblokken, rijplaten en een gastvrije hostfunctie tóch veilig in de Around The World kan. De ontwerp‑ en uitvoeringsaanpak – van inventarisatie in de stad, via schetsontwerp en stakeholderoverleg tot monitoring en eindevaluatie – is stap voor stap uitgewerkt, zodat de beoordelaars precies zien hoe per editie wordt ontworpen, gemeten en bijgestuurd.
Bij toekomstbestendigheid is gekozen voor een praktische duurzaamheidsroadmap: van groene stroom met batterijen en biogas/diesel met roetfilter, via vaste aan‑ en uitrijroutes en centraal geluidsbeheer tot afvalscheiding, plasticreductie en samenwerking met de voedselbank. Tegelijkertijd wordt toegankelijkheid structureel geborgd met rolstoeltoegankelijke attracties, prikkelarme uren, een invalidetoilet en samenwerking met Stichting Leergeld.
Bij communicatie & publiciteit lag de focus op transparantie en draagvlak: vroegtijdige inspraak van de gemeente in de verpachtingsadvertentie, vaste overleg‑ en goedkeuringsmomenten, een duidelijk bewonerscommunicatieproces en een doordachte mix van online en offline kanalen voor het publiek. House of Tenders zorgde ervoor dat al deze onderdelen strikt langs de gunningscriteria zijn gestructureerd, concreet zijn gemaakt met voorbeelden en waar mogelijk SMART zijn geformuleerd, zodat de beoordelaars direct zagen wat Hilversum er praktisch aan heeft.
Het resultaat
Door de uitvraag als strategisch startpunt te nemen, vertaalden Buro de Kermisgids en House of Tenders de EMVI‑vragen naar één samenhangend verhaal: een kermisorganisatie die Hilversum helpt om de kermis als cultureel erfgoed te behouden én klaar te maken voor de toekomst. De inschrijving liet zien dat Buro de Kermisgids niet alleen een sterk programma neerzet, maar ook meetbare stappen zet in verduurzaming, toegankelijkheid, samenwerking met lokale ondernemers en zorgvuldig omgaan met omwonenden.
Daarmee positioneerde Buro de Kermisgids zich niet alleen als organisator van attracties, maar als regisseur van een inclusieve, duurzame en goed ingebedde stads kermis – precies op de punten waar de gemeente Hilversum het verschil zocht. House of Tenders zorgde ervoor dat deze inhoud in een leesbaar, logisch en beoordelingsgericht EMVI‑plan terechtkwam.