Het plan van aanpak is de manier om de opdrachtgever te overtuigen dat jouw organisatie zich kwalitatief onderscheidt van andere inschrijvers. Het is een officieel document waarin je jouw expertise en geschiktheid nader toelicht en ervoor zorgt dat de opdrachtgever niet meer om jullie heen kan. Dit hoeft echter niet altijd op een formele en stijve manier te gebeuren, maar het plan van aanpak moet wel duidelijk en helder zijn, zodat de opdrachtgever precies weet wat hij van je kan verwachten. Daarom doe je er goed aan de volgende woorden en zinsconstructies te vermijden in een plan van aanpak.
1: Zullen
Zeg niet dat je iets zal doen, maar dat je het doet. Dit geeft de opdrachtgever namelijk het idee dat je staat voor wat je belooft. Kijk bijvoorbeeld maar eens naar het verschil tussen onderstaande twee zinnen:
Wanneer de opdrachtgever niet tevreden is, zullen we kijken wat we beter kunnen doen.
Wanneer de opdrachtgever niet tevreden is, doen we binnen 24 uur een verbetervoorstel om alsnog aan de eisen te voldoen.
In het onderste voorbeeld geef je de opdrachtgever veel meer vertrouwen in een goede afloop.
2: Zo snel mogelijk/ direct
Het gebruik van de term ‘zo snel mogelijk’ laat misschien zien dat je proactief zaken oppakt en snel handelt, maar voor de opdrachtgever is het niet duidelijk wat hij precies van je kan verwachten. Want hoe definieer je ‘zo snel mogelijk’?
Zie bijvoorbeeld onderstaande zin:
‘Bij klachten uit de buurt, komen wij zo snel mogelijk in actie.’
Betekent ‘zo snel mogelijk’ in deze context binnen een uur, binnen een dag of binnen een week? Dit kan namelijk nogal een verschil maken voor de opdrachtgever.
Bovendien ziet de opdrachtgever bovenstaande formulering als te vaag, die openingen biedt om onder afspraken uit te komen. Wanneer je bijvoorbeeld een week lang klachten uit de buurt negeert, kun je als excuus gebruiken ‘dat het nu eenmaal niet sneller kon’
Ditzelfde geld voor bewoordingen als ‘direct’ en ‘meteen.’ Laat de opdrachtgever zien wat jouw definitie is van deze termen, zodat hij weet wat hij kan verwachten.
Uiteraard kun je in de praktijk nooit precies voorspellen binnen welke tijdspanne je reageert. Daarom is onderstaande zin een betere weergave van de voorbeeldzin:
‘Bij klachten uit de buurt, komen wij altijd binnen 24 uur met een passende oplossing’
Wanneer je een klacht sneller kan oplossen dan 24 uur, hoef je daar natuurlijk geen 24 uur voor uit te trekken. Daarom is in deze situatie een combinatie van beide zinnen de beste formulering:
‘Bij klachten uit de buurt, komen wij zo snel mogelijk, maar altijd binnen 24 uur met een passende oplossing’
3: Ouderwetse woorden
Moeilijke woorden in een plan van aanpak werken eerder verhullend dan verhelderend. Vervang daarom woorden als ‘alsmede’, ‘derhalve’, ‘desalniettemin’, ‘omtrent’, ‘ten behoeve van’ en ‘voorts’ door de eigentijdse varianten ‘ook’, ‘daarom’, ‘toch’, ‘over’, ‘voor’ en ‘verder.’ Het plan van aanpak wordt er een stuk leesbaarder van!
4: Worden
Actief schrijven geeft de opdrachtgever meer duidelijkheid en past beter bij het SMART formuleren. Zie het verschil tussen onderstaande zinnen:
‘Er wordt een verslag gemaakt van de evaluatie.’
‘We maken van een evaluatie een verslag.’
In het eerste voorbeeld is het niet duidelijk wie dit verslag maakt. Misschien de opdrachtgever zelf wel?
Zeg daarom niet dat iets wordt gedaan, maar dat je het doet.
5: Superlatieven
Onnodige superlatieven zijn het ergste van het ergste. En ook dit is een onnodige superlatief. Dus spreek nooit over je ‘imposante’ staat van dienst, je ‘indrukwekkende prestaties uit het verleden’ of dat je ‘alleen het beste van het beste levert.’ De opdrachtgever ziet dit als borstklopperij en als een teken dat jullie te veel leunen op prestaties uit het verleden, in plaats van de opdrachtgever te laten zien hoe jullie goed werk gaan leveren in de toekomst. Prestaties uit het verleden bieden immers geen garantie voor de toekomst…
Wanneer je een overtuigend plan van aanpak op de mat legt, je werkprocessen duidelijk beschrijft en je maatregelen goed verkoopt, kan de opdrachtgever zelf concluderen dat de opdracht bij jou in de juiste handen ligt.
