AI is in korte tijd onderdeel geworden van vrijwel ieder schrijfproces. Ook binnen aanbestedingen. Dat roept vragen op. Kun je met AI zomaar een EMVI-plan schrijven? Wat blijft de rol van de planschrijver? En worden tenderplannen nu niet allemaal hetzelfde?
Bij House of Tenders zien we dat AI het tenderproces ingrijpend verandert, maar dat de lat zeker niet lager komt te liggen. De technologie versnelt het proces en helpt bij het analyseren, structureren en uitschrijven van informatie. Laat je AI het werk volledig overnemen, dan gaat de kwaliteit van een plan sterk achteruit. Om een aanbesteding te winnen moeten menselijk inzicht, strategie en context leidend blijven.
Met alle credits voor Jorrit Carton hebben wij ons tenderproces opnieuw ingericht. Data- en AI-ondersteund, met een duidelijke structuur en met meer ruimte voor samenwerking, analyse en strategische keuzes. In dit artikel laten we zien hoe ons nieuwe tenderproces werkt en welke rol AI daarin speelt. Maar vooral waar zit de menselijke meerwaarde zit en hoe plannen onderscheidend blijven, in plaats van op elkaar te gaan lijken.
Het nieuwe tenderproces in vier fases
Ons nieuwe proces bestaat uit vier fases. Elke fase heeft een eigen doel en vraagt om een andere rolverdeling tussen mens en AI. We nemen je mee in elke fase:
Fase 1: Structuur en strategie
Deze fase vormt de basis van het plan en beslaat ongeveer 25% van het totale proces. Hier bepalen we waar het plan over moet gaan en waarom.
We starten met een interne kickoff en ons eigen achtergrondonderzoek over de betreffende aanbesteding. Daarna volgt de kickoff met de klant. De planschrijver vertaalt dit naar een storyboard, wat de structuur vormt van het EMVI-document. Het verdeelt pagina’s, houdt rekening met criteriawegingen en maakt direct inzichtelijk welke input we nodig hebben.
Vervolgens maken we een analyse per criterium. Wat zijn de grootste zorgen van de opdrachtgever? Wat valt op in de leidraad? Waar liggen risico’s en kansen? AI kan hierbij helpen door op basis van de aanbestedingsstukken eerste inzichten te geven. Die output is waardevol, maar nooit volledig. AI kent de ervaring van de klant niet en kan niet beoordelen hoe een project in de praktijk loopt. Die verdieping komt altijd uit de menselijke hoek.
De analyse vormt de basis voor de strategiesessie. Samen brengen we de belangrijkste zorgen, uitdagingen en het onderscheidend vermogen in beeld. De uitkomst verwerken we in het storyboard, dat intern wordt gereviewd. Zo controleren we of de strategie klopt en of het document aansluit op de behoeften en eisen van de opdrachtgever.
Het resultaat van deze fase is een storyboard met analyse. Dit vormt de 25%-versie van het plan.
Fase 2: Input verzamelen
In de tweede fase draait alles om overtuigende inhoud. Deze fase neemt ongeveer 50% van het proces in beslag.
Omdat de structuur en strategie al vaststaan, verzamelen we gerichter informatie. De planschrijver haalt bestaande informatie uit de beloftendatabase en eerdere projecten en plaatst deze in het storyboard. Daarbij geven we expliciet aan wat zeker is en wat nog getoetst moet worden met de klant. AI kan meedenken over welke informatie relevant is, maar mist hierover vaak prioriteitsgevoel en nuance. De planschrijver maakt hierin de keuzes.
Daarna volgen één of meerdere inputsessies met de klant. De opgehaalde informatie verwerken we direct in het storyboard. Op het 50%-moment leggen we het storyboard voor aan de klant. De klant reviewt hiervan de inhoud.
Klopt de richting? Ontbreekt er informatie? Deze feedback verwerken we, totdat circa 90% van de informatie gereed is. Pas dán starten we met schrijven.
Fase 3: Schrijven en optimaliseren
Voordat we starten met schrijven, zorgen we dus dat alle input compleet is en scherp is uitgewerkt, inclusief SMART-geformuleerde afspraken. Die projectspecifieke input vormt de basis voor het schrijfproces. Op basis hiervan genereren we met AI een eerste, zeer volledige versie. Door uitgebreide prompts en inhoudelijk kloppende input hoeven we het plan daarna alleen nog gericht aan te scherpen.
In fase werken we het plan dus inhoudelijk uit. We zetten AI actief in bij het schrijven van inleidingen, maatregelen en risico’s, maar altijd onder regie van de planschrijver. Inhoudelijke scherpte en taalgevoel blijven daarbij essentieel. Context, projectspecificiteit en stijl vragen daarom om menselijke optimalisatie. Ook tabellen en projectspecifieke data blijven handwerk.
Na het uitwerken van de 75%-versie volgt een interne review door een collega. Feedback verwerken we direct. Daarna gaat de versie naar de klant. Bij bepaalde pakketten kan dit moment samenvallen met de eerste vormgeving.
Vlak voor de deadline plannen we een optimalisatiesessie met de klant, waarin we eventuele inhoudelijke aanpassingen bespreken en doorvoeren.
Fase 4: Grafische vormgeving
De laatste fase richt zich op de visuele uitwerking van het plan. Omdat structuur en inhoud stevig staan, kan de vormgever gericht aan de slag. Het storyboard is hierbij een duidelijke leidraad.
Data, kennis en veiligheid als randvoorwaarde
Een belangrijk onderdeel van het nieuwe proces is zorgvuldig en verantwoord omgaan met data. Door AI wordt het eenvoudiger om eerdere projecten, specifieke werkwijzen en klantprocessen te doorzoeken. Oude informatie vormt het vertrekpunt voor verbeteringen en wordt in nieuwe tenders projectspecifiek gemaakt.
Dat vraagt om een actuele beloftendatabase en een goed onderhouden kennisbank. Daarom investeren we in datakwaliteit en werken we in een beveiligde AI-omgeving. Vertrouwelijke informatie blijft beschermd en wordt bewust ingezet.
Het voordeel van ons nieuwe proces
Met ons nieuwe tenderproces winnen we tijd én verhogen we de kwaliteit. Door vaste kwaliteitschecks borgen we het niveau van elke tender. De tijd die we daarmee vrijspelen, gebruiken we aan de voorkant van het proces: voor scherpere analyses, betere strategische keuzes en het ophalen van projectspecifieke input. Zo kunnen we klanten ook verder helpen dan alleen het schrijven van een plan.
Deze aanpak verlegt de focus naar een proces waarmee klanten vaker tenders kunnen winnen. Dat vraagt om herbruikbare kennis, beter inzicht in klantprocessen en duidelijke strategische keuzes per project. AI ondersteunt dit door informatie sneller toegankelijk te maken en patronen zichtbaar te maken, maar de kern blijft het vakmanschap van de planschrijver en de kennis van de klant.
Jorrit heeft het voor elkaar gekregen om AI toe te voegen aan ons bestaande, bewezen winnende tenderproces, inclusief alle kwaliteitschecks. Door AI te koppelen aan een maatregelendatabase en te werken met strakke, inhoudelijk sterke prompts, realiseren we consistent hoge kwaliteit. We zijn minder tijd kwijt aan schrijven en houden meer ruimte over om plannen scherper en concreter te maken.
Deze werkwijze wordt momenteel uitgerold binnen het hele team. Vanaf Q2 is dit de standaard voor al onze klanten.
Door AI meer ruimte om succes te boeken
AI maakt tenderen niet per se eenvoudiger. Het maakt juist snel zichtbaar waar het vakmanschap van de planschrijver zit, namelijk analyse, strategie, samenwerking en het durven stellen van de juiste vragen. Juist door AI ontstaat ruimte om minder tijd te besteden aan herhalen en meer aan nadenken.
Bij House of Tenders zien we dit proces als een mooie ontwikkeling. Door structureler met klanten samen te werken en kennis en data op te bouwen, vergroten we de kans op duurzaam succes in aanbestedingen. Wil je sparren over wat dit betekent voor jouw organisatie of voor een specifieke aanbesteding? Dan gaan we graag het gesprek aan.