Het belang en de toepassing van een stakeholderanalyse
Een stakeholderanalyse is een belangrijke stap in het strategische planningsproces. De analyse kan worden toegepast op elk project, programma, of initiatief dat stakeholders heeft die invloed kunnen uitoefenen. Het doel van dit artikel is om je te helpen begrijpen wat een stakeholderanalyse is en wanneer je deze zou moeten gebruiken. Bij House of Tenders helpen we bedrijven om aanbestedingen te winnen. Dat doen we door het schrijven van plannen, het reviewen van documenten en we kijken hoe we de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) voor bedrijven kunnen realiseren. We weten als geen ander hoe belangrijk het is om de wensen en behoeften van stakeholders in ieder project in kaart te brengen.
Het belang van een stakeholdersanalyse
Een stakeholderanalyse is een fundamenteel onderdeel van het strategisch planningsproces bij grote projecten. Je kunt inzicht krijgen in wat voor invloed je organisatie heeft op haar stakeholders, en hoe dit hun relatie met je bedrijf of organisatie beïnvloedt. Je helpt je belanghebbenden te prioriteren en bepaalt hoeveel tijd, moeite en middelen aan elk van hen besteed moet worden. Dit is belangrijk, omdat je wilt weten wie je stakeholders zijn. Je moet ook bepalen hoe deze mensen beïnvloed zullen worden door de veranderingen die als gevolg van een project, programma of initiatief optreden. Zo kun je de gang van zaken vormgeven en beslissingen nemen over wat hen het meeste ten goede komt.
Stakeholderanalyse bij aanbesteding
Bij een aanbesteding via bijvoorbeeld Tenderned of Negometrix, kan een stakeholderanalyse belangrijke inzichten bieden. Het helpt je te begrijpen wie je potentiële klanten zijn en wat hun behoeften, belangen of beweegredenen kunnen zijn. Een stakeholderanalyse is ook nuttig wanneer je de oppositie bij een aanbesteding in ogenschouw neemt. Door te begrijpen wat hen motiveert om zich op een werk in te schrijven, kun je te weten komen waar ze zich op focussen en hoe ze hun onderscheidende vermogen uitdragen. Deze kennis kan van cruciaal belang zijn als je je inschrijf op een aabesteding. Ook voor overheidsinstellingen kan een uitgebreide stakeholderanalyse veel inzichten bieden. Het helpt hen bijvoorbeeld te begrijpen waarom bedrijven zich op aanbestedingen willen inschrijven. Daarnaast kunnen ze voor uiteenlopende projecten de wensen van stakeholders zoals bewoners in kaart brengen.
Bij House of Tenders hebben we ervaring in het uitwerken van stakeholderanalyses. Vooral in het aanbestedingsproces kunnen we veel voor bedrijven betekenen. Wij kunnen je advies geven over de aanpak van je eigen project, een plan schrijven voor een aanbesteding, of een volledig belanghebbenden rapport samenstellen dat je kunt gebruiken om je project te analyseren. Bekijk onze website voor de mogelijkheden.
Wat zijn de doelen van een stakeholderanalyse?
Het belangrijkste doel van een stakeholderanalyse is het analyseren van de relaties tussen je organisatie en haar stakeholders. Zo kun je begrijpen wat hen motiveert, hoe ze je organisatie zien ten opzichte van concurrenten en op welke gebieden je je bedrijfsvoering moet verbeteren of versterken. Vooral bij een aanbesteding is het van belang om alle belanghebbende partijen in kaart te brengen, omdat dit de kans vergroot om de gunning voor een opdracht te krijgen. Je kunt een stakeholderanalyse ook gebruiken om inzicht te krijgen in de concurrentie en in de manier waarop zij hun stakeholders benaderen. Zo kun je je beter positioneren tegenover je concurrenten, vooral als het gaat om het aanbieden van diensten of producten die aan de behoeften van potentiële klanten moeten voldoen.
Hoe voer ik een stakeholderanalyse uit?
Een stakeholder analyse kan uitgevoerd worden met kwalitatieve of kwantitatieve onderzoeksmethoden. Het is belangrijk dat je – ongeacht welke methode je kiest – altijd hetzelfde eindresultaat bereikt. Hierdoor kun je de behoeften van stakeholders goed in kaart brengen en de juiste strategische beslissingen nemen. Het is ook mogelijk om meer dan één benadering toe te passen, maar dit zou de tijdsduur van de analyse wel kunnen verlengen. Belangrijk is om met tijd rekening te houden en een meer uitgebreide analyse echt te gebruiken wanneer dit nodig is. Vooral bij aanbestedingen moet er naar een deadline toegewerkt worden!
Wanneer moet ik een analyse van stakeholders maken?
Om de beste beslissingen te nemen, moet je altijd kunnen nagaan hoe iedere actie je stakeholders zal beïnvloeden. Een stakeholderanalyse wordt veelvuldig ingezet bij aanbestedingen of wanneer bedrijven zich inschrijven op een werk. Het is namelijk belangrijk om potentiële klanten te identificeren en te ontdekken wat hun beweegredenen zijn, voordat je een offerte indient. Op deze manier positioneer je jezelf als een aantrekkelijke kandidaat bij overheidsinstellingen en minimaliseer je het risico om een project mis te lopen. Een stakeholderanalyse kun je ook inzetten wanneer er belangrijke veranderingen optreden in het bedrijfsklimaat. Denk bijvoorbeeld aan een verhuizing naar een andere plaats. Dit kan grote gevolgen hebben voor je werknemers en de gemeenschap. Door alle implicaties in beeld te brengen kun je hier tijdig op anticiperen.
Voordelen van een goede stakeholderanalyse
Een goede stakeholderanalyse kan je helpen de waarde van je bedrijf te verhogen. Een goed uitgevoerde stakeholder analyse is een waardevol hulpmiddel bij het nemen van beslissingen en het nemen van maatregelen om de relaties met stakeholders te verbeteren of waar mogelijk te versterken. Als het goed gedaan wordt, geeft dit soort onderzoek inzicht in wat effectief is voor elke betrokken partij en leidt het tot een betere besluitvorming over marketinginspanningen, verkoopplannen, relaties met de gemeenschap of andere gebieden die van cruciaal belang zijn voor je onderneming!
Voorbeeld stakeholderanalyse
Zoals aangegeven kun je bij het uitvoeren van een stakeholderanalyse zowel een kwalitatieve als kwantitatieve onderzoeksmethode inzetten. Er zijn voordelen en nadelen van beide methoden:
Kwantitatieve benadering: deze methode gebruikt statistische gegevens uit vragenlijsten en databanken om uit te zoeken wie je stakeholders zijn en wat hun behoeften, interesses of motivaties kunnen zijn. Kwantitatief onderzoek levert vaak heel duidelijke resultaten op, maar mist ook een zekere diepgang.
Kwalitatieve aanpak: kwalitatief onderzoek gebruikt methoden als interviews of focusgroepen voor een meer diepgaande analyse. Terwijl kwantitatief onderzoek getallen en percentages over uiteenlopende onderwerpen kan opleveren, geven kwalitatieve gegevens de onderzoeker inzicht in waarom mensen op een bepaalde manier denken. Het kan helpen te achterhalen wat de onderliggende redenen zijn voor bepaalde opvattingen en meningen bij stakeholders. Dit soort onderzoek geeft dus inzicht in verborgen motivaties.
Bij beide benaderingen is het belangrijk dat de juiste hulpmiddelen worden gebruikt, zodat je betrouwbare resultaten krijgt waarmee je – op basis van feiten en cijfers – goede beslissingen kunt nemen. We hebben bij House of Tenders een hele reeks hulpmiddelen tot onze beschikking om je te helpen om een goede analyse uit te voeren.
Hoe kies ik tussen een kwantitatieve en kwalitatieve aanpak?
Als vuistregel geldt dat kwantitatief onderzoek het beste is om na te gaan wat je stakeholders al denken over jou of je bedrijf. Door deze aanpak te gebruiken, is het mogelijk de bevindingen van verschillende groepen te vergelijken en te contrasteren. Kwantitatief onderzoek levert je ook een breed scala aan gegevens en cijfers op, die je kunt gebruiken voor verdere analyse of om vergelijkingen te maken. Kwalitatief onderzoek is dus het beste wanneer je wilt achterhalen wat verschillende stakeholders denken over specifieke onderwerpen, producten of diensten.
Hoe betrek ik belanghebbenden erbij?
Het is belangrijk dat alle betrokkenen bij de analyse worden betrokken en dat hun meningen over elkaar deel uitmaken van het eindrapport. Door belanghebbenden bij het onderzoeksproces te betrekken, zorg je ervoor dat je analyse actueel is en hun opvattingen zo nauwkeurig mogelijk weergeeft. Het geeft hen ook het gevoel dat er al vroeg in proces rekening wordt gehouden met hun belangen.
Het belang en de toepassing van een stakeholder analyse
Een goede stakeholderanalyse kan een echt voordeel zijn voor je bedrijf en de waarde van je onderneming verhogen. Een goed uitgevoerde stakeholder analyse is een uitstekend hulpmiddel bij het nemen van beslissingen. Sterkere relaties met belanghebbenden resulteren in betere marketinginspanningen en verkoopplannen, en dat zijn belangrijke elementen die tot meer winst kunnen leiden.
Uitgebreide analyse
Het is niet voldoende om mensen eenvoudigweg in te delen als klanten of concurrenten, je hebt meer nodig dan dat! Door bepaalde aspecten te analyseren, zoals de financiële situatie, sociale status en communicatievoorkeuren, wordt het mogelijk om een diepere blik te werpen op de behoeften van je belanghebbenden. Als je dit eenmaal gedaan hebt, is het gemakkelijker om te begrijpen hoe ze zullen reageren als bepaalde acties worden ondernomen.
Doorlopend proces
Een stakeholderanalyse mag eigenlijk nooit uitgevoerd worden als een eenmalige studie, het is altijd een onderdeel van een doorlopend proces. Op deze manier blijf je op de hoogte van de behoeften en doelen van je belanghebbenden, want deze kunnen veranderen tijdens het project.
Template stakeholderanalyse
Als je zelf een stakeholderanalyse wilt uitvoeren, is het belangrijk dat je een geschikt sjabloon gebruikt. Hier zijn enkele voorbeelden van vragen die je voor een basis stakeholderanalyse kunt gebruiken:
- Stakeholders identificeren: wie zijn je belangrijkste stakeholders?
- Wat zijn de doelstellingen van de belanghebbenden?
- Wat zijn de strategieën van de belanghebbenden en hoe beïnvloedt dit mijn organisatie?
- Welke belangen hebben uiteenlopende stakeholders ten opzichte van elkaar? Wat is hun invloed op elkaar?
- Wat is de mate van macht die belanghebbenden hebben?
- Hoe kan ik de belangen en strategieën van stakeholders beïnvloeden?
- Stakeholder binnen je eigen bedrijf: welke personen zijn belangrijk binnen de organisatie.
Welke nadelen brengt een stakeholderanalyse met zich mee?
Een nadeel van een stakeholderanalyse is dat het proces de inbreng van veel verschillende belanghebbenden vereist. Dit betekent dat je met al deze mensen goede werkrelaties moet kunnen opbouwen, wat tijd en moeite kost. Het kan ook een verhoogde werklast voor je eigen organisatie tot gevolg hebben. Zorg er daarom voor dat je voldoende budget vrijmaakt voordat je aan een stakeholdersanalyse begint. Uitbesteden kan kostentechnisch ook veel voordelen opleveren. Bij House of Tenders kunnen we helpen om een uitgebreide stakeholderanalyse in korte tijd te realiseren waarin alle belangrijke aspecten zijn opgenomen.
Stappen stakeholderanalyse
Hieronder noemen we een aantal belangrijke stappen die doorlopen worden tijdens een stakeholderanalyse.
Stap 1: Identificeren van stakeholders
Wie zijn de belanghebbenden? Dit kunnen bijvoorbeeld werkenemers, leidinggevenden, klanten, bewoners, leverancier, distributeuts en andere zakenpartners zijn.
Stap 2: Betrokkenheid en invloed van stakeholders
Wat zijn de belangen van de stakeholders? Hoeveel macht hebben ze en wat kan hun invloed zijn op je organisatie of het project? Hoe kun je het beste tegemoet komen aan de behoeften van deze belanghebbenden?
Stap 3: Segmenteer je stakeholders
Afhankelijk van welke belanghebbenden bij je project betrokken zijn, wil je ze misschien segmenteren in verschillende groepen met specifieke kenmerken (bv. werknemers vs. klanten). Zo kun je gemakkelijker onderscheid maken tussen de verschillende soorten belanghebbenden.
Stap 5: Strategie bepalen
Bepaal op basis van de analyse een strategie, zodat je zo goed mogelijk aan de behoeften van je belanghebbenden kunt voldoen. Zo zullen ze tevreden zijn over je project en organisatie. De positie van iedere stakeholder vraagt om zijn eigen benadering.
Stap 6: Verzamel feedback
Als je klaar bent met je project, is het belangrijk om feedback van de belanghebbenden te verzamelen. Zo kunnen ze hun mening geven over de vraag of je strategie haar doel al dan niet bereikt heeft en of er nog veranderingen moeten worden doorgevoerd.
De basis voor een succesvol project
Stakeholders spelen een belangrijke rol bij het succesvol uitvoeren van ieder project. Een stakeholderanalyse is een effectieve manier om hun behoeften te achterhalen. Een sjabloon voor een stakeholderanalyse kan je helpen om snel en efficiënt informatie te verzamelen van verschillende soorten belanghebbenden. Je kunt je resultaten segmenteren in specifieke groepen. Zo kun je gemakkelijker onderscheid maken tussen verschillende soorten organisaties die bij je project betrokken zijn.
Stakeholderanalyse laten uitvoeren
Met een stakeholderanalyse kun je alle sleutelfiguren identificeren en begrijpen welke echt belangrijk zijn en invloed hebben op het succes van je project. Als je een stakeholderanalyse goed uitvoert, helpt je dit bij het managen van verwachtingen en kun je beloftes waarmaken. Het resultaat is een project van hogere kwaliteit dat vanaf het begin meer kans van slagen heeft. Laat House of Tenders je helpen om een professionele stakeholderanalyse uit te voeren. Neem vrijblijvend contact met ons op.
Stakeholder analyse voor overheidsinstellingen
Een analyse van belanghebbenden kan vooral ook voor overheidsinstanties nuttig zijn, omdat het mogelijkheden biedt om alle belanghebbenden te betrekken in een project. Daarnaast geeft het hen de kans om alle betrokkenen feedback te laten geven. Een analyse van de belanghebbenden kan je helpen de verschillende belangen die er spelen te signaleren en strategieën te ontwikkelen om aan deze behoeften tegemoet te komen.
Aanbesteding: zorg voor een winnende inschrijving
Veel inschrijvingen mislukken, omdat de inschrijver er niet in geslaagd is om alle belanghebbenden te identificeren. Het is dus van belang om dit goed mee te nemen in je plan van aanpak, zodat je tot een winnende inschrijving kunt komen. Ook moet je uitzoeken wat een aanbestedende dienst precies zoekt en ervoor zorgen dat je jouw aanpak SMART formuleert. Met een uitgebreide stakeholderanalyse als onderdeel van dit plan, kun je de aanbestedende dienst inpakken met jouw aanbieding.
Steeds grotere projecten bij House of Tenders
Klanten vertrouwens ons steeds meer hun belangrijkste tenders toe. Dat komt omdat we de reputatie hebben verworven van een transparant, professioneel en betrouwbaar bureau. Om zo goed mogelijk aan de behoeften van onze cliënten te voldoen, anticiperen we telkens goed op hun vragen en eisen. Daarnaast hebben we kennis van uiteenlopende branches, waardoor we voor ieder bedrijf van toegevoegde waarde kunnen zijn.
Een plan waarmee je de aanbesteding wint
House of Tenders schrijft jouw plan op zo’n manier dat je de aanbesteding wint. Onze experts helpen je met een grondige stakeholder analyse en zorgen ervoor dat de offerte op de meest efficiënte manier wordt uitgebracht. Wij zorgen voor elk detail, zodat er tijdens het project aan alle risico’s en aspecten gedacht is.
Samenwerken om succes te bereiken
We werken nauw samen met onze cliënten – van concept tot voltooiing. Dit garandeert succesvolle projecten voor alle betrokken partijen, vooral omdat het belangrijk is eventuele belanghebbenden tijdens de uitvoering niet te vergeten (bv. na toekenning of contractondertekening). Onze uitgebreide ervaring stelt ons in staat om dit soort projecten efficiënt en succesvol voor onze klanten af te handelen, zelfs als het om grootschalige openbare aanbestedingen gaat. Als je een ervaren team wilt dat je ondersteunt met je aanbesteding of project, neem dan vandaag nog contact met ons op.
Samen een plan van aanpak (BPKV en EMVI) schrijven
We organiseren verschillende sessies om erachter te komen wat de opdrachtgever precies wil. Vervolgens schrijven we samen het plan van aanpak, waarin we je financieel als de meest gunstige optie presenteren (BPKV en EMVI). We voeren een uitgebreide stakeholderanalyse uit om alle sleutelfiguren in dit proces te identificeren, zodat je zo goed mogelijk aan alle eisen kunt voldoen.
Waarom kiezen voor House of Tenders?
House of Tenders is een toonaangevende specialist in project- en aanbesteding management. Wij hebben uitgebreide ervaring met complexe projecten in verschillende industriesectoren, waaronder bouw & infra, IT diensten, groenvoorziening, zorg & welzijn, schoonmaak en ingenieursdiensten. Onze cliënten zijn topbedrijven in Nederland met wie we al vele jaren samenwerken en sterke leverancier-cliëntrelaties hebben ontwikkeld. Met een stakeholderanalyse kunnen we bepalen welke belanghebbenden voor jouw project van belang zijn. Dit helpt je om betere beslissingen te nemen. We laten in de resultaten ook duidelijk zien hoeveel invloed iedere partij heeft op het slagen en mislukken van je project, zodat het mogelijk wordt om de juiste strategie te formuleren.
