Opdrachtgever: Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN)
(https://www.rijksdienstcn.com/)
Klant: Delta Security Bonaire
Type opdracht: Nationale aanbesteding Fysieke Beveiliging RCN
Rol van House of Tenders: Tenderstrategie, EMVI-coördinatie, presentatie training en schrijven van het Plan van Aanpak
De uitvraag
Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN) zocht één beveiligingspartner voor de fysieke beveiliging van verschillende overheidslocaties op Bonaire, Saba en Sint Eustatius. De opdracht bestond uit onder meer toegangscontrole, surveillance, alarmopvolging, meldkameractiviteiten, open- en sluitrondes en ondersteuning bij incidenten en calamiteiten.
RCN wilde de beveiliging centraal organiseren. Daarbij stonden kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit centraal. Tegelijkertijd moest de dienstverlening bijdragen aan een veilige en gastvrije omgeving voor bezoekers en medewerkers. De aanbesteding werd gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Kwaliteit woog zwaar mee in de beoordeling, met veel aandacht voor personeelsinzet, vakbekwaamheid, continuïteit, communicatie en praktijkgerichte uitvoering.
Daarnaast stelde RCN eisen aan social return, veiligheid en samenwerking. De opdrachtnemer moest aantonen dat medewerkers goed zijn opgeleid, professioneel handelen in spanningssituaties en servicegericht optreden richting bezoekers en medewerkers.
Onze aanpak
De aanpak verliep een beetje anders dan normaal. Delta Security zit namelijk in het Caribisch gebeid en bevonden zich dus in een andere tijdzone. Het gevolg hiervan was dat we samen creatief moesten zijn met de planning en dat alle sessie online werden gehouden. Samen met Delta hebben we flexibel omheen gewerkt en verliep het gehele proces soepel. House of Tenders vertaalde de aanbestedingsstukken naar een duidelijke tenderstrategie. Daarbij analyseerden we niet alleen de eisen uit het beschrijvend document en het Programma van Eisen, maar vooral ook de beoordelingssystematiek en de onderliggende behoefte van RCN.
De nadruk lag op het schrijven van een sterk en praktisch Plan van Aanpak. Hierin maakten we via verschillende input sessies concreet hoe Delta Security de organisatie van de beveiligingsdienstverlening zal uitvoeren op de Bovenwinden. Samen met Delta werkten wij de aanpak uit rond vier centrale thema’s uit de aanbesteding:
- Organisatie en personele bezetting;
- Vakbekwaamheid en opleidingen;
- Uitvoering en incidentprocessen;
- Communicatie en rapportage.
We stuurden sterk op SMART-geformuleerde maatregelen, omdat RCN expliciet aangaf dat concrete en meetbare afspraken hoger werden beoordeeld. Tijdens de sessies lag de focus op het vertalen van kwaliteitsdoelen naar praktische werkafspraken, heldere escalatieprocedures en een aantoonbare kwaliteitsborging.
Daarnaast besteedden we veel aandacht aan het behoud van de identiteit van Delta. We zorgden ervoor dat het onderscheidend vermogen, de eigen visie op beveiliging en de sterke punten van de organisatie duidelijk terugkwamen in zowel de inhoud als de presentatie. Hierdoor ontstond een authentieke inschrijving die niet alleen aansloot op de wensen van RCN, maar ook overtuigend liet zien waarin Delta zich onderscheidt van andere beveiligingspartners.
Naast het Plan van Aanpak verzorgde Delta ook een presentatie over de beoogde aanpak. Onze presentatietrainer Joop de Haan begeleidde het team intensief bij de voorbereiding. We ondersteunden bij het opbouwen van een logische verhaallijn, het grafisch vormgeven van het Powerpoint Deck, het aanscherpen van de kernboodschap en het uitwerken van praktijkgerichte voorbeelden die direct aansloten op de dagelijkse beveiligingspraktijk binnen RCN. Hierdoor presenteerde het team met vertrouwen, overtuigingskracht en een heldere boodschap.
Het resultaat
Door de aanbesteding strategisch te benaderen, ontstond een samenhangende inschrijving waarin kwaliteit, continuïteit en gastvrijheid centraal stonden. De plannen sloten direct aan op de beoordelingscriteria van RCN en maakten concreet hoe de dienstverlening veilig, professioneel en flexibel uitgevoerd wordt op de verschillende locaties binnen Caribisch Nederland.
De inschrijving positioneerde Delta niet alleen als uitvoerende beveiligingspartij, maar vooral als professionele samenwerkingspartner die actief meedenkt over veiligheid, continuïteit en dienstverlening binnen de Rijksdienst Caribisch Nederland.
Delta behaalde op de volgende onderdelen de maximale score:
- Organisatie en bezetting – 125 van 125 punten: wij beschreven strategisch hoe Delta Security haar organisatie en personele inzet afstemt op de locaties, wensen, werkzaamheden en continuïteitsbehoefte van RCN. Daarbij maakten wij concreet hoe verantwoordelijkheden, aansturing en vervanging in de praktijk zijn geborgd. Hierdoor ontstond een overtuigend en uitvoerbaar organisatiemodel dat volledig aansloot op de uitvraag van RCN.
- Uitvoering en processen – 150 van 150 punten: wij werkten stap voor stap uit hoe Delta Security de dienstverlening uitvoert, risico’s beheerst, handelt volgens een helder incidentenprotocol en op het juiste moment opschaalt. Hierdoor werd de aanpak praktisch, meetbaar en herkenbaar voor de dagelijkse situatie van RCN.
- Communicatie en rapportage – 100 van 100 punten: wij brachten structuur aan in de wijze waarop afspraken worden vastgelegd, overlegmomenten plaatsvinden en hoe terugkoppeling, verantwoordelijkheden en opvolging zijn ingericht. Hierdoor werd duidelijk hoe RCN grip houdt op de uitvoering en steeds beschikt over actuele en bruikbare informatie.
- Presentatie – 200 van 200 punten: wij ontwikkelden de presentatie en trainden het presentatieteam op inhoud, overtuigingskracht en het beantwoorden van mogelijke vragen. Hierdoor sloot het mondelinge verhaal naadloos aan op het plan en bracht het team de gekozen aanpak geloofwaardig, helder en praktijkgericht over.
Deze onderscheidende positionering, gecombineerd met een sterke schriftelijke uitwerking en een overtuigende presentatie, resulteerde in gunning van de opdracht. Delta Security is nu de officiële beveiligingspartner van de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN).