Winnende tenderplannen schrijven is geen kwestie van alleen mooie woorden. Het gaat om écht overtuigen op papier. Want hoe zorg je ervoor dat jouw verhaal aanspreekt, inspeelt op de behoeften van de opdrachtgever en ook nog eens meetbaar en concreet is? In dit interview deelt Arjan van Leest, oprichter van House of Tenders zijn inzichten over overtuigen op papier: van het doorgronden van ‘de vraag achter de vraag’ tot het precies afstemmen van je boodschap op de lezer en het strategisch inzetten van data. Alles draait om begrip van het probleem, maatwerk én bewijsvoering.
Wat maakt een plan overtuigend?
Volgens Arjan ben je als een planschrijver eigenlijk een verkoper, met een specifieke doelgroep. “Als het goed is ken je die doelgroep. Het verschil is alleen dat je die doelgroep niet ziet. Normaal gesproken kun je tijdens een gesprek aan iemands gezichtsuitdrukking zien hoe je verhaal wordt ontvangen. Op papier heb je dat voordeel niet,” legt hij uit.
Juist daarom is het belangrijk om de doelgroep door en door te kennen. Te weten wat de klant wil. Dat gaat verder dan alleen weten wie de opdrachtgever is. “Achter iedere organisatie zit een team en achter ieder team zitten mensen, met doelen, problemen en uitdagingen. Tijdens een strategiesessie moet je hier achter zien te komen. Je moet onderzoeken wat ze écht belangrijk vinden, zegt Arjan.
Hoe kom je er dan achter wat de klant wil?
Dat begint met heel goed lezen, als eerste natuurlijk de leidraad en gunningscriteria. Maar volgens Arjan is dat slechts stap één. “Je moet ook begrijpen waarom de aanbestedende dienst bepaalde dingen vraagt. Wat zit er achter die woorden? Waarom hebben ze juist dit nodig?” legt hij uit.
Dat betekent vooronderzoek doen. “Nieuwsartikelen lezen, informatie opzoeken en vooral kennis ophalen bij de klant zelf. Tijdens gesprekken is het zaak om goed door te vragen. Als je niet doorgrondt wat die vraag achter de vraag is, loop je het risico een compleet verkeerde benadering van het probleem te kiezen. En daardoor ga je ook de verkeerde oplossingen bieden,” zegt Arjan.
Wie weet wie de beoordelaars zijn, heeft een voorsprong. Die voorkennis bepaalt de inhoud van je plan, maar ook de invalshoek van je verhaal. Arjan: “Soms moet je een directie overtuigen met een visie, een managementteam met processen of de medewerkers op de werkvloer met concrete maatregelen. Schrijf dus geen procesmatig verhaal voor iemand die op de werkvloer staat, en geen maatregelenpakket voor iemand die over visie gaat. Bouw je verhaal om de lezer heen.”
Om met de juiste oplossing te komen, moet je het probleem dus echt begrijpen. “Anders ga je oplossingen bedenken voor een probleem dat niet bestaat,” legt hij uit. “Sommige mensen denken dat het allemaal in de leidraad staat. Maar, daar staat het probleem niet in, daar staan criteria die om een probleem zijn heen gebouwd. Het probleem zelf wordt vaak niet expliciet omschreven. Daar moet je achter zien te komen. Laat zien dat je precies begrijpt wat het probleem is, en je hebt de lezer sneller te pakken.”
En hoe kom je vervolgens tot dat concrete verhaal?
Volgens Arjan draait het bij een overtuigend plan om twee dingen: uitleggen wat het voordeel is voor de klant én dit onderbouwen met data. “Gebruik bijvoorbeeld ‘zodat’ in je zinnen. Zo dwing je jezelf om uitleg te geven wat het voordeel voor de aanbestedende dienst is.
“Een voorbeeld: stel dat een aanbestedende dienst wil weten wat je doet voor de omgeving. Je kunt zeggen: ‘Wij leveren een omgevingsmanager’ en er een volledig SMART-verhaal van maken, maar dat zegt nog niets over het voordeel voor de klant. Je moet laten zien wat die omgevingsmanager daadwerkelijk doet en de zorgen van de opdrachtgever begrijpen. Waar liggen ze wakker van? Wat is het probleem dat we moeten oplossen en waarom is dat belangrijk?” benadrukt Arjan.
Daarbij is strategie op maatwerkniveau het belangrijkst. Daarnaast moet je data gebruiken om je keuzes te onderbouwen. “Dus, stel je zegt: we leveren Piet, onze omgevingsmanager. Vraag jezelf meteen af: waarom juist Piet? Geef Piet dus cijfers: hij heeft 15 jaar ervaring, tientallen projecten van zoveel miljoen afgerond, die allemaal gemiddeld met een 8 of hoger zijn beoordeeld. En sluit af met een persoonlijke quote over Piet, zodat het ook inspeelt op gevoel,” licht Arjan toe.
Het doel is om op deze manier alles dicht te schrijven, zodat er niets aan interpretatie wordt overgelaten. En als we bepaalde informatie niet hebben, vragen we hier actief op door, bijvoorbeeld tijdens strategiesessies. Zo ontstaat een concreet, overtuigend en volledig verhaal.
Denk je dat AI een rol kan spelen in het beter overtuigen op papier?
“Ja, zeker, en data wordt hierbij steeds belangrijker,” zegt Arjan. “Het probleem is alleen dat bij veel organisaties die data nog niet gestructureerd aanwezig is. Gestructureerde data is erg belangrijk om goede input voor AI te leveren. Van losse plannen insturen wordt AI gek, dan haalt hij de kern er niet uit. Voor een klein deel kunnen wij die informatie uit oude plannen van een klant verkrijgen, maar het merendeel moeten we via interviews ophalen.”
Dat kan een probleem zijn. “Stel dat de leidraad vraagt om prestaties te onderbouwen en de klant meldt: ‘wij zetten omgevingsmanager Piet in’. Maar er is geen data over tevredenheid of resultaten van Piet. Dan moeten wij die data snel ophalen en moet de klant soms met terugwerkende kracht tevredenheid gaan meten bij opdrachtgevers. Erg arbeidsintensief en zonde van tijd,” zegt Arjan. Wij adviseren klanten dan ook om data bij te houden.
Samengevat: 10 tips om een overtuigend tenderplan te schrijven
|
Hulp nodig bij een overtuigend tenderplan schrijven?
Overtuigen op papier draait om meer dan mooi schrijven alleen. Het vraagt om het doorgronden van de echte vraag, het inspelen op de juiste lezer en het onderbouwen met feiten en data. Heb je moeite met het schrijven van een overtuigend tenderplan? Onze EMVI-schrijvers van House of Tenders staan klaar om van jouw verhaal het beste plan te maken. Op deze pagina lees je hoe wij je helpen met het schrijven én winnen van jouw tenderplannen.