Een interview met de aanbestedende dienst kan best spannend zijn. Wat wordt er precies gevraagd, hoe reageer je op lastige vragen en hoe laat je zien dat je het project echt begrijpt? In dit artikel legt onze interview- en presentatietrainer Joop de Haan uit wat zo’n gesprek inhoudt en hoe zijn trainingen jou optimaal voorbereiden.
Hoe verloopt een interview met de aanbestedende dienst?
Wanneer je inschrijft op een aanbesteding, kan het zijn dat je wordt uitgenodigd voor een interview met de aanbestedende dienst. “Soms is het interview gecombineerd met een presentatie. Dan presenteer je eerst en beantwoord je daarna vragen. In andere gevallen is het puur een interview, zonder de ruimte om van tevoren toe te lichten.”
De vorm waarin dat gebeurt, verschilt per aanbesteding. Vaak is er 1 interviewer en kijkt de beoordelingscommissie toe. “De vragen gaan vaak over praktische situaties of een casus,” zegt hij. “Hoe ga je hiermee om? Hoe pak je dat aan? Soms wordt de vraag aan het hele team gesteld, soms aan één persoon, en soms is het weer een combinatie.”
Dat interviews regelmatig onderdeel zijn van een tender, is volgens Joop goed te verklaren. “Een aanbesteding is bedoeld om zo objectief mogelijk te beoordelen en plannen goed met elkaar te kunnen vergelijken,” legt hij uit. “Maar de aanbestedende dienst wil ook weten met wie ze te maken hebben. Vaak kennen ze de inschrijvers helemaal niet. Stel, het onderwerp is openbare verlichting voor een gemeente. Dan kan het beste plan op papier komen van een partij die ze nog nooit hebben ontmoet. Zo’n interview biedt de gelegenheid om gevoel te krijgen bij de mensen achter het plan. Wie zitten er eigenlijk tegenover ons, zijn ze daadwerkelijk deskundig? Het geeft ook ruimte om vragen te stellen over het plan, te toetsen of het team het project echt begrijpt en doorgrondt”
Meestal zijn het dan ook de mensen die straks het werk daadwerkelijk gaan uitvoeren, die aan tafel worden gevraagd bij zo’n interview. “Zij moeten het plan door en door kennen, de eisen en leidraad begrijpen, en het project echt doorleven,” benadrukt Joop. “Als je iemand ernaar toe stuurt die dat niet doet, val je al snel door de mand.”
Ook de manier waarop interviews worden ingezet, verschilt. “Soms nodigt de aanbestedende dienst alle inschrijvers uit voor een gesprek,” vertelt Joop. “In andere gevallen worden eerst de plannen beoordeeld en worden alleen de partijen die in theorie nog kunnen winnen uitgenodigd voor een interview.”
En hoewel je meestal geen directe punten krijgt voor het interview of de presentatie, kan het volgens Joop wél het verschil maken. “Een goed gesprek verhoogt het vertrouwen dat het projectteam de beloftes in de aanbieding kan waarmaken. Dat vertrouwen kan een doorslaggevende factor zijn bij gunning,” zegt hij.
Wat doe jij precies als interviewtrainer?
“Voor de mensen die ik interviewtraining geef, hebben we vaak ook het plan geschreven,” legt Joop uit. “Het is dan eigenlijk een totaalpakket. We begeleiden ze bij het schrijven én bij de voorbereiding op het interview. Soms ben ik zelf bij het plan betrokken geweest, soms heeft een collega dat gedaan.”
Voordat de training begint, duikt Joop grondig in de stukken. “Ik lees de leidraad, de aanbestedingsdocumenten en natuurlijk het door een collega geschreven plan zelf,” vertelt hij. “Daarna zoek ik contact met de planschrijver om te bespreken waar de valkuilen zitten. Ik vraag dan vaak: wat zijn de vijf belangrijkste punten uit het plan? Dat helpt om scherp te krijgen waar het echt om draait.”
“Afhankelijk van hoe ervaren of onervaren iemand of een team is, bepalen we hoeveel sessies we doen,” zegt Joop. “Het komt meestal neer op twee sessies van zo’n twee tot tweeënhalf uur. Tijdens de sessies boots ik de interviewsituatie zo realistisch mogelijk na, zodat deelnemers precies weten wat ze kunnen verwachten aan tafel bij de commissie. Daarbij stel ik soms vragen aan het hele team, maar ook rechtstreeks aan één persoon. De vragen die direct op de persoon gericht zijn, zijn vaak het moeilijkst te beantwoorden,” legt Joop uit. “De meer algemene vragen gaan meestal wat makkelijker.”
Elke oefenronde wordt afgesloten met feedback. “Na elke ronde bespreken we wat er goed ging en wat beter kan. Dat komt vanuit mij, maar ook vanuit henzelf. We kijken zowel naar de inhoud als naar de stijl: wat zeg je eigenlijk, maar ook hóe breng je het?”
Soms blijkt tijdens de training dat iemand de inhoud van het plan nog niet goed kent. “Dat wordt dan pijnlijk duidelijk, vooral omdat diegene met zijn collega’s aan tafel zit. Maar dat is juist de kracht van oefenen: tegen de tijd dat de tweede sessie eraan komt, is iedereen goed ingelezen.”
Valkuilen en groei: “Het belangrijkste is dat je jezelf blijft”
Volgens Joop lijken de gesprekken tijdens een interview in sommige opzichten op het schrijven van een goed tenderplan: het antwoord moet SMART en to the point zijn, en niet te langdradig. “Mensen komen soms in een praatcyclus terecht,” vertelt hij. “Dan beginnen ze te ratelen, terwijl ze het antwoord eigenlijk al gegeven hebben.
Een andere valkuil is onbewust gedrag. “Mensen hebben vaak niet door wat ze doen,” legt Joop uit. “Stopwoordjes, ‘eeehs’, met hun handen friemelen, dat soort kleine dingen. Ze merken het pas als ze het terugzien of terughoren.”
Gelukkig, zegt hij, wordt er goed gereageerd op feedback. “Feedback krijgen vinden mensen niet altijd per se leuk, maar ik zorg er altijd voor dat er een prettige sfeer is. Er wordt ook flink gelachen. Dan durven mensen zich open te stellen. Dat is belangrijk, want alleen dan kun je echt verbeteren.”
De kern van zijn advies blijft eenvoudig maar krachtig: “Het belangrijkste is dat je je rol in het project begrijpt, het plan door en door kent én dat jezelf bent,” benadrukt Joop. “Mensen voelen vaak (soms onbewust) als je niet oprecht bent.”
Vaak hoort Joop achteraf dat zijn trainingen moeilijker zijn dan het echte interview. “En dat vind ik goed om te horen,” zegt hij met een glimlach. “Als het tijdens mijn sessies moeilijker is, dan kan het in het echt alleen maar meevallen. En het laat bovendien zien dat mensen echt iets leren van een training.” Die groei ziet hij ook terug in de verschillende sessies. “Meestal plan ik twee sessies: één eerste ronde, en dan een paar dagen later nog een. Tijdens die tweede sessie stel ik dan deels dezelfde vragen als in de eerste sessie. En dan zie ik vaak een enorme verbetering. Dat voelen ze zelf ook: ze gaan met meer vertrouwen het gesprek in, en dan komt er gewoon iets moois te staan.”
Dat plezier in groei is voor Joop een belangrijk deel van zijn werk. “Ik vind het ontzettend leuk om te doen,” zegt hij. “Natuurlijk vinden veel klanten het spannend, maar ze stellen zich open om te leren. Veel van hen zijn echt gemotiveerd om te winnen, dat is echt een feestje om mee te werken. En ik word nu eenmaal heel blij van mensen helpen groeien.”
Beter worden in interviews?
Een interview doen is spannend. Wil jij beter voorbereid het interview ingaan en met overtuiging aan tafel zitten? Neem dan hier contact met ons op! We helpen je graag verder.
