In de schoenen van een planschrijver: een interview met Laura

Tenderplannen schrijven, wat houdt dat nou precies in? In dit interview laten we Laura van Doesterling aan het woord, die uitgebreid vertelt over haar rol als EMVI-planschrijver.

Kan je me wat vertellen over je achtergrond in studie en werkervaring, en hoe ben je vervolgens bij House of Tenders terecht gekomen?

“Ik heb sociologie gestudeerd aan de Universiteit Utrecht, en tijdens mijn studie volgde ik ook verschillende communicatievakken. Deze interesse in communicatie leidde me uiteindelijk naar een master in dit vakgebied, die vooral gericht was op schrijven – iets waar ik veel plezier in had.

Na mijn studie nam ik rustig de tijd om te kijken wat ik precies wilde doen. Via een alumnibericht van Anna, een oud-collega van House of Tenders die dezelfde studie had gedaan, kwam ik voor het eerst in aanraking met de wereld van aanbestedingen. Dankzij haar ben ik in contact gekomen met House of Tenders, waar ik sinds anderhalf jaar met veel plezier werk.”

Wat houdt jouw rol als planschrijver in?

“Als planschrijver houd ik me natuurlijk bezig met het schrijven van plannen, maar er komt veel meer bij kijken. Een belangrijk onderdeel van mijn werk is het grondig inlezen op een aanbesteding en het verzamelen van relevante informatie. Samen met een projectleider starten we altijd met een interne kick-off, waarin we de planning bespreken, de aanbesteding globaal bekijken en eventuele opvallende zaken direct signaleren.

Na de kick-off volgt de strategiesessie, waarin we de kernvraag of zorg van de opdrachtgever centraal stellen en de oplossingen verkennen die de klant hiervoor kan bieden. Samen met de projectleider en de klant ontwikkelen we een strategie. We krijgen hier een helder beeld van het tenderproces, brengen de sterke punten van de klant in kaart en analyseren de concurrentie om te bepalen hoe we ons kunnen onderscheiden. Deze inzichten vormen de basisstrategie van het plan.

Vervolgens hebben we verschillende inputsessies, waarin we langs de lijnen van de strategie en de gunningscriteria de input voor de maatregelen opstellen. Samen met de klant verzamel ik de benodigde informatie en kijken we kritisch naar de gunningscriteria. Alle verzamelde informatie leg ik naast de leidraad van de aanbesteding om te bepalen waar de meerwaarde van de klant ligt.

Gedurende het hele proces daag ik de klant uit om verder te denken. Mijn ervaring met eerdere tenders helpt me te zien wat werkt en hoe een plan sterker kan worden. Door de leidraad en het bestek grondig te analyseren, ontdek ik waar nog ruimte is voor invulling en hoe we onze meerwaarde kunnen benadrukken. Deze kansen bespreek ik met de klant, zodat we het plan naar een hoger niveau tillen.

Plannen schrijven gaat dus verder dan alleen tekst produceren. Ik zorg voor een heldere structuur en optimaliseer waar nodig. Daarnaast review ik soms plannen van collega-planschrijvers, zodat we elkaar blijven uitdagen om het beste resultaat te behalen. Door zowel interne reviews als klantreviews scherpen we het plan steeds verder aan. In korte tijd vorm je een hecht team met de klant en projectleider en werk je samen aan een sterke aanpak. Deze reviewmomenten zijn er niet alleen om het plan te verbeteren, maar ook om de klant actief mee te nemen in het proces.”

Wat zijn volgens jou de belangrijkste vaardigheden die een planschrijver moet hebben?

“Als planschrijver zijn er een aantal vaardigheden die echt onmisbaar zijn. Stressbestendigheid staat bovenaan, want je werkt met strakke deadlines en soms zelfs meerdere tegelijk. In het begin vond ik het lastig om de planning goed in te schatten. Maar naarmate je meer ervaring opdoet, leer je daar beter mee omgaan.

Goed kunnen plannen is daarom ook essentieel. Zonder een strak plan raak je het overzicht kwijt, en dat kan voor onnodige stress zorgen. Natuurlijk is schrijven ook een belangrijke vaardigheid, want dat is de kern van het werk. Maar alleen goed schrijven is niet genoeg; je moet ook een sterk analytisch vermogen hebben. Je krijgt veel informatie in korte tijd, en het is aan jou en de projectleider met wie je samenwerkt om daar de kern uit te halen en te vertalen naar een sterk plan.

Luisteren en doorvragen zijn minstens zo belangrijk. Je werkt vaak met aannemers, voor wie bepaalde technische informatie vanzelfsprekend is. Door goed door te vragen, zorg je ervoor dat je precies de juiste details boven tafel krijgt. Dat helpt enorm om een plan te schrijven dat echt uitblinkt, en begrijpelijk is voor alle betrokkenen: van opdrachtgever tot beoordelaars.”

Wat vind je het meest uitdagende aspect van jouw functie?

“Het meest uitdagende aspect van mijn functie vind ik het creëren van structuur in het verhaal, vooral nadat je alle informatie hebt verzameld. Dat is ook meteen een van de leukste fases. Je denkt na over waar de kansen liggen om je te onderscheiden en hoe je die helder en overtuigend verwoord binnen de beperkte ruimte van een paar pagina’s. Het is hierbij belangrijk om goed aan te sluiten op de zorgen en behoeften van de opdrachtgever. Dat betekent dat je een sterke argumentatiestructuur nodig hebt en de maatregelen die je beschrijft nauwkeuring koppelt aan de specifieke situatie.

Bij House of Tenders zetten we altijd een stap extra. We halen niet alleen informatie bij de klant op, maar zoeken ook naar meerwaarde buiten de directe situatie. Door het kritisch analyseren van de documenten kan je namelijk eventuele gaten vinden. Het combineren van deze elementen maakt het werk erg uitdagend en interessant.”

Hoe zorg jij ervoor dat je plannen overtuigend en onderscheidend zijn?

“Dat begint bij goed inlezen, een duidelijke basis creëeren vanuit de strategie en de input van de klant. Tijdens inputsessies is het belangrijk om de informatie volledig te doorgronden. Wat heeft de klant nodig? Wat zijn de zorgen, wensen en eisen? Hoe beter ik dat begrijp, hoe beter ik het plan kan laten aansluiten.

Een plan moet ook niet alleen ‘compleet’ zijn, het moet ook overtuigen. Ik let hierbij altijd scherp op de argumentatiestructuur: waarom stellen we iets voor en hoe onderbouwen we dat? Elk punt moet logisch voortvloeien uit het vorige, zodat de opdrachtgever na het lezen denkt, ‘Ja, dit is precies wat we nodig hebben.’

Daarnaast kijk ik verder dan wat er expliciet gevraagd wordt. In het programma van eisen of bestek liggen vaak onbenoemde kansen. Door deze documenten zorgvuldig door te nemen, ontdek ik details die niet genoemd worden, maar wel belangrijk zijn. Als de aanbestedende dienst aangeeft dat bepaalde initiatieven bij de klant liggen, zie ik dat als een kans om zelf initiatief te tonen. In plaats van alleen te reageren, kijk ik hoe ik proactief waarde kan toevoegen – dat laat zien dat je meedenkt en echt iets bijdraagt.

Naast de inhoud is vormgeving ook cruciaal. Visuele elementen zoals afbeeldingen, kaders of een goed geplaatste grafiek kunnen een plan versterken en ervoor zorgen dat het blijft hangen, in plaats van te verdwijnen in een stapel documenten.

Uiteindelijk geloof ik dat een sterk plan niet alleen antwoord geeft op de vraag van de opdrachtgever, maar ook een visie neerzet. Het laat zien dat we niet alleen aan de eisen voldoen, maar ook begrijpen waar het écht om draait. Dat vraagt om een kritische blik, oog voor detail en soms net dat extra stapje zetten. En juist dat maakt het werk zo interessant – elke keer weer een nieuwe puzzel om te leggen.”

Wat is een project waar je met trots op terugkijkt, en waarom?

“Een project waar ik met trots op terugkijk, is mijn eerste tender voor Warmtelinq bij A.Hak. Dat was meteen een enorme uitdaging, het was een hele omvangrijke tender met uitdagende omgevingsfactoren en verschillende stakeholders. Ik werkte samen met Jorrit en had veel ruimte en tijd om er echt iets moois van te maken. We hebben goed nagedacht over de structuur en kwamen op het idee om alles als een tijdschrift te presenteren. We integreerden lessons learned door heel het plan heen, en maakte veel van de plattegronden en maatregelen ook visueel. Dat gaf veel overzicht en hielp om het verhaal krachtig neer te zetten. Ook de vormgeving, met ingetekende tracés en mooie visuals hebben het plan naar een hoger niveau getild.

Daarnaast kijk ik met veel plezier terug op de tenders die ik voor Van Gelder heb gedaan, vooral voor de openbare verlichting. In totaal zijn dat er een stuk of zes geweest. Door die langdurige samenwerking leerde ik het bedrijf steeds beter kennen, waardoor ik hun meerwaarde in de markt scherper kon neerzetten en steeds dieper op de inhoud kon ingaan. De fijne samenwerking maakte het extra prettig om aan deze projecten te werken.”

Kun je een voorbeeld geven van een uitdaging die je bent tegengekomen in je werk en hoe je hiermee bent omgegaan?

“Een van de uitdagingen waar ik tegenaan liep, was het plannen van mijn werk en het overzicht houden in mijn agenda. Tijdens mijn opleidingsgesprek kreeg ik van Arjan een boek over agenda-indeling, en dat heeft me echt geholpen. Dit boek stelt dat je elke werkweek moet zien alsof het de laatste week is voordat je op vakantie gaat. Dat helpt om hoofd- en bijzaken te scheiden en realistisch te plannen. Sindsdien werk ik met blokken in mijn agenda, en dat geeft veel rust en overzicht.

Het doornemen van alle documenten was in het begin ook best pittig. Er was veel nieuwe informatie – er ging een hele nieuwe wereld voor me open. Naarmate je meer documenten voor verschillende projecten doorneemt, raak je hier steeds meer in thuis. Je gaat overeenkomsten zien, termen herkennen en weet steeds beter waar je op kan letten. Daarin blijven schakelen met opdrachtgever en klant, en zorgen dat je gezamenlijk de basisdocumenten kent, zorgt uiteindelijk voor een scherp plan.”

Zijn er specifieke vaardigheden of kennisgebieden die je verder wilt ontwikkelen?

“Ik wil graag mijn kennis verbreden over AI. Ik werk er al veel mee, maar ik wil beter begrijpen hoe het achter de schermen werkt en hoe je het optimaal als hulpmiddel kunt inzetten. Jorrit heeft bijvoorbeeld verschillende prompts voor planschrijvers klaargezet, en ik ben benieuwd hoe die zijn opgebouwd. Het staat ook op de planning om dit samen met hem verder uit te zoeken. Ik vind het wel heel belangrijk dat AI ondersteunt, maar niet overneemt wat ik zelf doe.

Daarnaast wil ik mijn reviewvaardigheden verder ontwikkelen. Ik vind het leuk om stukken van anderen te reviewen, maar ik heb dat nog niet vaak gedaan. Ik wil daar beter in worden, zodat ik echt waardevolle feedback kan geven.”

Hoe ervaar je de bedrijfscultuur en de sfeer binnen House of Tenders?

“De sfeer binnen House of Tenders ervaar ik als heel positief. Iedereen is ontzettend gedreven en serieus bezig met het werk en de klanten, maar tegelijkertijd is de sfeer informeel en erg gezellig. Er is altijd ruimte voor een praatje, en collega’s staan altijd klaar om elkaar te ondersteunen.

Wat ik vooral fijn vind, is dat er geen onderlinge concurrentie is. Iedereen werkt samen, zonder gedoe over wie welke plannen krijgt. We maken ook allemaal dezelfde processen door, dat zorgt echt voor verbindende werkomgeving en een sterk teamgevoel. Het is gewoon een plek waar je met plezier werkt én samen mooie dingen neerzet.”