ClickCease

Een interview met Arjan van Leest, oprichter en mede-eigenaar van House of Tenders

Voor veel mensen is de wereld van aanbestedingen onbekend gebied en dat is begrijpelijk. Het vergt vaak de nodige tijd om dit domein te doorgronden. Eén ding staat vast: het is een wereld waarin kansen, innovatie en groeimogelijkheden centraal staan, zowel voor klanten als voor professionals in de tenderwereld. In dit interview laten we Arjan van Leest aan het woord, die zijn inzichten en ervaringen deelt.

Als allereerst, hoe ben je betrokken geraakt bij de wereld van tenders?

“De meeste mensen in de tenderwereld rollen er een beetje in. Dat was ook het geval bij mij: ik had planologie gestudeerd en werkte in 2007 bij een ingenieursbureau. Mijn werk bestond voornamelijk uit het opstellen van bestemmingsplannen, ruimtelijke ordening en het regelen van andere rapportages. Eerlijk gezegd vond ik dat niet erg boeiend. Destijds was er een collega druk bezig met een tender, wat mij juist wel interesseerde. Hij vertelde me dat goede schrijfvaardigheden van pas kwamen bij aanbestedingen, en nodigde me uit om mee te doen. Dat heb ik met beide handen aangegrepen, en samen hebben we de opdracht gewonnen. Toen begon de passie.”

Wat maakt het dat het zo aantrekkelijk is om hier mee bezig te zijn?

“Voor mij is het juist de diversiteit in werkzaamheden die de tenderwereld zo boeiend maakt. Je werkt samen met verschillende mensen, de projecten zijn afwisselend en je duikt in een korte tijd echt de diepte in met collega’s. Dat maakt het enorm uitdagend, ook op intellectueel gebied. Je bent namelijk niet alleen maar aan het communiceren, je moet veel uitwerken en nadenken over de volgende stappen. Daarnaast spreekt de psychologie van overtuiging me aan – hoe kun je mensen het beste overtuigen? Dat komt ook terug in aanbestedingen. Je werkt resultaatgericht en moet constant vernieuwend en innovatief zijn. Wat vandaag werkt, werkt over een jaar misschien niet meer. Dat vooruitdenken en de dynamiek van de sector, dat is wat me altijd heeft gegrepen. Sindsdien heb ik niks anders gedaan.”

En je hebt op een gegeven moment House of Tenders opgericht?

“Voordat ik House of Tenders oprichtte, had ik eerst een ander bedrijf genaamd Intertender Consult, later omgedoopt tot ITC Groep. Ik ben in 2013 met dat bedrijf begonnen en het groeide snel; tegen 2017 werkten er bijna 30 mensen. Uiteindelijk heb ik besloten het bedrijf te verkopen, omdat ik benieuwd was naar tenders buiten de bouw. We concentreerden ons namelijk op bouw en infrastructuur. Hoewel de bouwsector een hele interessante niche is, geloofde ik dat het tenderproces breder kon worden toegepast, dus bij de oprichting van House of Tenders in 2018 besloten we om te werken voor alle branches. Nu is ongeveer 50% van onze projecten is gerelateerd aan bouw en infrastructuur, terwijl de andere 50% zich richt op andere sectoren.”

Hoe heb je de afgelopen jaren uiteindelijk ervaren, zijn je verwachtingen nagekomen?

“In het begin was het zeker een uitdaging. Je hebt je bestaande netwerken en wordt voornamelijk gevraagd op basis van ervaring en bekendheid. Bij House of Tenders hebben we sterk ingezet op marketing, met een uitgebreide website waarin we onze expertise in verschillende branches benadrukken. We wilden laten zien dat we niet alleen thuis zijn in de bouw en infra, maar dat we ook in andere sectoren van toegevoegde waarde zijn. Ons sterke punt ligt niet alleen in het schrijven van goede stukken, maar vooral in het efficiënt doorlopen van het tenderproces. Het draait om het leveren van kwaliteit in een kort tijdsbestek. Want hoewel kwaliteit belangrijk is, moeten we ook concurrerend blijven wat betreft kosten. Efficiëntie is hierin cruciaal. Daarom hebben we veel nadruk gelegd op het stroomlijnen van processen, zodat er ruimte overblijft voor creativiteit. Deze benadering kan worden toegepast op verschillende branches. Het enige verschil is dat we nog geen gevestigde naam hadden buiten de bouw- en infrastructuursector. Klanten vroegen soms naar onze ervaring in andere branches, zoals horeca, schoonmaak of beveiliging. Mijn antwoord was altijd nee, maar we kunnen wel tenders winnen. De inhoudelijke expertise zit immers bij de klant zelf. Onze taak is om de informatie te begrijpen en te vertalen naar een winnende aanbieding. Soms was er wat terughoudendheid van klanten omdat we nog geen ervaring hadden in hun specifieke branche, maar uiteindelijk maakt dat niet uit.”

Dat klinkt goed, dus je hebt hier veel plezier uit gehaald?

“Ja, zeker. We hebben ook een heel unieke benadering richting onze medewerkers. Waar andere bureaus vaak heel gespecialiseerd zijn en voornamelijk technische profielen aannemen, hebben wij een diverse groep mensen in dienst met achtergronden in geschiedenis, planologie, sociale geografie, bestuurskunde, bedrijfskunde, en andere studies met een meer ‘zachte’ focus. We verwelkomen natuurlijk ook mensen met een technische achtergrond, maar het is niet noodzakelijk. Onze focus ligt niet op technische vaardigheden, maar op analytisch vermogen, structuur aanbrengen en uitstekend kunnen schrijven. Dat is waar wij in uitblinken.”

Is dat ook waarin House of Tenders zich onderscheidt van de rest?

“Wat House of Tenders echt onderscheidt, is onze interne organisatie. We hebben intern alles tot in de puntjes geoptimaliseerd. Door mijn 15-jarige carrière en de ervaring van ons team hebben we alle mogelijke fouten al gemaakt en geleerd van onze lessen. Dit betekent dat ons proces nu uiterst efficiënt verloopt. Waar andere bedrijven soms twijfelen over welke richting ze moeten kiezen en daardoor kostbare tijd verliezen, hebben wij een systeem met veel ingebouwde checks. Iedereen weet wat hij moet doen, en we werken nauw samen met onze klanten om ervoor te zorgen dat we vlug kunnen schakelen. Hierdoor zijn we in staat om snel tot de kern van de zaak door te dringen. Als je 3 weken de tijd hebt voor een opdracht en jouw team kan het snelst tot de essentie komen – dan behaal je simpelweg het beste resultaat. Efficiëntie staat bij ons centraal, en daar streven we elke dag naar.”

Is die snelheid dan ook een kernpunt waarin House of Tenders een voorsprong heeft vergeleken met andere bedrijven?

“Dat denk ik wel. Er wordt wel eens gezegd dat we duur zijn. “Hoezo zijn we dan duur?” “Ja, jullie uurtarieven zijn echt heel hoog.” Dat kan kloppen. Maar als je kijkt naar wat er rechtsonderaan staat, zijn we niet duurder dan de gemiddelde concurrent. Als je de winratio bekijkt in verhouding tot dat bedrag, denk ik dat we qua prijs-kwaliteitverhouding het meest gunstig zijn. Dus op die manier voegen we echt waarde toe voor de klant. Als je me vraagt wat ons onderscheidt in de markt en voor onze medewerkers, dan is het onze focus op prestatie. Maar onze visie is dat je niet kunt presteren als je geen ruimte hebt om uit te rusten en creatief te zijn. Het proces is niet het doel op zich, maar een middel om te winnen, je werk plezierig te maken, en om ruimte te hebben om na te denken over andere interessante zaken, bijvoorbeeld creatieve oplossingen bedenken. We geloven ook niet in overwerk; we plannen alles zo goed dat het allemaal binnen de reguliere werktijden past, zodat je niet ’s avonds door hoeft te werken. Met overwerken heb je het misschien wel af, maar het is niet per se het beste werk. Dus we bouwen veel ruimte in voor rust en ontspanning. We hebben ook besloten dat alle medewerkers een contract krijgen voor 36 uur per week, zodat ze minstens één middag per week kunnen rusten naast het weekend. Dit zorgt ervoor dat ze extra fris zijn, en op die manier ook bijdragen aan een hogere slagingskans van onze tenders.”

De ruimte om na te denken en creatief bezig te zijn, draagt dat ook bij aan innovatie binnen House of Tenders?

“Ja, absoluut. Onze missie is om het meest vooruitstrevende tenderbureau van Nederland te zijn, en dat vereist dat we tijd en energie investeren in innovatie. Het trekt ook mensen aan die het leuk vinden om vooruit te denken en bezig te zijn met vernieuwingen. Intern hebben we bijvoorbeeld Jorrit, die voortdurend bezig is met verbeteringen en innovaties. Hij heeft onder andere, samen met een collega, het programma Monday geïmplementeerd. Dit programma stelt projectleiders in staat om hun projecten eenvoudiger te beheren, en geeft automatische meldingen wanneer een project bijna is afgerond, of wanneer bepaalde mijlpalen worden bereikt. Deze automatische controles verminderen fouten en zorgen ervoor dat projectleiders minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Dit soort innovaties maakt het werk niet alleen leuker en makkelijker, maar uiteindelijk ook efficiënter. Het zijn deze aspecten die ons als bedrijf helpen om continu te blijven verbeteren en voorop te lopen in de branche.”

Dus House of Tenders kiest er ook voor om te innoveren, dat is noodzakelijk. Maar sommige ontwikkelingen komen ook op je af, zoals kunstmatige intelligentie. Hoe verhoudt House of Tenders zich tot deze ontwikkelingen?

“Ja, het komt inderdaad op je af. Gedeeltelijk heb je er controle over. De opkomst van AI, zoals ChatGPT, was natuurlijk geen plotselinge gebeurtenis. Maar het verraste wel veel mensen in de markt. In de eerste instantie was er wat angst, maar al snel werden de kansen gezien. Dan volgt de vraag: “Wat gaan we ermee doen?” Het gaat niet alleen om AI; ook de toename van het gebruik van data zie ik parallel hieraan gebeuren. Deze ontwikkelingen versterken elkaar natuurlijk. We hadden AI niet per se zien aankomen, maar al in een vroeg stadium zijn we de samenwerking aangegaan met Altura. Zij waren al bezig met het gebruik van data en het optimaliseren met behulp van AI. Sinds 2019 delen we deze kennis en daardoor versterken we elkaar. Wat betreft ChatGPT of andere modellen: het helpt ons het werk makkelijker te maken, maar het vergt wel wat onderzoek hoe je dat het beste kunt doen.”

“We hebben onlangs een pilot uitgevoerd waarbij we onszelf de doelstelling gaven om een tenderplan in 3 dagen te schrijven, wat doorgaans enkele weken duurt. Door AI te combineren met LEAN-projectmanagement hebben we het proces geoptimaliseerd. We gebruiken ChatGPT om snel basisplannen te genereren op basis van verzamelde informatie, wat ons in staat stelt veel efficiënter te werken. Deze aanpak heeft ons geholpen om binnen drie dagen een plan te schrijven van dezelfde kwaliteit als normaal gesproken in drie weken. We zijn van plan om deze methode verder te ontwikkelen en te implementeren, wat ons in staat zal stellen om klanten sneller van dienst te zijn, zelfs met strakkere deadlines.”

Dus biedt AI biedt in die zin veel positieve mogelijkheden?

“Ja, dat is mijn geloof, mijn overtuiging. AI biedt niet zozeer kwaliteit, die kwaliteit kunnen we als mens net zo goed of zelfs beter bieden, maar het biedt vooral snelheid. Daardoor kost het minder tijd, en kunnen we in die tijd meer diepgang bereiken.”

Hoe gaat dat zijn over 2, 5 of 10 jaar? Gaat het ons overnemen?

“Nee, het zal zeker niet alles overnemen, maar wel delen van het werk. AI kan vooral veel schrijven, maar de kwaliteit blijft afhankelijk van de input. Daarom willen we in de toekomst mensen aannemen die een sterk analytisch vermogen hebben en goed kunnen structureren. Het goed kunnen schrijven wordt dan minder belangrijk. Het klassieke planschrijven zal de komende 10 jaar niet verdwijnen, maar zal wel in volume afnemen. Er zullen twee stromen ontstaan, maar de traditionele manier van werken zal voorlopig nog worden gebruikt, omdat dit de kwaliteit garandeert.”

En los van AI, heb je een idee hoe House of Tenders er over 10 jaar uit zal zien?

“We zijn trots wanneer onze bedachte plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Steeds vaker worden we gevraagd om grote aanbestedingstrajecten van meer dan 100 miljoen euro te ondersteunen. We analyseren dan de huidige situatie en adviseren over mogelijke verbeteringen, bijvoorbeeld op het gebied van data-analyse of duurzaamheid. Dit doen we aan de voorkant en heeft veel raakvlakken met bedrijfskunde. We verwachten dat we in deze vorm van business consultancy flink kunnen groeien.

Business consultancy geeft veel voldoening omdat we zien dat klanten onze adviezen serieus nemen en daadwerkelijk stappen ondernemen om hun bedrijf te verbeteren, bijvoorbeeld op het gebied van energietransitie. Het is een compliment dat klanten zo’n vertrouwen in ons hebben dat ze een jaar vóór publicatie van de tender bij ons aankloppen voor hulp. Het is voor mij als ondernemer ook erg inspirerend om nieuwe dingen te bedenken en te ontwikkelen, en om mijn kennis en expertise in te zetten voor concrete verbeteringen bij klanten. Hoewel er soms kritiek is op het beroep van tenderschrijvers omdat het een verkooppraatje is, proberen wij juist waarde toe te voegen door te zorgen dat deze plannen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Organisaties beter laten presteren in onder andere duurzaamheid, veiligheid en risicomanagement; daar worden wij vrolijk van. We helpen zo Nederlandse bedrijven groeien en beter maken. Dat is onze manier.”

Nieuwsbrief

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? Krijg maandelijks updates over onze projecten en ons team.