Iedere planschrijver kent het: je zit diep in de inhoud, bouwt een sterke argumentatie op… en toch glipt er soms iets tussendoor. Een onduidelijke uitleg, een gemiste eis uit de leidraad, een maatregel die nét niet scherp genoeg is. Precies daar komt reviewen om de hoek kijken.
Reviewen is niet “even snel meekijken”, wat losse opmerkingen plaatsen en door met de orde van de dag. Het een van de meest belangrijkste momenten binnen een tendertraject. Een methodische kwaliteitscheck die het verschil maakt tussen een goed plan en een winnend plan. In dit artikel nemen we je mee in hoe wij reviewen en waarom onze aanpak het verschil maakt.
Review?
Wat bedoelen we eigenlijk met een review? Binnen House of Tenders is een review een gestructureerde, kritische en opbouwende kwaliteitscheck van het tenderplan. Het doel hierbij is om het plan slimmer, duidelijker en overtuigender te maken. Een goede review ondersteunt dus de planschrijver. Niet door het plan over te nemen, maar door blinde vlekken bloot te leggen en waarde toe te voegen. Hierdoor wordt het plan aantoonbaar beter: scherper, vollediger en consistenter.
Waarom onze reviews beter zijn
Onze kracht zit niet alleen in wat we reviewen, maar vooral in hóé we reviewen. Bij House of Tenders is reviewen geen losse check, maar een doordacht proces dat in elke tender terugkomt.
We reviewen vaker dan gebruikelijk: bij 40%, 50%, 60%, 80% én 99%. Elke fase heeft een ander doel, een andere kijk en een andere specialist.
Drie typen reviewers kijken steeds mee:
- de projectleider die op het project zit (voor inhoud en strategie)
- een medior of senior medewerker die niet op het project zit (voor een frisse blik)
- de klant (voor de organisatiespecifieke nuance)
Vlak voor de eindoplevering volgt altijd een eindredactie door een taalkundige. Daardoor garanderen we helderheid, consistentie en foutloos Nederlands.
Door meerdere reviews benutten we de kennis van verschillende mensen, houden we elkaar scherp en verliezen we geen tijd aan bijsturen. Dit voorkomt ook onnodig herschrijven, met als resultaat een plan van aanzienlijk hogere kwaliteit. Dit allemaal danken we aan een strak gestructureerd reviewproces. Zoals Arjan van Leest het verwoordt: “Zonder structuur ga je alle kanten op. Dan ben je 80% van je tijd kwijt aan bijsturen. Dat is zonde.”
De kerstboom
Over deze structuur gesproken, ons proces zou je kunnen zien als kerstboom. De stam van de boom staat voor de kern van je tenderplan: je visie, structuur en belangrijkste keuzes van je aanpak. Vanaf die stam groeien de takken. Dit zijn de uitwerkingen, details en mogelijke richtingen die je kunt inslaan.
Tijdens het schrijven is het heel makkelijk om op zo’n zijtak ‘door te schieten’ en steeds verder naar links of rechts uit te waaieren. Met elke reviewronde sturen we daarom bewust terug naar de stam. Zo blijf je dicht bij de kern van je plan, voorkom je dat er brede takken ontstaan die later weer ‘gesloopt’ moeten worden, en houd je het schrijfproces overzichtelijk. Door telkens terug te gaan naar die stam, wordt je plan elke correctieronde concreter en gerichter. Zo kom je snel tot de juiste diepgang, zonder onnodig veel schrijftijd.
We doorlopen de volgende reviewfases, die hieronder op hoofdlijnen zijn uitgewerkt. Let op: dit is beknopt weergegeven. In de praktijk zijn de reviews veel uitgebreider dan enkele bulletpoints.
| Fase | Centrale vraag | Wat behandelen we? |
| 40% review | Staat het fundament?
|
In deze fase draait het om de basis:
De reviewer denkt mee, draagt oplossingen aan en zet acties uit. |
| 50% review | Staat het fundament? | In deze stap lopen we de eerdere vragen opnieuw langs, voeren we alle verbeterpunten uit de vorige review door en leveren we de 60%-versie aan de klant op. |
| 60% review | Worden we onderscheidend? | Nu ligt de focus op inhoudelijke verdieping:
Mist er nog informatie die nodig is voor een “9 of 10”-score? |
| 80% review | Klopt alles wat we beloven? | De verfijning:
Hier vullen we aan waar de schrijver om hulp vraagt. |
| 99% review | Is het taalkundig 100% correct? | De allerlaatste stap is de taaltoets. Hierna moet het plan foutloos, helder en consistent zijn. |
Wat maakt een goede reviewer?
Een sterke review is kritisch, eerlijk en constructief. Daar hoort bij:
- Benoemen wat niet goed is én direct suggesties of oplossingen aandragen
- Geen stukken herschrijven, maar juist richting geven
- Positieve elementen van het plan ook benoemen
- Bijlagen zoals risicodossiers ook meenemen
- Leidraad, programma van eisen en nota van inlichtingen goed bestuderen
- Feedback geven die past bij de fase
Lessen uit het verleden
Onze huidige aanpak is niet toevallig ontstaan. Twee belangrijke verbeteringen kwamen voort uit lessen uit eerdere tenders:
De taalkundige check: In het verleden kwamen foutjes soms pas bij de vormgever boven water. Nu checkt een taalkundige standaard het plan voordat de vormgever de definitieve versie aanmaakt.
De extra interne review vóór de klantversie: Vroeger ging een eerste versie met 60%-gereedheid al naar de klant. Maar soms viel die eerste versie toch tegen. Sindsdien hebben we een extra interne kwaliteitscheck toegevoegd, waarbij iemand uit het team, die niet op het project zit, deze versie reviewt. Dat is een soort slagboom: is dit voldoende om naar de klant te sturen? Pas als de reviewer de versie goedkeurt, mag hij naar de klant.
Wil je dat we jouw plan reviewen?
Wil je ervaren hoe wij jouw tenderplan nóg beter maken? Bij House of Tenders helpen we klanten bij het schrijven van tenderplannen, waarbij ons reviewproces altijd onderdeel is van de aanpak. Dankzij onze vaste reviewstappen blijft het plan scherp, gestructureerd en gericht op de kern. Benieuwd wat dit proces voor jullie tender kan betekenen? Neem gerust contact op.