Onderhands aanbesteden: de kansen liggen dichterbij dan je denkt

Bij aanbestedingen denken veel ondernemers meteen aan grote, complexe trajecten met strakke regels en zware eisen. Toch is er ook een toegankelijke variant die veel kansen biedt: de onderhandse aanbesteding. Deze vorm van inkopen wordt vaak ingezet door (semi-)publieke organisaties en kan zowel enkelvoudig als meervoudig plaatsvinden. In dit artikel leggen we je uit wat een onderhandse aanbesteding inhoudt, waarom het interessant is om mee te doen en hoe House of Tenders jou hierin kan helpen.

Wat zijn onderhandse aanbestedingen?

Een onderhandse aanbesteding is een inkoopprocedure waarbij de opdrachtgever zelf bepaalt welke partijen worden uitgenodigd om plan in te dienen. Dit doen ze op basis van geraamde omzetwaardes van een aanbesteding. Er wordt dus niet openbaar aangekondigd dat er een opdracht beschikbaar is, zoals bij een openbare aanbesteding. Er zijn twee soorten:

• Enkelvoudig onderhands: hierbij nodigt de opdrachtgever slechts één partij uit om een plan in te dienen.
• Meervoudig onderhands: hierbij worden meerdere partijen (bijvoorbeeld drie tot vijf) benaderd, waarna de opdrachtgever een keuze maakt uit de tenderplannen.

Waarom interessant om mee te doen?

Voor bedrijven bieden onderhandse aanbestedingen een aantal aantrekkelijke voordelen. Zo heb je te maken met:

• Minder concurrentie: je neemt het op tegen een beperkt aantal partijen in plaats van soms tientallen inschrijvers.
• Relatief eenvoudige procedure: het proces kan sneller en met minder stappen worden uitgevoerd dan bij openbare aanbestedingen.
• Sneller resultaat: doordat het proces vaak korter en eenvoudiger is, weet je sneller of je de opdracht gegund krijgt.
• Relatieopbouw: een deelname aan een onderhandse aanbesteding versterkt de band met een opdrachtgever en kan deuren openen naar vervolgopdrachten.

De opbrengst van een onderhandse aanbesteding gaat dus verder dan de waarde van de opdracht zelf. Het kan het begin zijn van een langdurige samenwerking met een opdrachtgever. Daarnaast helpt een deelname aan een onderhandse aanbesteding bedrijven om ervaring op te doen met tenderprocessen.

Voorbeelden van onderhandse aanbestedingen

Onderhandse aanbestedingen worden in uiteenlopende sectoren gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een gemeente die een lokale aannemer uitnodigt voor de renovatie van een klein buurtpark.
• Een woningcorporatie die enkele adviesbureaus selecteert voor een onderzoek naar duurzaamheid van vastgoed.
• Een gemeente die drie schoonmaakbedrijven uitnodigt voor het schoonmaakonderhoud van het gemeentehuis.

Belangrijke factoren die meespelen

House of Tenders heeft veel ervaring met klanten die onderhands aanbesteden. Zo ongeveer 30% van de plannen die wij voor klanten schreven heeft onderhands plaatsgevonden. Het traject is in praktijk niet veel anders dan een openbare aanbesteding, maar er zijn wel een aantal belangrijke factoren die specifiek meespelen in onderhands aanbesteden. Deze sommen wij voor je op:

Relatie en zichtbaarheid

Hoe zichtbaar je bent in de markt speelt een belangrijke rol bij onderhands aanbesteden. Omdat opdrachtgevers zelf bepalen wie ze uitnodigen, is het belangrijk dat jouw organisatie ‘top of mind’ is. Bedrijven die actief netwerken, aanwezig zijn bij bijeenkomsten en laten zien waar ze goed in zijn, blijven zo sneller in het hoofd opdrachtgevers. Dit vergroot weer de kans dat je wordt uitgenodigd.

Onderhands aanbesteden is daarom een kwestie van jezelf slim positioneren in de markt. Je kan hiervoor ook gebruik maken van groslijsten. Zo kun je jezelf als het ware ‘prekwalificeren’ om voor een bepaalde dienst bij een opdrachtgever op de shortlist te komen.

Kwaliteit en expertise

Opdrachtgevers nodigen meestal partijen uit waarvan ze weten dat ze kwaliteit leveren en de juiste kennis in huis hebben. Aantoonbare ervaring binnen een bepaald vakgebied is dus heel belangrijk. Houdt deze gegevens bij in een gestructureerde database, zo kan je jouw ervaring snel en makkelijk aantonen wanneer dat nodig is.

Eerdere samenwerking

Betrouwbaarheid telt zwaar mee in onderhands aanbesteden. Als een partij bijvoorbeeld eerder goed werk heeft geleverd, is de kans groot dat de opdrachtgever die partij opnieuw uitnodigt. Positieve ervaringen, of het nou van dezelfde opdrachtgever of een andere opdrachtgever is, zijn dus goud waard. Houdt deze ook goed bij in een database.

Regionale binding

Zeker bij gemeenten en lokale organisaties is het gebruikelijk om partijen uit de regio te betrekken. Dit verkort reistijden, ondersteunt de lokale economie en zorgt vaak voor snellere communicatie. Als lokale onderneming kan je hierom je kansen pakken.

Specialisme

Soms zoekt een opdrachtgever een partij met een niche-expertise. Als je je onderscheidt door bijvoorbeeld innovatieve oplossingen of specialistische kennis, kan dat een reden zijn om uitgenodigd te worden.

Prijs

Hoewel prijs zelden het enige criterium is, speelt het vaak wel een rol. Partijen die bekendstaan om een goede prijs-kwaliteitverhouding vergroten hun kans om uitgenodigd te worden.

Drempelbedragen

Of een aanbesteding onderhands of openbaar is, is afhankelijk van de drempelbedragen. Deze bedragen zijn wettelijke normen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de meest gebruikte drempelbedragen voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen, en openbare aanbestedingen in Nederland.

Hulp nodig bij een onderhandse aanbesteding?

Onderhandse aanbestedingen vormen een kansrijke manier om opdrachten binnen te halen. Ze zijn laagdrempeliger, sneller en bieden een mooie mogelijkheid om relaties op te bouwen en ervaring te doen in het tenderen. Toch kan het schrijven van een tenderplan een enorme uitdaging zijn. House of Tenders kan jou helpen met het schrijven en winnen van een onderhandse aanbesteding. Meer weten? Neem hier contact met ons op.